У тех, кому приходится работать с объемными αρχεία κειμένου, συχνά τίθεται το ερώτημα σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας περιεχομένου στο Word 2007. Η σύνταξη περιεχομένου με το χέρι είναι πολύ χρονοβόρα, επιπλέον, με την παραμικρή αλλαγή στη μορφοποίηση, τον όγκο ή τη σύνθεση του κειμένου, οι αριθμοί σελίδων σε τέτοιο περιεχόμενο πρέπει να επαληθευτούν εκ νέου. Εν τω μεταξύ, είναι πολύ εύκολο να το κάνετε αυτόματα.
Το αυτόματο περιεχόμενο στο Word 2007 είναι μια λίστα με επικεφαλίδες και υπότιτλους. Αυτή η λίστα διαφέρει από τη συνηθισμένη στις ακόλουθες δυνατότητες και δυνατότητες:
Πριν δημιουργήσετε το περιεχόμενο στο Word 2007,πρέπει να προετοιμάσετε το κείμενο προσθέτοντας ετικέτες στις επικεφαλίδες και τους υποτίτλους. Τμήματα κειμένου που επισημαίνονται με ένα συγκεκριμένο στυλ ή επίπεδο μπορούν να διαβαστούν από το πρόγραμμα ως στοιχεία περιεχομένου.
Επισημάνετε τον τίτλο, μεταβείτε στην καρτέλα"Αρχική σελίδα" στο μενού προγράμματος, βρείτε την ομάδα "Στυλ". Επιλέξτε το στυλ "Επικεφαλίδα 1". Η σήμανση έγινε. Επισημάνετε οποιεσδήποτε άλλες ενότητες ή τίτλους κεφαλαίων με τον ίδιο τρόπο. Εάν το περιεχόμενό σας υποδηλώνει δύο ή περισσότερα επίπεδα (εμφάνιση τόσο των επικεφαλίδων όσο και των υποτίτλων), επιλέξτε και επισημάνετε κάθε υπότιτλο με τη σειρά με τα κατάλληλα στυλ (Επικεφαλίδα 2, Επικεφαλίδα 3 κ.λπ.).
Ένας εναλλακτικός τρόπος σήμανσης είναι η χρήσηεργαλείο "Επίπεδα δομής" ("Σύνδεσμοι" - "Πίνακας περιεχομένων" - "Προσθήκη κειμένου" - επιλέξτε ένα επίπεδο). Γενικά, τόσο η πρώτη όσο και η δεύτερη επιλογή χρησιμοποιούνται για διαφορετικούς σκοπούς και η επιλεγμένη μέθοδος πρακτικά δεν επηρεάζει τον τρόπο εισαγωγής περιεχομένου στο "Word".
Κατά την επισήμανση τίτλων κεφαλαίων, τη μορφοποίησή τουςαλλάζει σύμφωνα με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις, αλλά είναι ακόμα πιο εύκολο να διαμορφώσετε ξανά την ήδη επισημασμένη κεφαλίδα και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Format Painter (Αρχική καρτέλα, ομάδα Πρόχειρο) για να αλλάξετε την εμφάνιση όλων των άλλων κεφαλίδων. Παρεμπιπτόντως, μπορείτε επίσης να επισημάνετε επικεφαλίδες χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο: απλά πρέπει να επισημάνετε και να μορφοποιήσετε μία επικεφαλίδα και να επισημάνετε όλες τις υπόλοιπες με το δείγμα της.
Μετά τη σήμανση του εγγράφου, θα είναι δυνατόπαρακολουθήστε τη δομή του χρησιμοποιώντας την επιλογή "Σχήμα εγγράφων". Επιτρέπει όχι μόνο να αναπαραστήσει με σαφήνεια τη σύνθεση του κειμένου, αλλά και να περάσει πολύ γρήγορα μέσα από αυτό.
Μεταβείτε στην καρτέλα "Προβολή", στη δεύτερη ομάδα"Εμφάνιση ή απόκρυψη" βρείτε αυτήν την επιλογή και επιλέξτε το πλαίσιο. Μια πρόσθετη περιοχή θα εμφανιστεί στα αριστερά του εγγράφου, στην οποία θα αντικατοπτρίζονται οι επικεφαλίδες όλων των επιπέδων. Όταν κάνετε κλικ σε μια επικεφαλίδα, ο κέρσορας θα μετακινηθεί στην αντίστοιχη ενότητα του εγγράφου. Αυτή είναι μια πολύ βολική λειτουργία που δύσκολα μπορεί να υπερεκτιμηθεί όταν εργάζεστε με ογκώδη κείμενα μιας πολύπλοκης δομής. Η ίδια λειτουργία θα βοηθήσει στην εξάλειψη τυχαίων ή εσφαλμένων σημάνσεων.
