Viešųjų pirkimų skyriaus tikslai ir atsakomybė

Зачем нужен отдел закупок?Kiekvienoje organizacijoje šis skyrius pateikiamas vienokia ar kitokia forma. Ir jo darbas tiesiogiai veikia visos organizacijos, kaip visumos, efektyvumą. Leiskite mums išsamiau apsvarstyti, kaip būtent skyriaus darbas daro įtaką organizacijos rezultatams.

Skyriaus tikslai

Pirkimų skyrius yra skyrius, kurio specializacija yra prekių pirkimas iš tiekėjo palankiausiomis įmonei sąlygomis.

Skyriaus darbas daro tiesioginę įtaką visai įmonės veiklai. Asortimente, pardavimuose, sandėlių pilnumas, reikalingų prekių prieinamumas, efektyvus apyvartinių lėšų panaudojimas.

Pirkimo skyriaus tikslus galima suskirstyti atsižvelgiant į globalius įmonės tikslus, tačiau bendras sąrašas dažnai atrodo maždaug taip:

• nustatyti įmonės poreikį tam tikram produktui;
• įsigyti prekių už geriausią kainą;
• skatinti didelę prekių apyvartą;
• sudaryti sąlygas laiku gauti prekes;
  
• įvertinti prekių kokybę ir įsigyti aukščiausią kokybę;
• palaikyti ryšius su tiekėju ar tiekėjais;
• efektyviai bendrauti su kitais įmonės padaliniais;
• efektyviai vesti įsigytų prekių apskaitą;
• stebėti apyvartą, maksimaliai padidinti naudą įmonei.

Pagrindinės funkcijos

Įvairiose organizacijose pirkimų skyriaus funkcijos gali labai skirtis. Tačiau vis tiek yra funkcijų ir atsakomybės, kurios apibūdins beveik kiekvienos įmonės skyrių:

• tiekėjų rinkos stebėjimas;
• atsargų prieinamumo kontrolė;
• laiku papildyti asortimentą;
• geriausių tiekėjų ir kainų paieška;
• derybos su tiekėjais;
• prekių pristatymo ir gabenimo kontrolė;
  
• prekių gavimas;
• įsigytų prekių kokybės kontrolė;
• jei reikia, pateikite skundus.

Papildomos viešųjų pirkimų skyriaus funkcijos, kurios gali būti vykdomos ar neįvyksta organizacijoje, atsižvelgiant į jos specifiką ir struktūrą:

• asortimento valdymas;
• informacijos apie konkurentus rinkimas;
• tiekėjų įtraukimas į gaminių pardavimo organizavimą.

Struktūra

Pirkimų skyriaus struktūra sudaroma atsižvelgiant į:

• organizacijos dydis;
• pramonė;
• asortimento vienetų skaičius apyvartoje;
• tiekėjų skaičius;
• jų geografinė padėtis.

Atsižvelgiant į organizacijos tipą, viešųjų pirkimų skyrius gali būti valdomas centralizuotai arba regioniniu lygmeniu.

Paprastai tai yra matricinė struktūra, susidedanti iš pirkimo skyriaus vadovo (vadovo, direktoriaus) ir pirkimų vadybininkų (specialistų).

Vidutinis produkto vienetų ar kategorijų skaičius vienam vadovui yra apie 7, tačiau jis gali skirtis priklausomai nuo gamybos apimties ar apyvartos.

Skyriaus ir jo darbuotojų atsakomybė

Efektyviam pirkimų skyriaus darbui būtina aiškiai paskirstyti pirkimų skyriaus atsakomybę tarp darbuotojų.

Pagrindinė skyriaus vedėjo atsakomybėyra užtikrinti būtinų prekių tiekimo tęstinumą ir stabilumą, optimizuojant skyriaus darbą ir darbuotojų koordinavimą. Pirkimų vadovas taip pat turi žinoti apie visas sudarytas sutartis ir kategorijas, kad galėtų organizuoti ir tęsti efektyvų skyriaus darbą net ir nesant darbuotojams.

Pirkimų vadybininkų ar įprastų skyriaus specialistų pareigos apima prekių tiekimo organizavimą, krovinių gabenimo stebėjimą, įsigytų siuntų apmokėjimo kontrolę, pirkimų planavimą.

Veiksmingas modelis bus toks, kai kiekvienas pirkėjas turi savo atsakomybės sritį, kurią sudaro gaminių arba gaminių kategorijų sąrašas.

Reikalavimai darbuotojui

Atsižvelgdami į darbuotojų atsakomybę ir skyriaus funkcijas, galite sudaryti reikalavimų sąrašą, kuris būtų idealus kandidatas į pirkėjo pozicijas.

