Munca personalului la orice întreprindere este de neconceputfără păstrarea formularelor de înregistrare. Tipurile și specificul acestora sunt dictate de caracteristicile unei întreprinderi date și sunt de obicei determinate la discreția șefului (cu excepția formularelor obligatorii, de exemplu, pentru contabilitatea cărților de muncă etc.). Menținerea altor forme nu este strict obligatorie, dar în întreprinderile mari facilitează și optimizează foarte mult munca departamentului de personal.
Formularele de înregistrare includ jurnalele contabileși cărți de înregistrare. De obicei, înregistrarea acestora este efectuată de către angajații serviciului de personal în funcție de obiectul documentelor înregistrate, ținând cont de comoditatea și oportunitatea. Acesta poate fi o aranjare portret sau peisaj a paginilor, prezența coloanelor și coloanelor necesare pentru acest tip particular de contabilitate. Formularele de înregistrare pot fi sub formă de formulare speciale tipărite (astfel de formulare sunt de obicei achiziționate de întreprindere) sau completate manual.
Detalii obligatorii pentru orice înregistrareformularele sunt denumirea întreprinderii și formularul în sine, data începerii întreținerii acesteia, data încheierii întreținerii, perioada de păstrare, semnătura persoanei desemnate cu întreținerea. Toate paginile unei astfel de cărți sau reviste sunt tăiate, numerotate, cusute împreună și certificate cu sigiliul și semnătura capului. Paginile sunt completate cu un stilou negru, mov sau albastru cu o scriere de mână îngrijită, fără ștersături și pete. Dacă se face o intrare incorectă, aceasta trebuie tăiată cu o linie subțire, iar informațiile corecte sunt introduse mai jos. Fiecare corectare trebuie să fie semnată și datată de persoana responsabilă. În prezența coloanei „Note”, acolo sunt introduse informații despre corecție.
Jurnalul contabil se referă la documentele interneutilizarea și nu este transferată la alte divizii. Este stocat de o persoană care, din ordinul șefului, este desemnată responsabilă pentru conduita sa. După completarea tuturor paginilor, jurnalul contabil se predă arhivei întreprinderii și se păstrează de la 3 la 75 de ani, în funcție de perioadele de păstrare adoptate pentru diverse documente.
Un exemplu de formular de înregistrare esteun jurnal de timp, care este ținut de multe întreprinderi, deși nu este obligatoriu prin lege. Potrivit regulamentului intern, salariații în timpul zilei de lucru au dreptul de a părăsi locul de muncă numai cu permisiunea conducătorului, indicând scopul și timpul absenței. Acest jurnal de bord servește ca mijloc de înregistrare a orelor efective lucrate. De obicei, constă din mai multe coloane (numărul de înregistrare și data, ora sosirii și plecării, locul plecării, semnătura angajatului).
Un alt exemplu de formular contabil este jurnalulcontabilizarea controalelor unei persoane juridice sau unui antreprenor privat. Face parte din formularele standard aprobate prin pr. Nr. 141 din 30.04.2009 de către Ministerul Dezvoltării Economice al Federației Ruse și este folosit pentru a introduce informații despre inspecțiile efectuate de organele de reglementare ale statului. Este foarte de dorit să existe un astfel de jurnal de bord pentru orice întreprinzător individual sau persoană juridică, pentru a respecta legea și a proteja împotriva inspecțiilor neautorizate. Însă absența acestui jurnal nu este o încălcare, inspectorii vor consemna doar faptul absenței în raportul de inspecție.
Acest jurnal este păstrat de către auditat șicompletate de reprezentanții autorității de control. Angajaților organizației auditate le este interzis să facă înscrieri în ea. Persoanele care efectuează verificarea sunt obligate să înscrie în jurnal o evidență a scopului, domeniului și calendarul acesteia și să indice detaliile comenzii pe baza căreia se efectuează verificarea. În cazul în care inspectorii refuză să completeze datele din coloanele jurnalului, acțiunile lor pot fi contestate. Înscrierile din jurnal, dacă este cazul, pot fi folosite pentru a clarifica legalitatea următoarei verificări, iar în caz de conflict, ele pot servi drept bază pentru contactarea autorităților superioare, până la o plângere la parchet.
Revista trebuie neapărat cusată, numerotată, sigilată de o persoană juridică și trebuie să conțină următoarele coloane:
- denumirea autorității de supraveghere;
- data începerii inspecției, încheierea acesteia, ora inspecției;
- temeiul juridic al acestuia;
- scopul și subiectul acestei verificări;
- încălcări constatate în timpul controlului și instrucțiuni pentru eliminarea acestora;
- Numele complet, funcția, semnătura persoanei care efectuează inspecția.
