Documentare le attività di gestione e i suoi concetti di base

Documentazione significa un recordinformazioni in conformità con le norme regolamentate, ovvero la procedura per l'elaborazione dei documenti in un ordine speciale. Poiché il processo di registrazione dei dati può essere eseguito con vari mezzi, ci sono documenti molto diversi nella pratica delle attività di gestione: materiale scritto a mano, grafico, tipografico, fotografico e video.

La documentazione delle attività di gestione è una procedura regolamentata, che le conferisce una garanzia di forza giuridica - una qualità che è nella lista della legislazione vigente.

Oggi, varistrumenti di documentazione: dal semplice (come matite e normali penne a sfera) al più complesso elettromeccanico (questo include un registratore, videocamera, apparecchio fono, ecc.) e automatizzato, computer. I metodi di documentazione dipendono anche dai mezzi utilizzati. Può essere testuale, elettronico, cinematografico e fotografico.

Le attività di gestione utilizzano solitamente documenti di testo scritti a mano o creati su un computer. Pertanto, sono chiamati documentazione di gestione.

La documentazione è sempre impegnativauno specifico vettore di ogni informazione, con particolari particolari, con cui viene poi identificata. La documentazione delle attività di gestione crea i mezzi e le basi per regolamentare sia le attività di un singolo funzionario sia le azioni finanziarie o organizzative di un'intera impresa.

La documentazione può variare nella sua funzionalità,scopo, contenuto, grado di segretezza e disponibilità delle informazioni. I fattori di indirizzamento consentono di classificarlo in interorganizzativo ed esterno. Il primo, che non va oltre il quadro di un'istituzione o organizzazione e viene condotto tra i suoi partecipanti, è chiamato servizio. La seconda, la documentazione esterna, viene effettuata tra organizzazioni di vario tipo, singoli funzionari non direttamente subordinati l'uno all'altro.

La documentazione tecnica viene eseguita conrispetto delle norme stabilite, diverse per ogni tipo di documento. Ciò è particolarmente importante per qualsiasi attività di gestione, perché è così che la documentazione acquista forza giuridica, che funge da prova più attendibile dell'autenticità delle informazioni in essa contenute.

Documentare le attività di gestioneimpone responsabilità specifiche ai funzionari o agli organi di gestione che lo svolgono. Quindi, durante la creazione di qualsiasi documento ufficiale, è necessario osservare le attuali norme legislative, le regole di registrazione, che sono a livello nazionale. Inoltre, ogni documento deve essere accompagnato dai dettagli dell'organizzazione, che sono legalmente significativi: nome e decodifica, firme e sigilli della direzione o di un determinato dipartimento dell'impresa, data e numero nel libro di registrazione, timbri di approvazione , eccetera. Infine, la documentazione delle attività di gestione deve emettere documenti strettamente di propria competenza.

I documenti differiscono anche per il grado di autenticità.Le bozze o le copie della documentazione principale contengono solo un determinato testo e non hanno la stessa forza giuridica degli originali. Il documento che contiene le informazioni ei dettagli di cui sopra che confermano la sua forza e affidabilità è considerato autentico.