Током своје економске активностипредузеће или предузеће обрасло је читаву архиву радова, важних и не баш важних. Пословни документи попут преписке са партнерима или координације неважних питања о запосленима, партнерима или честитања на празницима нису од посебне важности.
Они од њих који се односе на платни списак,одбици средстава, савезни или локални, налози и упутства у вези са именовањима и разрешењима категорисани су као они који морају да имају период чувања докумената у организацији. Ови услови су утврђени законом и интерним наредбама Министарства финансија РФ. У овом случају, ово је наредба бр. 105 од 29.07.1983.
Како се евидентирају пријем и чувањематеријали, њихово кретање, списак радова на верификацији, инвентаризацији, одражавању рачуноводствених рачуна, времену складиштења докумената у организацији? Све радње треба да имају једну основу: заповест руководиоца која се заснива на правном току докумената.
Овде је тешко било шта измислити, а није ни потребно, тако дакако постоји закон који треба следити. Принцип одговорности је прилично једноставан: ко је потписао налог, одговоран је за његову примену.
Складиштење, архивирање и услови
Сви документи за извештавање морају се поднетиу складу са условима његовог стварања. Четвртину или годину дана, у зависности од количине и запремине. Мала фирма је у стању да годишње архивира неколико архива, док „масне“ компаније тешко смештају документе по кварталу у један кабинет.
Архива се креира директно у организацији ињегово стварање, као и услови чувања докумената у организацији морају бити поткрепљени наредбом руководиоца о условима и поступку за његово стварање. Ова одредба, коју је развило руководство, постаје основа за одржавање архиве. Уредба је у складу са правилима рада Росаркхива и ако их не поштује у свим тачкама, мора бити у складу са њиховим главним основним тачкама.
Главни параметри одржавања, преноса, регулацијеморају се испунити архивски радови и други важни услови. Одговорност за ово лежи на менаџеру. Свима је јасно зашто је неопходно поштовање правила за чување докумената и спречавање њиховог губитка или оштећења. У случају инспекција, спорова између организације и пореских и других власти, у случају запослених који се пријављују за потврду о зарадама, биће потребно позивање на документе из архиве.
Ако не сама организација, онда је архива може издатиова врста докумената и потврда како би се избегле нејасне тачке. Када се испуне услови чувања докумената у организацији, особа се лако може пријавити за помоћ приликом одласка у пензију.
Услови чувања докумената у организацији
Постоји концепт строге одговорностиПроцес рада. То углавном укључује такве документе који се односе на финансијске извештаје и формирање пореске основице. Ови документи морају бити поднети у сваком случају. Периоди чувања докумената у предузећу, као и у организацији (предузећу), регулисани су на исти начин.
Одређени рок трајања овог илидруги документ је наведен на Списку стандардних докумената (управљање), где такође постоје одређени периоди њиховог чувања. Постоји низ других регулаторних налога и аката који одражавају рок трајања пословних докумената. Није могуће назначити одређени рок трајања за сваки документ у оквиру једног чланка. Али ако је потребно, можете отворити Листу и одатле узети све потребне информације. Можемо само рећи да је минимални период чувања докумената 5 година, а максималан 70.
Периоди чувања докумената у архиви
Када организација, компанија или предузећезавршава своју активност, а затим је зауставља, а затим се сортира читав ток докумената. Непотребни документи могу имати било какву судбину, према нахођењу управе. Документи са роком чувања од 5 до 70 година треба да се шаљу у архиву (све док се чувају) или се могу депоновати код примаоца. Документе треба поднети, нумерисати, раставити да припадају одељењу или структурној јединици, увезане у складу са хронологијом. Насловна страница мора да садржи информације са инвентаром, а фасцикле морају да испуњавају основне захтеве:
При слању докумената у архиву,уговор о преносу, као и инвентар свих примљених докумената у дупликату, од којих један остаје у организацији (са примаоцем) или са особом заинтересованом за његово очување. Обе копије морају садржати податке о преносу докумената у архиву, морају бити потписане од одговорног лица које је прихватило документе и печат установе.