Είναι πολύ σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο δεν περιέχειάλλες επισημασμένες κεφαλίδες (αυτό μπορεί να συμβαίνει εάν το κείμενο έχει εισαχθεί ή δημιουργηθεί από πολλά έγγραφα, καθώς και ως αποτέλεσμα της "αυθαιρεσίας" του προγράμματος, κάτι που, δυστυχώς, μερικές φορές συμβαίνει). Είναι καλύτερο να ελέγξετε το κείμενο για την παρουσία επισημασμένων επικεφαλίδων πριν δημιουργήσετε το περιεχόμενο στο "Word 2007".
Ο ευκολότερος τρόπος για να αναγνωρίσετε το υπάρχον σεΣτο κείμενο, σημειώνονται επικεφαλίδες - αυτό γίνεται για να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Σχήμα εγγράφου". Εάν δεν εμφανίζονται επικεφαλίδες όταν ανοίγετε αυτό το πεδίο, τότε το κείμενο δεν τις περιέχει. Εάν υπάρχουν και δεν αντιστοιχούν στην πραγματική δομή του έργου, η σήμανση θα πρέπει να αφαιρεθεί αλλάζοντας το στυλ του σημειωμένου τμήματος σε "Κανονικό" ή εφαρμόζοντας το εργαλείο "Ζωγράφος μορφοποίησης" σε αυτό, λαμβάνοντας το κείμενο ενός κανονικού παράγραφο ως δείγμα.
Πώς να δημιουργήσετε περιεχόμενο στο Word 2007; Η διαδικασία αποτελείται από δύο στάδια - προετοιμασία του κειμένου και απευθείας δημιουργία μιας αυτόματης λίστας με αριθμούς σελίδων.
Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετεξεκινήστε έναν πίνακα περιεχομένων. Στην καρτέλα Αναφορές, στην ομάδα Πίνακας περιεχομένων, βρείτε το εργαλείο Πίνακας περιεχομένων. Αφού κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, θα δείτε ένα μενού, σε αυτό πρέπει να κάνετε κλικ στην καρτέλα, η οποία ονομάζεται επίσης "Πίνακας περιεχομένων" και καλεί το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου. Είναι εύκολο να καταλάβετε τις επιλογές του: με τη βοήθειά τους, μπορείτε να προσαρμόσετε την εμφάνιση και τη λειτουργικότητα του μελλοντικού περιεχομένου (παρουσία / απουσία αριθμών σελίδων, τη θέση τους στη δεξιά άκρη ή δίπλα στο κείμενο, τον αριθμό των επιπέδων, τον τύπο του placeholder, κ.λπ.).
Το κουμπί "Παράμετροι" θα σας επιτρέψει να ελέγχετετη δυνατότητα δημιουργίας πίνακα περιεχομένων με βάση την επιλεγμένη μέθοδο διάταξης. Εάν οι τίτλοι επισημάνθηκαν με στυλ, τότε θα πρέπει να σημειωθεί η αντίστοιχη επιλογή ("Συλλέξτε τον πίνακα περιεχομένων με χρήση στυλ"), εάν χρησιμοποιήθηκαν τα επίπεδα περιγράμματος, τότε το πλαίσιο ελέγχου θα πρέπει να βρίσκεται απέναντι από την επιλογή "Συλλέξτε τον πίνακα περιεχομένων χρησιμοποιώντας το περιγράψτε τα επίπεδα». Συνήθως και οι δύο επιλογές ελέγχονται από προεπιλογή.
Το κείμενο περιεχομένου μορφοποιείται με τον ίδιο τρόπο όπωςκανονικό, εκτός από το ότι εάν αλλάξετε τη μορφή μιας επικεφαλίδας (γραμμή περιεχομένων), το πρόγραμμα είναι πιθανό να κάνει πανομοιότυπες αλλαγές σε όλες τις άλλες επικεφαλίδες στο ίδιο επίπεδο. Από τη μία πλευρά, είναι πολύ βολικό, από την άλλη, μερικές φορές δεν απαιτείται. Σε αυτήν την περίπτωση, αρκεί να πατήσετε τα πλήκτρα Ctrl και Z και αυτές οι συνολικές αλλαγές θα εξαλειφθούν και θα παραμείνει μία μόνο αλλαγή.
Συχνά τίθεται το ερώτημα πώς να ευθυγραμμιστείπεριεχόμενο στη «Λέξη». Ο πιο βολικός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε τα ρυθμιστικά στον χάρακα. Τοποθετήστε τον κέρσορα στη γραμμή του επιπέδου περιεχομένου που θέλετε να αλλάξετε και μετακινήστε τα ρυθμιστικά και μαζί τους το κείμενο, όπως απαιτείται από τη σχεδίαση του εγγράφου. Εάν πρέπει να αλλάξετε ολόκληρο το περιεχόμενο, επιλέξτε ολόκληρη την περιοχή και χρησιμοποιήστε τα ρυθμιστικά για να προσαρμόσετε τη στοίχιση.
