Qualquer tarefa atribuída a um funcionárioimplica a apresentação de relatórios sobre a sua implementação. E uma viagem de negócios para outro assentamento, neste caso, não é exceção. Ao sair da cidade com atribuição específica da administração, o funcionário deve certificar-se de que, ao retornar, traz consigo os documentos contábeis da viagem. Esta regra é obrigatória para todos os funcionários da empresa.
As especificidades de muitas organizações (empresas)proporciona comunicação constante com os parceiros. Mas muitos deles geralmente estão localizados fora do assentamento determinado. Portanto, alguns funcionários são obrigados a viajar para outra cidade para resolver questões importantes de produção.
Para confirmar a execução na chegadainstruções específicas, devem elaborar os documentos contabilísticos adequados às viagens. Só depois disso o departamento de contabilidade poderá pagar aos funcionários as despesas incorridas durante o período de execução da tarefa de serviço. A lista de funcionários com direito a viagens de negócios, bem como o tempo e outros detalhes da viagem, são normalmente estipulados por determinados acordos, vários regulamentos locais ou um acordo coletivo. Em qualquer caso, ao viajar, o colaborador deve ter consigo:
Estes são os principais documentos contabilísticos das viagens, sem os quais qualquer viagem do trabalhador não terá fundamento.
Acordos com funcionários para tarefas concluídaso departamento de contabilidade faz isso passo a passo. Primeiro, antes de sair, o funcionário recebe um adiantamento, cujo valor é calculado com base nos padrões existentes. Esses fundos são fornecidos para despesas de viagem, aluguel de moradia, despesas adicionais de moradia (diárias) e outras necessidades permitidas pelo inquilino. O cálculo final é feito após o funcionário devolver os documentos de relatório preenchidos para a viagem. Eles devem conter:
Juntamente com um relatório prévio para o departamento de contabilidadetambém é necessário entregar um certificado de viagem, que deve conter as marcas das empresas que o trabalhador visitou no desempenho da tarefa oficial atribuída. O nome da organização deve corresponder ao que foi originalmente indicado no pedido. Se, em caso de necessidade de produção, for necessária a visita a empresas localizadas em outras localidades, este fato deve ser anotado no relatório de viagem de negócios.
Para fazer uma viagem de negócios, o funcionário recebe doisdocumentos principais (encomenda e certificado de viagem), que, em princípio, se duplicam. Ambos contêm informações sobre o destino e as datas da viagem.
A partida é considerada o primeiro dia de uma viagem de negóciosum empregado de um local de trabalho permanente. A data da saída está indicada no bilhete do veículo utilizado (ônibus, trem, avião). Além disso, a contagem regressiva do dia é feita para até 24 horas. O dia seguinte é considerado mais tarde. Isso deve ser levado em consideração ao comprar os ingressos. O último dia é determinado pela data de retorno, também indicada no bilhete. Até 2015, o cálculo era realizado com base nas informações constantes do certificado de viagem. Porém, após a entrada em vigor do Decreto da Federação Russa nº 1.595, de 29 de dezembro de 2014, para confirmar a saída, o funcionário só precisa apresentar documentos de relatório de viagem na forma de bilhetes de viagem. Eles servirão como prova da duração da viagem, com base na qual o departamento de contabilidade pagará ao funcionário "diárias" (despesas adicionais associadas ao alojamento). Esses fundos destinam-se à alimentação de uma pessoa que está fora de casa em conexão com o desempenho de funções oficiais em nome da administração. Talvez seja por isso que esses custos às vezes são chamados de “subsídio de campo”, que é calculado com base nas normas aprovadas pelo governo russo.
Em uma viagem de negócios, muitos funcionáriosreserve seus quartos de hotel com antecedência. Isso garante que eles possam ficar lá na chegada. Mas às vezes não é possível utilizar esse serviço por falta de vagas gratuitas, ou o funcionário prefere resolver o problema na hora. Nesse caso, ele terá que se contentar com um imóvel alugado. Esta opção também é possível.
Ao retornar, ele precisará indicar estecircunstância, elaboração de documentos de contabilidade para viajantes de negócios. Por residir em apartamento, receberá indenização, cujo valor é aprovado em regulamento próprio. O valor total consistirá no pagamento diário multiplicado pelo número de dias gastos na viagem de negócios. Em alguns casos, a administração da empresa aluga um apartamento no assentamento, onde seus funcionários costumam ir para resolver problemas de produção. Isso simplifica muito a questão da moradia para o funcionário. Ele está legitimamente localizado em um quarto alugado, sem gastar seus próprios fundos. Consequentemente, ao retornar, a empresa não deve compensá-lo por nada.
Ao voltar para casa, o trabalhador pode contar compara reembolsar os custos incorridos por ele durante uma viagem de negócios. Às vezes, eles são mesmo incomensurados com os custos reais. Isso pode acontecer caso ele não tenha apresentado documentos comprobatórios ao departamento de contabilidade ou caso não autorizado exceda injustificadamente as normas máximas permitidas. Nesse caso, o funcionário terá que lidar pessoalmente com a gestão. O que deve ser incluído nos documentos de contabilidade de viagens? O exemplo de relatório de despesas resumidas é uma lista de todos os custos financeiros de um funcionário.
Como regra, o seguinte está sujeito a reembolso:
O funcionário poderá obter a diferença entre o adiantamento e o valor efetivamente gasto no cálculo do salário do mês corrente.
Ao sair do trabalho, um funcionário, comovia de regra, ele resolve vários problemas importantes para a empresa. Muitos deles não podem ser resolvidos em um dia. E estando em outra cidade, ele precisa passar a noite em algum lugar. A opção mais fácil é um hotel. Qualquer recém-chegado pode encontrar tudo o que precisa para ficar lá.
Do que são os documentos contábeishotéis para viajantes de negócios? Normalmente trata-se de um recibo (fatura) de pagamento de serviços de hospedagem. É uma forma de relatório estrito 3-G, que reflete as seguintes informações:
Junto com a nota fiscal, o departamento de contabilidade deve apresentarcheque administrativo, que é emitido lá, no hotel, após o pagamento. Será uma confirmação dos custos a serem reembolsados. A conta também pode incluir serviços adicionais (reserva, cafeteria, lavanderia, estacionamento, telefone, transfer para o aeroporto e outros). Mas o seu pagamento só é efectuado se estiverem previstos no acordo colectivo desta empresa ou com autorização pessoal da administração.
