Γιατί χρειάζεστε ένα τμήμα αγορών;Σε κάθε οργανισμό, αυτό το τμήμα παρουσιάζεται με τη μία ή την άλλη μορφή. Και το έργο του επηρεάζει άμεσα την αποτελεσματικότητα ολόκληρου του οργανισμού ως συνόλου. Ας εξετάσουμε με μεγαλύτερη λεπτομέρεια πώς ακριβώς το έργο του τμήματος επηρεάζει τα αποτελέσματα του οργανισμού.
Το τμήμα προμηθειών είναι ένα τμήμα που ειδικεύεται στην αγορά αγαθών από έναν προμηθευτή με τους πιο ευνοϊκούς όρους για την εταιρεία.
Το έργο του τμήματος έχει άμεσο αντίκτυπο σε όλες τις δραστηριότητες της εταιρείας. Σχετικά με την ποικιλία, τις πωλήσεις, την πληρότητα των αποθηκών, τη διαθεσιμότητα των απαραίτητων αγαθών, την αποτελεσματική χρήση του κεφαλαίου κίνησης.
Οι στόχοι του τμήματος αγορών μπορούν να ταξινομηθούν ανάλογα με τους παγκόσμιους στόχους της εταιρείας, αλλά η γενική λίστα μοιάζει συχνά ως εξής:
Σε διαφορετικούς οργανισμούς, οι λειτουργίες του τμήματος προμηθειών μπορούν να διαφέρουν σημαντικά μεταξύ τους. Αλλά εξακολουθούν να υπάρχουν λειτουργίες και ευθύνες που θα χαρακτηρίζουν το τμήμα σχεδόν κάθε εταιρείας:
Πρόσθετες λειτουργίες του τμήματος προμηθειών, οι οποίες ενδέχεται να πραγματοποιούνται ή όχι στον οργανισμό, ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες και τη δομή του:
Η δομή του τμήματος προμηθειών δημιουργείται ανάλογα με:
Ανάλογα με τον τύπο της οργάνωσης, το τμήμα προμηθειών μπορεί να διαχειρίζεται κεντρικά ή περιφερειακά.
Κατά κανόνα, πρόκειται για μια δομή μήτρας που αποτελείται από τον επικεφαλής (διευθυντής, διευθυντής) του τμήματος προμηθειών και τους διαχειριστές προμηθειών (ειδικοί).
Ο μέσος αριθμός μονάδων προϊόντων ή κατηγοριών ανά διαχειριστή είναι περίπου 7, αλλά μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον όγκο παραγωγής ή τον κύκλο εργασιών.
Για την αποτελεσματική εργασία του τμήματος προμηθειών, απαιτείται σαφής κατανομή των αρμοδιοτήτων του τμήματος προμηθειών μεταξύ των υπαλλήλων του.
Η κύρια ευθύνη του επικεφαλής του τμήματοςείναι να διασφαλίσουμε τη συνέχεια και τη σταθερότητα της προμήθειας των απαραίτητων αγαθών βελτιστοποιώντας το έργο του τμήματος και συντονίζοντας τις δραστηριότητες των εργαζομένων. Επίσης, ο διαχειριστής προμηθειών πρέπει να έχει μια ιδέα για όλες τις συμβάσεις και τις κατηγορίες που έχουν συναφθεί προκειμένου να οργανώσει και να συνεχίσει την αποτελεσματική εργασία του τμήματος, ακόμη και απουσία οποιουδήποτε υπαλλήλου.
Τα καθήκοντα των διαχειριστών αγορών ή των συνηθισμένων ειδικών του τμήματος περιλαμβάνουν την οργάνωση της προμήθειας αγαθών, την παρακολούθηση των εμπορευματικών μεταφορών, τον έλεγχο της πληρωμής των αγορασθέντων παρτίδων, τον προγραμματισμό των αγορών.
Ένα αποτελεσματικό μοντέλο θα είναι όπου κάθε αγοραστής έχει τον δικό του τομέα ευθύνης, που αποτελείται από μια λίστα άρθρων ή κατηγοριών προϊόντων.
