Rumores sobre o cancelamento de despesas de viagem agitam periodicamente a opinião pública. Vamos descobrir. É realmente possível cancelar despesas de viagem e como isso é legal?
Desde 8 de janeiro de 2015, dirigindo um subordinadotrabalhador em viagem de negócios, o empregador não é obrigado a seguir o procedimento anteriormente exigido para a emissão do certificado de viagem de negócios. Além disso, a legislação cancelou a obrigatoriedade de elaboração de outros documentos - uma atribuição de serviço e um relatório sobre o trabalho realizado por um funcionário que voltou de uma viagem de negócios.
Tais mudanças são registradas na ResoluçãoGoverno da Federação Russa nº 1595 de 29 de dezembro de 2014, que entrou em vigor na data acima (popularmente - a lei sobre a abolição do subsídio de viagens). A base para o envio de um empregado em viagem de negócios é a decisão de seu empregador. Este documento, como antes, deve fixar os termos de tal viagem. Mas não há mais necessidade de redigir uma designação de serviço.
As novas regras estabelecem: é possível e necessário calcular o tempo (real) durante o qual um funcionário esteve em uma viagem de negócios de acordo com os documentos de viagem fornecidos a eles no retorno.
No caso de sua partida por meio de um pessoaltransporte que indique o tempo real de permanência no destino, o viajante deve observar ao redigir um memorando. Ele o apresenta com o anexo de documentos capazes de confirmar a movimentação no transporte especificado (podemos falar de guia de remessa, recibos, faturas e recebimentos de caixa).
Retornando de uma viagem de negócios, em um período de três diaso termo do viajante a negócios deve apresentar relatório prévio por ele elaborado com a junção dos documentos do aluguel das instalações e das despesas reais realizadas. Um relatório de progresso não é mais necessário. Mas nenhum cancelamento de subsídio de viagem é esperado.
As inovações causaram alguma confusão no ambientefuncionários de serviços de contabilidade. Questões levantadas relativas a possíveis problemas com a aprovação oficial de despesas de viagem em caso de cancelamento dos documentos acima mencionados Também não estava claro o que fazer com a isenção do imposto de renda de pessoa física.
Então, à luz de tudo isso, vale a pena dar uma olhadaproblema com mais cuidado e decidir se deve ou não continuar a emitir certificados de viagem. Esta questão é relevante para serviços de gestão e contabilidade. Funcionários comuns não têm nada com que se preocupar - ninguém planeja cancelar despesas de viagem (mais precisamente, reembolsá-las a um funcionário específico).
Qualquer viagem de negócios está repleta demuitas despesas que exigem reembolso. Para ter em conta e implementar estes pagamentos estimados, o departamento de contabilidade requer a sua confirmação documental. Conforme já mencionado, no início da composição dos documentos necessários estavam os certificados de viagem e atribuições de serviço, juntamente com relatórios sobre o trabalho realizado. Mas a partir dessa data (8 de janeiro de 2015), a decisão de cancelar os certificados de viagem eliminou a necessidade de emiti-los.
Assim, entre eles havia apenas uma ordem direcionando o subordinado em viagem de negócios. Este documento deve especificar a duração da viagem e sua finalidade.
A tarefa deles agora é confirmar a data reala localização do funcionário no local da viagem de negócios. Ele deve apresentá-lo ao retornar. Por exemplo, se uma viagem de negócios está relacionada a viagens aéreas, as datas de início e término serão definidas com a apresentação das passagens aéreas.
Quando um funcionário parte em uma jornada paraNo seu próprio carro, voltando, ele redige um memorando indicando as datas de partida e chegada. O que neste caso pode confirmar as informações aí indicadas? Esses certificados servirão como cheques de gasolina de um posto de gasolina, recibos de pagamento de vagas de estacionamento, etc.
Se, de repente, alguns desses documentos acabassem sendoperdido, o cancelamento dos benefícios de viagem não é de todo necessário. O empregador pode fazer um pedido adicional à organização de transportes, a fim de confirmar o fato da viagem. A ID de viagem não é mais o fator determinante.
De acordo com a primeira parte do Artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa, a listaas despesas que o empregador é obrigado a reembolsar ao trabalhador destacado, consistem em despesas de deslocação, aluguer de alojamento e ajudas de custo diárias. Do ponto de vista contábil, em caso de confirmação pelos documentos pertinentes, não é necessário tributar as despesas de viagens do imposto de renda de pessoa física. Esta norma foi fixada no artigo 217º do Código Tributário da Federação Russa. Na ausência de documentos comprovativos, terá de ser cobrado o imposto de renda pessoa física.
Apresentação direta obrigatóriao certificado mencionado do Código Tributário não contém. Antes mesmo do cancelamento dos certificados de viagem em caso de disputas e litígios, a arbitragem concluiu que a ausência dos mesmos não acarreta tributação automática. Ainda mais agora - o risco relativo ao imposto de renda pessoal está completamente ausente.
A situação é semelhante com os prêmios de seguro.As despesas oficialmente estabelecidas (diária, aluguel de moradia e viagens) não estão sujeitas a prêmios de seguro. Aqui, da mesma forma, observa-se uma condição indispensável para a apresentação de documentos comprobatórios.
Se antes de 2015 o certificado foi considerado emcomo aplicação obrigatória na lavratura de laudo antecipado, então na sua ausência, de acordo com a carta do Rostrud nº 17-4 / 1647 de 2013, os prêmios de seguros estavam sujeitos a provisionamento. Agora, após o cancelamento dos certificados de viagem, essa base foi perdida, e o relatório prévio apresentado sem eles não é considerado uma violação.
