Orice utilizator de sisteme informatice bazate peWindows știe că fiecare versiune a suitei standard de birou Microsoft include editorul unic Access. Ce fel de program este acesta, cum să lucrezi cu el, acum va fi luat în considerare. Desigur, aici vor fi date doar elementele de bază inițiale, deoarece o descriere a absolut toate caracteristicile aplicației va dura mai mult de o pagină.
Ce este acest program?Access este un sistem complet pentru lucrul cu baze de date de orice tip, bazat pe un model relațional, cu capacitatea de a schimba dinamic date cu alte aplicații sau publicații de pe Internet. Acesta prevede utilizarea instrumentelor de automatizare a prelucrării informațiilor de orice tip, care sunt prezentate într-o formă structurată.
În plus, Access este și un pachet în careeste furnizat suport pentru controalele ActiveX, ceea ce extinde semnificativ capacitățile programului în ceea ce privește faptul că poate utiliza nu numai componente de tabel sau text, ci și multimedia și obiecte de pe Internet. Legăturile dintre bazele de date (DB) stabilite în aplicație permit urmărirea precisă a modificărilor în oricare dintre ele cu ajustarea automată a parametrilor în altele.
Nu este surprinzător, Microsoft Access este în majoritateacazuri, este folosit pentru a automatiza complet procesele de analiză a unor procese din contabilitate, afaceri etc. Datorită structurii universale, programul poate elimina aspectul așa-numitei redundanțe de date, atunci când trebuie să modificați un parametru nu prin introducerea unuia nou, ci prin corectarea celui vechi, și astfel încât modificarea acesteia să se reflecte în toate bazele de date aferente.
De exemplu, într-o întreprindere cu ajutorul Access,contabilitatea furnizorilor, clientilor si activitatilor in care sunt implicati. Detaliile bancare ale unui furnizor se modifică. Este suficient să le schimbați în baza de date, deoarece ajustarea automată va afecta toate celelalte baze de date. Aceasta va înlocui datele, nu va introduce altele noi împreună cu cele existente. Și această schimbare va afecta aceleași activități conexe. Adică, într-un fel, utilizatorul primește automatizare completă.
Același lucru este valabil, de exemplu, în contabilitatea depozitului.Atunci când un anumit grup de mărfuri este vândut prin divizia corespunzătoare a întreprinderii, articolele de mărfuri sunt anulate automat în baza de date a mărfurilor disponibile în depozit. Dar acestea sunt cele mai simple exemple. De fapt, aplicația are mult mai multe funcții.
În ceea ce privește comoditatea muncii, aceasta se realizează datorită prezenței principalelor elemente care joacă un rol crucial în analiza și prelucrarea datelor bazei de date. Printre elementele principale se numără următoarele:
După cum știți deja, Access este un programpermițând nu numai să utilizați propriile date introduse de utilizator, ci și să le legați între ele. Capacitățile aplicației sunt astfel încât informațiile pot fi importate din alte aplicații (FoxPro, Paradox, Excel, Word etc.). Pentru a simplifica procedurile, datele nu pot fi importate, ci legate, și nu numai cu programele indicate, ci și cu surse dintr-un mediu de rețea sau de pe Internet.
Procesul de legare în sine este efectuat pe baza interogărilor, similar modului în care funcționează bazele de date SQL (Access le acceptă și ele).
În Access, tabelul este elementul principal.În aparență, această componentă este foarte asemănătoare cu tabelele Excel, cu toate acestea, capacitățile Access sunt mult mai largi, iar principiile de lucru cu astfel de elemente au propriile caracteristici distinctive.
Cu toate acestea, creați-vă propria bază de date cândPornirea programului este destul de ușoară. După ce apare fereastra de bun venit, utilizatorului i se oferă o alegere de șabloane, pe baza cărora va fi creată viitoarea structură a bazei de date sub forma unui tabel. Aceasta este așa-numita vedere în culise. Aici puteți găsi spații încorporate care sunt utile pentru efectuarea unor sarcini specifice sau puteți consulta căutarea pe resursa oficială Microsoft dacă niciunul dintre ele din listă nu corespunde nevoilor utilizatorului (deși acest lucru este puțin probabil).
După alegerea unui șablon, trebuie să îl salvați ca fișier, specificând locația și numele, după care aplicația va genera automat structura tabulară dorită.
Dacă utilizatorul nu se potrivește cu nimic și doreștecreați singur o bază de date, atunci când creați un fișier nou în meniul corespunzător, trebuie să selectați o bază de date goală. Aici merită luate în considerare unele limitări. De exemplu, bazele de date desktop nu acceptă publicarea web, iar bazele de date web nu sunt în concordanță cu unele dintre caracteristicile celor anterioare.
După ce ați creat tabelul inițial, puteți continuaintroducerea datelor. Rețineți că datele pot fi introduse numai în coloanele și rândurile adiacente. De asemenea, nu adăugați celule goale între ele, așa cum se face în Excel. În plus, cea mai importantă condiție este ca fiecare coloană să conțină un singur tip de date, adică dacă formatul utilizează inițial data și ora, informațiile cu calcule bazate pe exponent introduse în coloană nu vor fi recunoscute. Deci, dacă este posibil, trebuie să planificați masa în această perspectivă. Pentru a simplifica munca, puteți utiliza un mod special al designerului.
În ceea ce privește importul de date, aici sunt posibilitățileProgramele sunt practic nelimitate. Condiția principală este doar ca datele importate să fie împărțite în tipuri tabulare (cum ar fi tabelele în Excel sau Word). Dacă importul este efectuat, de exemplu, într-o versiune text din Notepad, puteți crea o structură similară folosind tabulatorul (tasta Tab).
Puteți utiliza și liste SharePointconectați datele pentru a ușura lucrurile. Pentru a face acest lucru, utilizați o comandă specială din fila de date externe, situată în grupul de import și link. Aici sunt oferite soluții gata făcute (Excel, Word etc.). La alegere, rămâne doar să specificați locația fișierului dorit, locația salvării în baza de date curentă și să confirmați alegerea.
Aceasta este aplicația Access.Programul este foarte popular în rândul unei game largi de utilizatori, deoarece dezvoltatorii săi au încercat să combine posibilitățile altor produse software de acest tip în el cât mai mult posibil. Și acesta este ceea ce a făcut această aplicație foarte flexibilă în personalizarea și aplicarea automată a majorității funcțiilor. Rămâne de adăugat că Access este un instrument de procesare a datelor foarte puternic, deși aici au fost luate în considerare doar informațiile de bază despre aplicație.