Pirkimų personalas atitinkamai turėtų turėti šiuos įgūdžius, žinias ir asmenines savybes:

• Gebėjimas analizuoti informaciją.Tiekėjų pasirinkimas turėtų būti grindžiamas daugybe kriterijų. Tai yra geriausia kaina, geografinis pranašumas ir tiekiančios įmonės bei jūsų organizacijos logistikos suderinimas.
• Kainodaros principų išmanymas.
• Pirkimo teisinio pagrindo žinojimas.
• Gebėjimas sudaryti ir sudaryti sutartis.
• Gebėjimas derėtis.Kartais labai svarbu sudaryti individualias sąlygas tiekėjui jūsų įmonei. Tiekėjo kainos sumažinimas arba tiekėjo išteklių panaudojimas akcijoms vykdyti, personalo mokymas apie produkto specifiką, įmokų planai ir vėlesnio apmokėjimo sistemos gali būti naudojami kaip geras panašių bendrovių konkurencinis pranašumas.
• Gebėjimas palaikyti verslo ryšius.
• Gebėjimas planuoti savo veiklą.

Pirkėjų ir pirkimų vadybininko motyvacija

Reikėtų sukurti pirkimo skyriaus motyvacijos sistemąkad darbuotojas dirbtų maksimaliai efektyviai. Bet tuo pačiu metu neturėtų būti prieštaringų reikalavimų ir reikalavimų, viršijančių darbuotojo galimybes.

Norėdami įdiegti mėnesio motyvavimo sistemą, turite:

• Sukurkite pagrindinį veiklos rodiklio modelįskyrius. Tai yra tokie rodikliai kaip pirkimo plano įgyvendinimas, apyvartos santykis, produktų pardavimo pelningumas, pasenusių prekių buvimas ir nebuvimas.
• Sukurkite pagrindinį veiklos rodiklio modelįkiekvienas darbuotojas, remdamasis tokiais kriterijais kaip organizacijos kainų delta, palyginti su konkurentais, reikalingų prekių prieinamumu, įsigytų prekių kokybe, naujų prekės ženklų atsiradimu, individualiomis tiekėjų sąlygomis ir dar daugiau.
• Remiantis KPI modeliu, apskaičiuojama priemoka. Be to, ji faktiškai mokės premiją, susidedančią iš dviejų dalių: premijos už skyriaus darbą ir premiją už asmeninį planų vykdymą.
  

Be to, kiekvienas KPI kriterijus turėtų turėti tokias savybes:

• išmatuojamumas;
• skaidrumas;
• Turėtų būti sukurtas suplanuotas kriterijus, atsižvelgiant į rinkos tendencijas.

Tai yra, pirkėjas, jei pageidauja, gali savarankiškai apskaičiuoti savo įmokos dydį.

Skyriaus vadovo prizas gali būti sukurtas atsižvelgiant į viso skyriaus rodiklius, taip pat gali apimti kiekvieno darbuotojo veiklos rodiklius atskirai.

Tuo pačiu metu priemokos dalis paprastam darbuotojuipirkimo skyrius turėtų sudaryti apie 50% viso atlyginimo, o skyriaus vedėjo priemoka - apie 30–40%. Likusi dalis yra atlyginimas, nes ne visus skyriaus veiklos rodiklius galima susieti su konkretaus darbuotojo veikla.

Ar pardavimai yra pirkėjo atsakomybės dalis?

Apskaičiuojant pirkimo skyriaus KPI, galima naudoti tokį kriterijų kaip perkamų prekių apyvarta - pardavimų santykis su jo turtu.

Panašu, kad pirkėjas turėtų tik spręstiprekių įsigijimas, tačiau nepaisant to, įsigytų prekių kokybė, jų kainų patrauklumas galutiniam vartotojui ar įmonės klientui daro didelę įtaką pardavimo plano įgyvendinimui.

Todėl pardavimų kiekis ir kokybė pusiau priklauso nuo gerai vykdomų pirkimų.

Pirkimų skyriaus vieta organizacijos struktūroje

Uždaviniai, kuriuos išsprendžia viešųjų pirkimų skyrius, atsižvelgiant į dabartines rinkodaros tendencijas, turėtų būti išspręsti šia tvarka:

• Pirmiausia sukuriama pardavimo strategija (gatavas produktas arba nupirktas produktas).
• Tuomet, jei įmonėje įsigyjamas pirkimo skyrius, nusprendžiamas gamybos strategijos klausimas.
• Ir tik tada sukuriama reikalingų prekių, žaliavų ar komponentų pirkimo strategija.

Pirkimų skyriaus vadovas dažnai yra tiesiogiai pavaldus generaliniam įmonės vadovui.

Veiksmingatiekimo skyriaus bendravimas su rinkodaros ir pardavimo skyriumi. Be to, be pastangų sukurti viešųjų pirkimų skyrių, pagerinti jo struktūrą ir motyvaciją, liks be tinkamo rezultato.

Jei valdoje ar organizacijoje diegiama sistemakategorijos valdymo, pirkėjas turi dirbti kartu su kategorijos valdytoju. Kartu būtina atskirti kiekvieno specialisto atsakomybės sritį, kad motyvacijos sistema išliktų skaidri ir suprantama visiems.