Organisation et gestion de la gestion des dossiers personnels- responsabilité directe des employés du service du personnel. Dans les situations de création d'une nouvelle organisation, de transformation d'une ancienne ou d'autres options de réorganisation, la direction et le service du personnel ont besoin de connaître les principaux points de travail: la formation et la recherche d'employés, l'embauche, le transfert et le licenciement du personnel, ainsi que les règles pour l'archivage et le stockage opérationnel des documents.
Dans toute organisation, quelle que soit sa formepropriété, il y a du personnel. Il diffère par son nombre et sa composition, par les fonctions exercées et par le niveau de qualification. La tâche du service du personnel est de s'assurer que toutes les questions et problèmes liés aux employés de l'entreprise sont résolus aussi rapidement et avec compétence que possible.
Le travail stable de l'organisation dépend directement deson personnel. La tâche principale du service du personnel est la sélection compétente et en temps opportun des employés, la gestion des dossiers du personnel conformément à la loi et la soumission en temps opportun des documents aux archives. C'est la base du fonctionnement stable de toute entreprise.
Instructions pour la gestion des dossiers du personnel clairementindique la nécessité d'une formation professionnelle pour les spécialistes du personnel. Cependant, dans la pratique, il y a souvent un problème avec la formation des travailleurs du profil requis.
Les établissements d'enseignement spécialisé supérieur et secondaire ne sont pasdiplômés spécialistes d'une qualification aussi étroite que "gestion des dossiers du personnel". La formation a généralement lieu déjà sur place ou dans le cadre de cours spécialisés. Il est également possible de former un salarié directement sur le lieu de travail par la méthode du mentorat.
La formation en administration des ressources humaines des spécialistes comprend les méthodes suivantes:
Ressources humaines et organisation généraleL'administration des ressources humaines dépend fortement de la législation en vigueur et des documents réglementaires internes. Cette fonctionnalité est associée aux nuances de travailler avec un grand nombre de documents personnels, souvent confidentiels.
La gestion des dossiers dans le service du personnel est régie par les lois suivantes:
Les employés du service du personnel sont tenus de se conformer strictement aux exigences des textes réglementaires et, surtout, au code du travail.
L'administration des ressources humaines commence par la recherche et l'enregistrement du personnel. Tout d'abord, vous devez décider des options pour trouver de nouveaux employés. Parmi eux, les suivants se démarquent:
Toutes les options de recherche pour les employés ont leurs propres avantages et inconvénients, un employé du service du personnel doit tirer le meilleur parti de toutes les opportunités pour pourvoir un poste vacant.
Lorsqu'un candidat est trouvé,entrevue. Il est souhaitable que ses progrès soient documentés: cela permet de prendre plus facilement une décision éclairée d'embauche ou de refus. Dans ce dernier cas, la personne est informée par écrit du motif dans un délai de cinq jours ouvrables. Si le candidat est apte au poste vacant, il doit être inscrit. C'est là que commence la préparation de la documentation du personnel pour un employé spécifique.
Étapes de la candidature à un emploi:
L'administration RH impliqueenregistrement obligatoire de la documentation comptable, en particulier de la dotation en personnel et des cartes personnelles. Ces documents sont obligatoires pour les organisations de toutes formes de propriété.
Les niveaux de dotation et de dotation doivent être à jour et répondre aux besoins de l'organisation. Il contient les noms de tous les postes, le nombre de taux avec une indication des postes vacants pour une période donnée.
Les cartes personnelles sont des documents unifiés,contenant de brèves données sur l'activité professionnelle de l'employé et des informations personnelles. Ils sont soumis à une comptabilité stricte et à des conditions particulières de stockage, dans des lieux qui préviennent les dommages et le vol.
Travail de bureau général dans le travail du personnelprincipalement exprimée en commandes et commandes de la direction. Ces documents peuvent concerner à la fois les employés individuels et l'ensemble du personnel. Ils diffèrent par les fonctionnalités de conception et de mise en œuvre.
La plupart des arrêtés et directives concernantles actions spécifiques avec un employé ont une forme unifiée. Ils font l'objet d'un accord obligatoire avec toutes les parties intéressées et d'une prise de conscience par le salarié contre récépissé. Les copies des commandes du personnel sont conservées dans le dossier personnel et les originaux sont conservés dans des dossiers séparés.
Pour enregistrer le mouvement des documents, le travail de bureaule service du personnel implique la maintenance de revues spécialisées. Il s'agit de documents tabulaires de format multi-pages, le plus souvent unifiés. Habituellement, ils sont enroulés dans de gros cahiers ou achetés prêts à l'emploi dans des magasins spécialisés.
Types de magazines RH:
Tous les magazines doivent être reliés et scellés sans faute et les feuilles doivent être numérotées. Ils doivent être stockés séparément de tous les documents. De préférence dans un placard sûr ou spécial.
La conservation des fichiers personnels est facultative. Cependant, la plupart des organisations collectent les documents des employés sous une forme ou une autre. Bien sûr, il est plus pratique de le faire dans un seul dossier.
Un dossier personnel est un ensemble d'informations personnelles documentées sur un employé, collectées et formées dans un certain ordre. Il peut inclure une variété de documents et de copies:
Les fichiers personnels incluent lesinformations, ils doivent être tenus à l'écart des autres documents. L'accès à eux n'est autorisé qu'à un cercle strictement limité de fonctionnaires. Lors du licenciement du personnel, les fichiers personnels sont remis à l'archivage.
Toutes les organisations sont tenues de conserver des livres de travail surpropre personnel, à l'exception des employés embauchés à temps partiel. Lors de l'admission initiale, l'employeur acquiert indépendamment les formulaires vierges et y fait la première entrée. Les informations correspondantes sur l'employé sont saisies sur la page de titre. Par la suite, il est nécessaire de surveiller leur pertinence et de procéder à des changements dans le temps.
Sur l'étalement de la partie principale, des entrées sont faites surtravail et activités sociales du salarié, son acceptation des mutations permanentes, son licenciement. Toutes les entrées sont numérotées de manière générale et sont saisies sur la base de la commande. La lettre de démission est accompagnée du sceau de l'organisation et de la signature du chef.
Les entrées dans le cahier de travail sont faites à la main, bleustylo à bille, écriture claire et compréhensible. Surveillez attentivement la pertinence et l'exactitude des données saisies. S'il est nécessaire de corriger les informations, elles doivent être soigneusement barrées d'une ligne et les informations actuelles doivent être saisies. Cette action doit être confirmée par la signature de la tête et du sceau.
Ils stockent les livres de travail séparément des autres documents, dans un coffre-fort. Il est interdit de les remettre à des employés ou à des tiers sans ordre spécial des autorités compétentes.
Le stockage des documents personnels est déterminé par leursignification particulière. Ils contiennent des informations personnelles et sont confidentiels. Ces données ne font pas l'objet d'une divulgation non autorisée. Dans le cas contraire, une amende est infligée aux employés du service du personnel et au responsable de l'organisation.
Pour organiser le stockage correct du personneldocuments dans le service du personnel, il est souhaitable d'avoir une salle séparée. Il doit y avoir une entrée et doit être équipé d'une porte métallique avec alarme.
Les documents eux-mêmes doivent être conservés en métalarmoires ou coffres-forts. Évitez l'accès à la lumière du soleil et à la poussière, ainsi qu'aux températures extrêmes et à une humidité excessive. Ces étapes simples vous aideront à sauvegarder vos informations personnelles.
