הספר במזומן הוא טופס מיוחד, באשר משקף את כל העסקאות הקשורות במזומן. זה לוקח בחשבון כל קבלה והנפקת כסף. את הקופה יש לשמור על ידי הקופאית. בכל ארגון, תיאורטית צריך להיות רק ספר אחד כזה. במקרה זה, הסדינים ממוספרים, מתוחים יחד, הם חותמים על הארגון. בסוף הספר נרשמת כניסה למספר הדפים הממוספרים, שם חתמו החשב הראשי וראש החברה את חתימתם. עם זאת, לפעמים ארגונים שיש להם חטיבות משלהם (נציגים, סניפים) לא יכול לנהל ספר מזומנים אחד, מאז זה מאוד קשה, ובמקרים מסוימים בכלל בלתי אפשרי, כדי להביא את כל ההכנסות ומסמכים במזומן המקביל למשרד הראשי כל יום. בנוסף, על גבי הסדין הראשון של הספר יש קו המתאר את היחידה המבנית של הארגון. זה משמש ראיות עקיפות כי ספר מזומנים נפרד אפשרי עבור כל יחידה.
קופה רקורדס חייב להיעשות בשניעותקים (באמצעות נייר פחמן). במקרה זה, החזקתו של ספר המזומנים קובעת כי העותק הראשון נשאר בו, והשני הוא דיווח ישיר של הקופאי. מופעים מסומנים באותו מספר רצף. הצו של ספר המזומנים אוסר כל מחיקות ותיקונים שלא צוין. עם זאת, לאחר השגיאה הוסכם, תיקונים יכול להיעשות, אשר חייב להיות מאושר (חתום) על ידי רואה החשבון הראשי והקופאי.
שמירה על הספר במזומן גורם לעובדהכי כל רישום חייב להיעשות מיד לאחר הנפקת או קבלת כסף בקופה. בתום יום העבודה, הקופאית מחשבת את סך כל הפעילות ליום, חושפת את היתרה במזומן של המזומנים, ומקבילה את תקבולי המזומנים והתקבולים, מעבירה את הדוח למחלקת הנהלת חשבונות. לאחר שקיבל מהקופה את כל המסמכים הדרושים, על החשב לחתום על העותק הראשי של הספר.
Ведение кассовой книги должно быть ежедневным.במקרה זה, יש צורך לקחת בחשבון את הסכום הנותר של כסף על היד בסוף כל יום. יש לומר כי רואי חשבון ורואי חשבון אחרים שיש להם זכות לחתום על מסמכים של הקופאי לא צריכים למלא את חובותיו של הקופאי. בכל הנוגע למעקב אחר הציות להתנהלות הנכונה של הספר, הוא צריך להתבצע על ידי רואה החשבון הראשי.
הן לארגונים והן ליחידיםיזמים הבנקים נדרשים לקבוע גבול על יתרת הכספים על היד. כל הסכומים העולים על המגבלה שנקבעה חייבים להיות מופקדים במוסד האשראי. לכן הבנקים דורשים שכולם לציית הספר במזומן. ה- PI נחשב לכל ארגון אחר. עם זאת, זה לא לגמרי נכון, שכן הכסף היזמי אינו נפרד מאישיותו האישית. לכן, החוק אינו קובע כל הגבלות על ההוצאות שלהם.
עם זאת, כמו פקידי אשראיארגונים ועובדי פקוח מס מאמינים כי פעילויות של היזם צריך להיות מוסדר על ידי אותם חוקים כמו העבודה של כל ישויות משפטיות. יחד עם זאת, בתהליך של ביטול הרישום או במהלך הביקורת של חשבונאות של יזמים בודדים, שירותי המס עשויים לדרוש את הצגתו של ספר מזומנים. התעקשות משלהם, לעתים קרובות פקחי מס להזכיר אחריות וקנסות. למעשה, הקניין הרוחני אחראי רק במקרה של הפרת הסדר הנדרש לביצוע עסקאות במזומן, אך לא בשל היעדרם של ספרי המזומנים.
