U pisaču je opet nestalo tinte, na recepcijiJe li ostala posljednja rola papira za faks ili žarulja u hodniku? Nema sumnje - razborit dobavljač (ili samo stalno zaposlen) ima potrebnu zalihu i na vrijeme će riješiti te probleme!
Ova odgovorna osoba imenuje se naredbomdirektor. Nakon što je prikupio prijave za sve odjele i odjeljke, ispunjava zahtjev za predujam za kupnju robe i materijala. Tada žuri u trgovine, skladišta, a ako je potrebno, šalju ga u drugi grad. Nakon što je kupio potreban materijal, u roku od tri dana nakon službenog putovanja ili razdoblja navedenog u prijavi, računovodstvenoj službi dostavlja AO-1 izvješće s pratećom dokumentacijom. Na naslovnoj stranici popunjava ime organizacije, odsjeka, puno ime, broj osoblja, radno mjesto, imenovanje predujma. Na poleđini tablice (stupci 1-6), odgovorna osoba unosi podatke o troškovnim dokumentima s iznosom i, sažimajući dno crte, stavlja svoj potpis s dešifriranjem. Zauzvrat mu knjigovođa izdaje potvrdu da je izvještaj prihvaćen i ovjeren. Sa svoje strane, računovođa, dodijelivši izvješću serijski broj, uspoređuje podatke s priloženim izvornim dokumentima i popunjava stupce 7-9. Zatim na prvi list stavlja bilance iz prethodnog izvješća, primljeni iznos, troškove i prikazuje rezultat na odobrenje.
Treba imati na umu da će bilo koja pogreška u AO-1 ili nesukladnost s postupkom za obradu gotovinskih transakcija nužno biti otkrivena revizijom nagodbi s odgovornim osobama.
Svesni revizor analizirat će mjesečnostanja (račun 71) prenesena u sljedeće razdoblje (iznenada je računovođa negdje podcijenio stanje, a to se naziva neopravdanim otpisom). Tada će usporediti izdavanje i povrat podnesaka s blagajnikom, obraćajući pažnju je li prijavitelj primio predujam, a da nije prijavio prethodni. Dubinska provjera također će utjecati na priložene dokumente. Svaka od njih mora sadržavati potrebne detalje. Moguće je platiti rad ili usluge, primati robu i materijale od treće organizacije samo na temelju računa, računa, poleđine s računa, blagajne i kupoprodajnog računa. Provjeravajući isti postupak, ali s pojedincem, revizor će zatražiti akt o kupnji prema kupoprodajnom ugovoru i bilješci o troškovima.
Ispitivač će obratiti posebnu pozornost na potrebuslužbena putovanja zaposlenika, podudarnost ciljeva s priloženim nalozima, dostupnost popratnih dokumenata, korespondencija razdoblja službenog putovanja od potvrde do broja dana za plaćanje, datumi u hotelskim potvrdama i putnim kartama za koje odgovorna osoba izvještava. Obvezna kontrola bit će podložna izračunima normi stana i dnevnica. Posljednja faza putne provjere je popis za grupiranje koji ukazuje na sva kršenja.
Faza revizije koja oduzima najviše vremena je pomirenjeunaprijed izvještava s časopisom br. 7, koji prikazuje cjelokupno računovodstvo obračuna s odgovornim osobama. Za ovaj će registar pažljivo provjeriti točan unos podataka za svako izvješće. Ukupan promet na zajmu mora se podudarati s podacima o terećenju računa 50, 51, 55, s iznosima zajma na računima 60, 26, 10 itd.
