Закључивање било које трансакције захтева документацијупотврда. Поред састављања потребних докумената, често је потребно пренети службене папире са једног физичког или правног лица на друго. Такав пренос је законски поступак и захтева неопходну писмену регистрацију. Документарни доказ догађаја који се десио је акт преноса докумената, састављен у одређеном облику и потписан од стране свих учесника.
Такав чин је правно оправдан само акосастављање у складу са правилима канцеларијског рада и присуство свих потребних потписа. Не постоји јединствена банка или јединствен образац за све случајеве, јер су ситуације које захтевају пренос докумената веома различите. Стога је форма овог документа у свакој конкретној ситуацији различита.
Генерално, документ се састоји од трипотребни делови. Први део, одмах иза наслова „Потврда о пријему и преносу документа” (узорак је, по правилу, различит за сваку врсту документа), датум и место састављања, садржи податке о страни која шаље и прима. За појединце, ово је пуно име и подаци о пасошу, за организације - пуно име и подаци представника. Ако се документи преносе између различитих одељења исте организације, морају се навести називи структурних одељења (пренос и пријем), као и имена представника.
У другом делу акт о примопредаји садржи стварнисписак пренетих докумената са назнаком серијских бројева и података о регистрацији приказаних у рачуноводственим документима. Такву листу је најбоље уредити у облику табеле.
Последњи део акта треба да назначиброј копија које су стране направиле и потписале. За представнике организација, поред потписа потребно је навести позиције и доставити препис потписа. Акт мора бити оверен и печатом организације.
У случају преноса посебно важних докумената актпренос саставља посебна комисија формирана по налогу старешине. У овом случају морају се дати потписи, имена и позиције свих чланова комисије.
Повратни пренос докумената могућ је само уз посебну пријаву утврђеног обрасца са пописом пренетих докумената. Ако се део докумената изгуби, то такође треба да се одрази у пријави.
У којим случајевима треба сачинити актпреношење? У току кадровских докумената, пренос докумената са једног запосленог на другог врши се у случајевима одласка на одмор, отпуштања или преласка у друго одељење. Поред тога, овај акт се сачињава приликом предаје докумената у архив на чување или уништавање. Све потребне информације о кретању докумената одражавају се у посебном часопису или фасцикли. Акт преноса и прихватања докумената мора садржати потпуну њихову листу, без обзира на број листова или свезака.
За правно компетентне и исправнесастављеног акта о преносу, кадровска служба организације мора имати списак потребних регулаторних докумената. Обавезни документи кадровске службе обухватају правилник о накнадама, интерни правилник, уговор о раду, кадровску листу, наредбе за кадрове, распореде одмора, личне карте запослених и њихове радне књижице, пријаве за одсуство и отпуштање запослених и низ других. .
Посебно одговоран процес - пријем и преносрадне књижице, у случају губитка којих је процес опоравка повезан са значајним потешкоћама. Такође, најважнији документ је књига обрачуна радних књижица, која садржи потписе и запослених и отпуштених. Пренос радних књижица се препоручује да се изврши у облику посебног анекса акту који означава серију и број сваке књиге, укључујући и оне које нису затражене.
У неким случајевима је обезбеђен пренос копија докумената, углавном се то односи на тајне или насловне документе или документе строге одговорности.
У случају губитка одређених докумената ипојава несугласица по овом питању, акт пријема и преноса је главни правни основ за решавање спорова. Због тога је његово правилно извршење толико важно, боље је ако то уради специјалиста са искуством у раду са документима.
