Een zakelijke bijeenkomst is een van de vormen van zakelijke communicatie, met als doel een collectieve discussie, het begrijpen van de problemen en problemen van een onderneming (organisatie) en het nemen van een juiste beslissing.
Soorten zakelijke bijeenkomsten onderscheiden zich door het hoofddoel of de taken die moeten worden opgelost: planning, motivatie, interne routines, controle over de activiteiten van werknemers en anderen.
Het houden en voorbereiden van een zakelijke bijeenkomst heeft een bepaalde technologie, waarmee u deze vorm van zakelijke communicatie gemakkelijk kunt beheersen.
Stap 1. Bepaling van het doel van de vergadering en de agenda.
Een zakelijke bijeenkomst is niet alleen een vergaderingmedewerkers. Zijn doel moet eruit zien als een doelresultaat, dat wil zeggen het nemen van een specifieke beslissing. Daarom moet dit resultaat vooraf worden geformuleerd. Hoe specifieker de formulering van het besluit, hoe effectiever de vergadering zal zijn en het resultaat zal worden bereikt. Bij het bepalen van het doel moet de organisator de vraag beantwoorden: kan dit probleem worden opgelost door een specifieke werknemer in de huidige werkvolgorde? Is het mogelijk om de vergadering te vervangen door een andere manier om het probleem op te lossen?
De agenda wordt vooraf opgesteld.De deelnemers aan de vergadering moeten vertrouwd worden gemaakt met de komende discussie, de benodigde materialen om over een oplossing te kunnen nadenken. Bovendien moet elk agendapunt zijn eigen doel hebben. Naast de onderwerpen op de agenda, worden de deelnemers aan de vergadering geïnformeerd over de tijd die is uitgetrokken voor de bespreking van elk onderwerp.
Stap 2. Bepaling van de tijd en het aantal deelnemers.
Traditioneel zakelijke bijeenkomsten (behalvenoodgeval) worden op een specifieke dag van de week 's middags gehouden. Het is noodzakelijk om de kring van deelnemers zo te bepalen dat het minimum aantal werknemers wordt beheerd. De beste optie is 6-7 personen. De constructieve oplossing van problemen en problemen hangt af van de aanwezigheid van alleen geïnteresseerde partijen. Het is beter om het houden van de vergadering toe te vertrouwen aan die werknemers die het meest bekwaam zijn in dit onderwerp.
Stap 3. Organisatie van de locatie.
Organisatoren moeten voorspellen hoemisschien de compatibiliteit van de deelnemers aan de vergadering. Dit zal het mogelijk maken stoelen en stoelen te plaatsen om de communicatie-efficiëntie te vergroten. Informatie wordt beter en sneller waargenomen als het gezicht, de ogen en de gebaren van de spreker duidelijk zichtbaar zijn.
Stap 4. Een vergadering houden: duur en planning.
Een zakelijke bijeenkomst heeft enkele componenten,die direct van invloed zijn op de effectiviteit van besluitvorming. De duur mag optimaal niet langer zijn dan 40-45 minuten. Psychologisch gezien zal de collectieve geest niet in staat zijn om productief te werken na deze tijd. Als het nodig is om de discussie voort te zetten, wordt aanbevolen om een pauze van ten minste 30 minuten te nemen, wat het welzijn en de aandacht verhoogt.
De zakelijke bijeenkomst moet tijdslimieten hebbenoptredens. Het toezicht op de naleving van de voorschriften is de verantwoordelijkheid van de voorzitter. Respect voor de voorschriften van alle deelnemers aan de vergadering toont echter de competentie van werknemers aan.
Stap 5. Notulen van de vergadering.
Een officieel document opstellende belangrijkste fasen van de vergadering, de namen van sprekers, voorstellen en gemaakte beslissingen, een noodzakelijk onderdeel van een zakelijke bijeenkomst. Op basis van het protocol heeft het hoofd het recht om de uitvoering van genomen beslissingen te eisen.
Stap 6. Analyse van de voorbereiding en het verloop van de vergadering.
Деловое совещание считается успешным, если можно beantwoord de vragen positief: hoe correct gedefinieerd is de kring van deelnemers aan de vergadering? Heeft de locatie van de deelnemers bijgedragen aan de effectiviteit van communicatie? Hoe geïnteresseerd waren de deelnemers aan de discussie? Wat diende als spontane beslissingsstrategieën? Welke tegenstrijdigheden tussen persoonlijke en collectieve doelen verschenen? Wat veroorzaakte de conflicten die zich voordeden (als ze zich voordeden)? Is de vergadertijd effectief besteed?
