Za zaključenje bilo koje transakcije potreban je dokumentaracpotvrda. Uz sastavljanje potrebnih dokumenata, često je potrebno prenijeti službene papire s jedne fizičke ili pravne osobe na drugu. Takav je prijenos pravni postupak i zahtijeva potrebnu pisanu registraciju. Dokumentarni dokaz događaja koji se dogodio je čin prijenosa dokumenata, sastavljen u određenom obliku i potpisan od svih sudionika.
Takav je čin pravno opravdan samo pod uvjetomsastavljanje u skladu s pravilima uredskog rada i nazočnost svih potrebnih potpisa. Ne postoji jedinstvena banka ili jedinstveni obrazac za sve slučajeve, jer su situacije koje zahtijevaju prijenos dokumenata vrlo raznolike. Stoga je oblik ovog dokumenta u svakoj konkretnoj situaciji različit.
Općenito, dokument se sastoji od tripotrebni dijelovi. Prvi dio, neposredno iza naziva "Akt o prihvatu i prijenosu dokumenata" (uzorak se u pravilu razlikuje za svaku vrstu dokumenata), datum i mjesto pripreme, sadrži detalje o strankama koje ih prenose i primaju . Za pojedince su ovo puno ime i podaci o putovnicama, za organizacije - puno ime i podaci predstavnika. Ako se dokumenti prenose između različitih odjela iste organizacije, morate navesti imena strukturnih odjela (prijenos i prijem), kao i imena predstavnika.
U drugom dijelu akt prijenosa sadrži stvarnipopis dokumenata koji se prenose, navodeći serijske brojeve i podatke o registraciji koji se odražavaju u računovodstvenim dokumentima. Najprikladnije je organizirati takav popis u obliku tablice.
Posljednji dio čina trebao bi naznačitibroj kopija koje su stranke sastavile i potpisale. Za predstavnike organizacija, uz potpis, potrebno je naznačiti stajališta i dostaviti prijepis potpisa. Akt također mora biti ovjeren pečatom organizacije.
U slučaju prijenosa posebno važnih dokumenata, aktprijenos sastavlja posebna komisija stvorena po nalogu čelnika. U ovom su slučaju potpisi, imena i položaji svih članova povjerenstva obvezni.
Povratni prijenos dokumenata moguć je samo uz posebnu prijavu utvrđenog obrasca s popisom prenesenih dokumenata. Ako se neki od dokumenata izgube, to bi se također trebalo odraziti u prijavi.
U kojim slučajevima treba sastaviti aktprijenos? U tijeku osoblja, prijenos dokumenata s jednog zaposlenika na drugog vrši se u slučajevima odlaska na godišnji odmor, otkaza ili preseljenja u drugi odjel. Uz to, ovaj se akt sastavlja kada se dokumenti predaju u arhivu na pohranu ili kada su uništeni. Sve potrebne informacije o kretanju dokumenata odražavaju se u posebnom časopisu ili mapi. Čin prijenosa i prihvaćanja dokumenata mora sadržavati njihov cjelovit popis, bez obzira na broj listova ili svezaka.
Za pravno pismene i ispravnesastavljenog čina prijenosa, kadrovska služba organizacije mora imati popis potrebnih regulatornih dokumenata. Obavezni dokumenti kadrovske službe uključuju odredbe o plaćama, interne propise, ugovor o radu, stolove osoblja, naloge za osoblje, raspored odmora, osobne iskaznice zaposlenika i njihove radne knjižice, zahtjeve zaposlenika za dopust i otkaz te određeni broj drugih.
Posebno odgovoran postupak - prijem i prijenosradne knjige, u slučaju gubitka kojih je postupak restauracije povezan s znatnim poteškoćama. Također, najvažniji dokument je radna knjižica koja sadrži potpise i zaposlenika i otpuštenih. Preporučuje se da se prijenos radnih knjiga izvrši u obliku posebnog priloga aktu koji navodi seriju i broj svake knjige, uključujući i one za koje nije zatraženo pravo.
U nekim je slučajevima omogućen prijenos kopija dokumenata, to se uglavnom odnosi na tajne ili naslovne dokumente ili dokumente stroge odgovornosti.
U slučaju gubitka određenih dokumenata iu slučaju nesuglasica po tom pitanju, potvrda o prihvatu glavni je pravni temelj za rješavanje sporova. Stoga je njegov ispravan dizajn toliko važan, bolje je ako ga provodi stručnjak s iskustvom u radu s dokumentima.
