Μια επιχειρηματική συνάντηση είναι μία από τις μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας, σκοπός της οποίας είναι μια συλλογική συζήτηση, η κατανόηση των προβλημάτων και των ζητημάτων μιας επιχείρησης (οργάνωση) και η λήψη μιας κατάλληλης απόφασης.
Οι τύποι επιχειρηματικών συναντήσεων διακρίνονται σύμφωνα με τον κύριο στόχο ή τις εργασίες που πρέπει να επιλυθούν: προγραμματισμός, κίνητρα, εσωτερική ρουτίνα δραστηριότητας, έλεγχος των δραστηριοτήτων των εργαζομένων και άλλων.
Η πραγματοποίηση και η προετοιμασία μιας επαγγελματικής συνάντησης έχει μια συγκεκριμένη τεχνολογία, τηρώντας την οποία μπορείτε εύκολα να αποκτήσετε αυτήν τη μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας.
Βήμα 1. Προσδιορισμός του σκοπού της συνάντησης και της ημερήσιας διάταξης.
Μια επαγγελματική συνάντηση δεν είναι απλώς μια συνάντησηυπαλλήλους. Ο στόχος του πρέπει να μοιάζει με ένα αποτέλεσμα-στόχος, δηλαδή την έγκριση μιας συγκεκριμένης απόφασης. Επομένως, αυτό το αποτέλεσμα πρέπει να διατυπωθεί εκ των προτέρων. Όσο πιο συγκεκριμένη είναι η διατύπωση της απόφασης, τόσο πιο αποτελεσματική θα είναι η συνάντηση και το αποτέλεσμα θα επιτευχθεί. Κατά τη διαδικασία καθορισμού του στόχου, ο διοργανωτής πρέπει να απαντήσει στην ερώτηση: Μπορεί αυτό το ζήτημα να επιλυθεί από έναν συγκεκριμένο υπάλληλο με την τρέχουσα σειρά εργασίας; Είναι δυνατόν να αντικαταστήσετε τη συνάντηση με άλλη μορφή επίλυσης του ζητήματος;
Η ημερήσια διάταξη προετοιμάζεται εκ των προτέρων.Οι συμμετέχοντες στη συνάντηση θα πρέπει να εξοικειωθούν με την επερχόμενη συζήτηση, το απαραίτητο υλικό για να είναι σε θέση να προβληματιστούν σχετικά με την απόφαση. Επιπλέον, κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης πρέπει να έχει το δικό του αποτέλεσμα-στόχο. Εκτός από τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, οι συμμετέχοντες στη συνάντηση ενημερώνονται σχετικά με το χρόνο που διατίθεται για τη συζήτηση κάθε θέματος.
Βήμα 2. Προσδιορισμός του χρόνου και του αριθμού των συμμετεχόντων.
Παραδοσιακά επαγγελματικές συναντήσεις (εκτόςέκτακτης ανάγκης) πραγματοποιούνται σε μια συγκεκριμένη ημέρα της εβδομάδας το απόγευμα. Είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί ο κύκλος των συμμετεχόντων κατά τρόπο ώστε να διαχειρίζεται τον ελάχιστο αριθμό εργαζομένων. Η καλύτερη επιλογή είναι 6-7 άτομα. Η εποικοδομητική επίλυση θεμάτων και προβλημάτων εξαρτάται από την παρουσία μόνο ενδιαφερόμενων μερών. Είναι καλύτερα να αναθέσετε τη διοργάνωση της συνάντησης στους υπαλλήλους που είναι πιο ικανοί σε αυτό το θέμα.
Βήμα 3. Οργάνωση του χώρου.
Οι διοργανωτές πρέπει να προβλέψουν πώςίσως η συμβατότητα των συμμετεχόντων στη συνάντηση. Αυτό θα καταστήσει δυνατή τη διευθέτηση καρεκλών και καθισμάτων, προκειμένου να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας. Οι πληροφορίες γίνονται αντιληπτές καλύτερα και γρηγορότερα εάν το πρόσωπο, τα μάτια, οι κινήσεις του ηχείου είναι ορατά.
Βήμα 4. Διοργάνωση συνάντησης: διάρκεια και πρόγραμμα.
Μια επαγγελματική συνάντηση έχει ορισμένα στοιχεία,που επηρεάζουν άμεσα την αποτελεσματικότητα της λήψης αποφάσεων. Η διάρκεια δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τα 40-45 λεπτά. Ψυχολογικά, το συλλογικό μυαλό δεν θα είναι σε θέση να εργαστεί παραγωγικά πέρα από αυτό το διάστημα. Εάν είναι απαραίτητο να συνεχιστεί η συζήτηση, συνιστάται να κάνετε ένα διάλειμμα τουλάχιστον 30 λεπτών, γεγονός που αυξάνει την ευεξία και την προσοχή.
Η επαγγελματική συνάντηση πρέπει να έχει χρονικά όριαπαραστάσεις. Η παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς είναι ευθύνη του προέδρου. Ωστόσο, ο σεβασμός των κανονισμών όλων των συμμετεχόντων στη συνάντηση δείχνει την ικανότητα των εργαζομένων.
Βήμα 5. Πρακτικά της συνεδρίασης.
Κατάρτιση επίσημου καθορισμού εγγράφωντα κύρια στάδια της συνάντησης, τα ονόματα των ομιλητών, τις προτάσεις και τις αποφάσεις που λαμβάνονται, απαραίτητο συστατικό μιας επαγγελματικής συνάντησης. Με βάση το πρωτόκολλο, ο επικεφαλής έχει το δικαίωμα να απαιτήσει την εκτέλεση των αποφάσεων που λαμβάνονται.
Βήμα 6. Ανάλυση της προετοιμασίας και της διεξαγωγής της συνάντησης.
Μια επαγγελματική συνάντηση θεωρείται επιτυχημένη εάν είναι δυνατόναπαντήστε θετικά στις ερωτήσεις: Πόσο σωστά ορίζεται ο κύκλος των συμμετεχόντων στη συνάντηση; Συνέβαλε η τοποθεσία των συμμετεχόντων στην αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας; Πόσο ενδιαφέρθηκαν οι συμμετέχοντες στη συζήτηση; Τι χρησίμευσε ως αυθόρμητες στρατηγικές αποφάσεων; Ποιες αντιφάσεις μεταξύ προσωπικών και συλλογικών στόχων εμφανίστηκαν; Τι προκάλεσε τις διενέξεις (εάν συνέβησαν); Ξοδεύτηκε αποτελεσματικά ο χρόνος της συνάντησης;
