Hlavné detaily dokumentov

Dokumenty sú neoddeliteľnou súčasťou nášho dokumentuživot. Naše narodenie potvrdzuje dokument, každá etapa života sa spája s úradnými listinami, dokumentuje sa dokonca aj smrť. Hlavným prvkom každého druhu dokumentu sú podrobnosti. O nich bude reč nižšie.

Náležitosti dokumentov sú ich prvky, ktorévám umožní posúdiť účel, typ a stupeň dôležitosti príspevku. Dnes naša krajina prijala jednotnú štátnu normu (GOST 351141 z roku 1998), ktorá určuje nielen počet detailov ako takých, ale aj požiadavky na ich dizajn a tiež reguluje ich kombináciu v rôznych druhoch dokumentácie.

Typ dokumentu je určený stupňom jeho dôležitosti,vymenovanie. Oni zase určia počet a umiestnenie podrobností. Všeobecne možno dokumenty rozdeliť do dvoch rozsiahlych kategórií: úradné a osobné.

Osobné sú výsledkom činnostíosoba. Patria sem listy a spomienky, fotografie a poznámky. Takéto dokumenty sú cenné iba pre konkrétnu osobu alebo okruh ľudí, najčastejšie nemajú právnu silu.

Úradné dokumenty zahŕňajú rôzneadministratívne a normatívne akty určené na vykonávanie v rámci jednotlivej organizácie alebo štátu ako celku (vyhlášky, zákony, nariadenia, protokoly atď.), ako aj úradné osobné doklady (preukazy totožnosti, doklady potvrdzujúce občiansky stav, stav, atď.) atď.).

Hlavným prvkom sú náležitosti dokumentovje to ich oficiálna odroda. Ako bolo uvedené vyššie, počet prvkov, ktoré tvoria jeho súčasť, určuje stav a účel úradného dokumentu.

Hlavnýpodrobnosti dokumentov. Ako už z názvu tejto kategórie vyplýva, jedná sa o súbor prvkov, ktoré musia byť obsiahnuté v úradnom papieri. Najjasnejšie je, že súbor základných podrobností odráža formu alebo podobu dokumentu. Práve v nich sa zhromažďujú podrobnosti o dokumente, bez ktorých sa bude považovať za vykonaný nesprávne. Medzi nimi:

• štátny znak a / alebo logo spoločnosti;
• názov organizácie (úplný a prípadne skrátený);
• referenčné údaje.Je potrebné poznamenať, že ustanovenia normy neobsahujú jasné pokyny týkajúce sa úplnosti obsahu týchto údajov. Preto v nich stačí uviesť iba legálnu adresu a kontaktné čísla. Často však obsahujú bankové údaje;
• názov typu dokumentu;
• autor a údaje osoby, ktorej sa dokument zasiela;
• dátum a registračné číslo;
• titul;
• text samotného dokumentu;
• podpis vedúceho spoločnosti alebo autora.

Tieto podrobnosti dokumentu nie sú ani zďalekajediní. Okrem základných prvkov môže obsahovať rôzne značky naliehavosti a dôvernosti, značky dohody alebo schválenia (inak sa nazývajú „pečiatka“ a „víza“).

Mnoho dokumentov je naopak platných aj bez nichniektoré z vyššie uvedených položiek. Takže tie, ktoré sú určené na interný obeh, nemusia obsahovať referenčné údaje o organizácii, ale môžu byť vykonané na hlavičkovom papieri bez nich.

Náležitosti dokladov, ich správne umiestnenie aregistrácie v súlade s prijatou normou, hovoria nielen o gramotnosti výkonného umelca zodpovedného za vypracovanie dokumentu, ale aj o vysokom stave samotnej organizácie.