De acordo com as normas contábeis, para a composiçãooutros custos incorridos no processo de produção e venda são os custos da organização associados ao envio de funcionários em viagens de negócios. Isso é feito no cálculo do imposto de renda. O lançamento correspondente é feito na data em que o relatório de despesas foi aprovado. Como nos casos acima - com custos documentados. Além disso, o projeto deve estar em conformidade com as normas legislativas da Federação Russa.
A situação é semelhante à descrita anteriormente para as seguradoras.contribuições. Oficialmente, acreditava-se anteriormente que a ausência do certificado de viagem excluía automaticamente esses custos da lista de despesas. Mas na situação atual (a abolição dos documentos de viagem "supérfluos"), tal abordagem está fora de questão.
Custos de viagens de negóciosdeve ser justificado do ponto de vista econômico. Sua tarefa é trazer lucro para a organização. O objetivo da viagem de negócios prevista no pedido, por se tratar de atividade comercial, deve implicar em despesas de viagem economicamente justificadas.
Mesmo antes, as autoridades fiscais costumavam se manifestarparecer sobre a necessidade de pedido sobre o rumo adequado para a viagem do funcionário. O cancelamento dos certificados de viagem não apresenta quaisquer problemas potenciais a este respeito, uma vez que as suas funções são semelhantes.
Em princípio, isso não é proibido.O cancelamento obrigatório de certificados de viagem não é legalmente especificado em qualquer lugar. Se forem convenientes para o empregador, juntamente com as atribuições de trabalho, para fins de contabilidade interna, ele tem todo o direito de se envolver em sua posterior compilação. Mas não será mais possível certificar uma viagem de negócios com apenas um certificado. Repetimos - por si só, sem os bilhetes, encomenda, etc. em anexo, não servirá de forma alguma como confirmação das despesas de viagem e do direito à isenção de contribuições e do imposto de renda pessoal.
De acordo com as regras gerais, o empregador está próximoos atos locais internos determinam todos os pontos relativos ao porte e procedimento para reembolso de despesas aos funcionários destacados. Este direito é concedido a ele pelo Artigo No. 168 do Código do Trabalho da Federação Russa. A mudança padrão é aprovar um documento chamado Regulamento de Viagem para uma finalidade semelhante. Se, devido a inovações na empresa, for decidido deixar de usar os certificados, este ato deverá ser alterado de acordo com a familiarização com a assinatura de todos os colaboradores.
1. Não deve mais fazer referência a cessões de serviço e, em caso de cancelamento de certificados de viagem, este conceito deve ser retirado do documento.
2. Deve haver cláusula sobre a definição do objetivo e duração da viagem no pedido.
3. Em rubrica separada deve estipular-se a necessidade de o trabalhador apresentar uma nota oficial com os documentos comprovativos em caso de deslocação em transporte pessoal.
As informações sobre a saída do viajante devem serrefletir no periódico de um formulário especial nº 739n, que foi aprovado por despacho do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social em setembro de 2009. Esse diário possui uma coluna separada, anteriormente destinada a registrar o número do certificado de viagem e o período para o qual foi emitido. Nas novas condições, o preenchimento dessa coluna não é necessário. Se houver um traço ou nada, não será considerado uma violação.
Como você sabe, durante uma viagem de negócios, um funcionárioprovido de rendimentos médios, bem como diárias pagas para cada um dos dias corridos de uma viagem de negócios. O último conceito refere-se aos custos adicionais em que ele incorre por ficar fora de sua residência permanente.
Esperava-se que a partir de 1º de janeiro de 2016 o pagamentoas diárias serão canceladas. Mas esse evento nunca aconteceu. O Artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa fixou o reembolso obrigatório do empregado por despesas adicionais relacionadas ao viver fora de sua residência permanente quando enviado em viagem de negócios. Ou seja, a abolição do auxílio viagem significaria uma violação das leis trabalhistas.
Seu tamanho é determinado independentemente em cadaorganizações. Este montante deve ser fixado nos atos regulamentares locais relacionados com viagens oficiais (por exemplo, nos Regulamentos sobre viagens de negócios). De acordo com a lei, o imposto de renda pessoal não está sujeito ao valor máximo igual a 700 rublos. dentro do território do nosso país e 2500 rublos. quando viajar para o exterior. Isso significa que, no caso do estabelecimento pela ordem da gestão do subsídio diário, digamos, 1000 rublos. O imposto de renda de pessoa física deverá ser pago de um montante superior a 700 rublos. - ou seja, 300 rublos.
Reembolsá-los por todos os dias da viagem de negócios, incluindoferiados e fins de semana. Isso também inclui os dias em que o funcionário está na estrada ou em situação de parada forçada. Se a viagem de negócios for de um dia, não é necessário pagar diárias na Rússia. No entanto, ninguém proíbe o empregador por um ato local de prever uma compensação semelhante neste caso.
O limite de tais pagamentos como tal, sea organização é comercial, não existe. Apenas os valores acima mencionados (700 e 2500 rublos, respectivamente) são legalmente fixados, os quais não estão sujeitos a tributação. O cálculo dos dias para os quais esta compensação é devida ao trabalhador passou a ser feito de acordo com a regra geral e de acordo com o memorando.
