Az ülés jegyzőkönyve egy dokumentum, amelybentükrözi az esemény fontos döntéseit. Ennek helytelen összeállítása, mind értelemben, mind tervben, okot adhat az ülés résztvevőinek vitatására. Továbbá fennáll annak a veszélye, hogy rossz kezelési döntéseket hozhat, ha a gyártási ülés jegyzőkönyve torz információt tartalmaz. Egyszerű ajánlások egy része segít abban, hogy helyes legyen.
A dokumentum szövege általában két részből áll:bevezető és fő. Az ülés jegyzőkönyve (az első felében) az esemény főbb paramétereinek leírását tartalmazza: pozíciók, teljes név. résztvevők, elnök és titkár. Ha a jelenlévő személynek különleges státusza van (meghívott, szakértő, megfigyelő stb.), Ezt a dokumentumban is megemlítik. Ha sokan jelen vannak az ülésen, az ülés jegyzőkönyvei külön lapon tartalmazhatnak rájuk vonatkozó információkat, ami a dokumentum elválaszthatatlan csatolása. A bevezető rész egy napirenddel zárul, amely tartalmazza a kezelendő kérdések listáját. Kívánatos, hogy azok fontosak legyenek, de lehetnek más tényezők is, amelyek befolyásolják a kérdések listájának helyét. Például a napirend szerkezete függhet a kérdések egy részének logikai összefüggésétől vagy az eseményben részt vevő személyek foglalkoztatásától. Maga a dokumentum a szervezet fejlécein (a szervezeti egységein) készült, a találkozón meg kell jelölni.
Протокол совещания в основной части должен megfelelnek a bevezetőnek. Elsősorban a napirendben szereplő sorrendben kell elhelyezni. Az egyes napirendi pontok szöveges rögzítő információinak létrehozására szolgáló algoritmus a következő: „hallgatott”, „beszélt” - döntött. A jegyzőkönyv ezen részének megtervezésének alapszabálya, hogy nem válhat egyfajta átiratnak.
A „meghallgatott” alpont különösen leírjaaki a beszédének eredményeként javasolta a főszónokot. A hangszórók azt is jelzik, hogy ki mondja el, mit ajánlottak. A határozat rögzíti az ülésen résztvevők többségének végső pozícióját. Ha szavazással fogadják el, akkor azt jelezzük, hogy hányan támogatták ezt, hányan ellenzik, valamint az tartózkodás számát. A megvitatott kérdések fontosságától függően a teljes név felsorolható. emberek, akik ezt vagy ezt a pozíciót vették.
A találkozó jegyzőkönyvének nyilvántartásba vétele történikA titkár, maga a dokumentum aláírja a végrehajtó és az ülésen elnökölt személy. Az adatgyűjtés forrása a kézzel írt rajzok, a hangrögzítővel készített felvételek, átiratok. Ha az ülésen feltárt kérdések rendezése megköveteli egy magasabb rangú tisztviselő jogosultságát, aki nem vett részt az ülésen, a vezető döntéseinek jóváhagyása biztosított. Az aláírt és regisztrált jegyzőkönyvet egyetlen dokumentumként, vagy tisztviselői kivonatok formájában lehet elküldeni, amelyekre csak a kérdések egy része vonatkozik.