Λαμβάνοντας υπόψη τις ευθύνες των υπαλλήλων και τις λειτουργίες του τμήματος, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα απαιτήσεων για τον ιδανικό υποψήφιο για τη θέση του αγοραστή.
Το προσωπικό των προμηθειών πρέπει συνεπώς να διαθέτει τις ακόλουθες δεξιότητες, γνώσεις και προσωπικές ιδιότητες:
Πρέπει να δημιουργηθεί το σύστημα κινήτρων του τμήματος προμηθειώνέτσι ώστε ο εργαζόμενος να εργάζεται με τη μέγιστη απόδοση. Αλλά ταυτόχρονα, δεν πρέπει να υπάρχουν αντικρουόμενες απαιτήσεις και απαιτήσεις που να υπερβαίνουν τις δυνατότητες του εργαζομένου.
Για να εφαρμόσετε ένα μηνιαίο σύστημα κινήτρων, πρέπει:
Επιπλέον, κάθε κριτήριο KPI πρέπει να έχει ιδιότητες όπως:
Δηλαδή, ο αγοραστής μπορεί, εάν το επιθυμεί, να υπολογίσει ανεξάρτητα το ποσό του ασφαλίστρου του.
Το μπόνους επικεφαλής τμήματος μπορεί να δημιουργηθεί από τους δείκτες ολόκληρου του τμήματος και επίσης να περιλαμβάνει τους δείκτες απόδοσης κάθε υπαλλήλου ξεχωριστά.
Ταυτόχρονα, το μπόνους μέρος ενός απλού εργαζομένουτου τμήματος αγορών θα πρέπει να είναι περίπου το 50% του συνολικού μισθού, και το μπόνους του προϊσταμένου του τμήματος θα πρέπει να είναι περίπου 30-40%. Το υπόλοιπο είναι ο μισθός, επειδή δεν μπορούν όλοι οι δείκτες απόδοσης του τμήματος να συνδέονται με τις δραστηριότητες ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου.
Στους υπολογισμούς του KPI του τμήματος αγορών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κριτήριο όπως ο κύκλος εργασιών των αγορασθέντων αγαθών - ο λόγος των πωλήσεων προς τα περιουσιακά του στοιχεία.
Φαίνεται ότι ένας αγοραστής πρέπει να ασχοληθεί μόνοαγορά ενός προϊόντος, αλλά εξακολουθεί να είναι η ποιότητα του αγορασμένου προϊόντος, η ελκυστικότητα των τιμών για τον τελικό καταναλωτή ή τον πελάτη της εταιρείας επηρεάζει σημαντικά την εφαρμογή του σχεδίου πωλήσεων.
Επομένως, η ποσότητα και η ποιότητα των πωλήσεων εξαρτάται κατά το ήμισυ από τις αγορές που διεξάγονται με ικανοποίηση.
Οι εργασίες που επιλύονται από το τμήμα αγορών, σύμφωνα με τις σύγχρονες τάσεις μάρκετινγκ, πρέπει να επιλυθούν με την ακόλουθη σειρά:
Ο διαχειριστής αγορών συχνά αναφέρεται απευθείας στον γενικό διευθυντή της εταιρείας.
Πρέπει επίσης να υπάρχει ένα αποτελεσματικόεπικοινωνία του τμήματος εφοδιασμού με το τμήμα μάρκετινγκ και πωλήσεων. Χωρίς αυτό, πολλές προσπάθειες για τη δημιουργία ενός τμήματος αγορών, τη βελτίωση της δομής του και τα κίνητρα θα παραμείνουν χωρίς το επιθυμητό αποτέλεσμα.
Εάν μια εκμετάλλευση ή οργανισμός έχει εφαρμόσει ένα σύστημαδιαχείριση κατηγορίας, τότε ο αγοραστής πρέπει να συνεργαστεί με τον διαχειριστή κατηγοριών. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να οριοθετηθεί ο τομέας ευθύνης κάθε ειδικού, έτσι ώστε το σύστημα κινήτρων να παραμένει διαφανές και κατανοητό σε όλους.
