Пре свега активности било ког предузећаповезан са формирањем огромног броја докумената, различитих по садржају и типу. Али није сва документација вредна. Неки могу постати извор за проучавање економског, културног и политичког живота, јер носе драгоцене информације. Остали документи су од уског практичног значаја. Стога се улога свих докумената не може сматрати истом. Главни задатак испитивања је идентификација записа од историјске вредности и одабир за складиштење. Вредност је одређена информационим могућностима докумената, због научног, историјског, економског, социјалног, културног или политичког значаја.
Испитивање вредности докумената - идентификовањесоцио-културна, научна и историјска вредност документа и његов практични значај заснован на принципима и критеријумима вредности за избор за чување и успостављање периода чувања.
Врши се преглед докумената,по правилу од стране посебне стручне комисије створене у предузећу. Комисија се креира из реда квалификованијих запослених по налогу шефа организације, који се састоји од четири до пет људи. Обавезни чланови комисије су главни рачуновођа, шеф архиве и шеф одељења за подршку документима.
Комисија се током свог рада заснива на принципима развијеним у пракси и теорији архивирања. То су принципи свеобухватности, историцизма, друштвено-политичке неутралности и сложености.
Имајући у виду ове принципе,критеријуми по којима се врши испитивање документа. Критеријуми су скуп карактеристика којима документација мора бити у складу. Тренутно постоје 3 главне групе критеријума за одређивање вредности података:
1. порекло;
2. садржај;
3. спољне одлике.
Група критеријума порекла докумената укључује следеће параметре:
један.Значај особе или институције која је израдила документацију. Што је његова улога значајнија у националној економији, систему власти, науци, култури и другим индустријама, то ће подаци бити вреднији.
2. Место и време формирања докумената.Информације забележене истовремено са описаним догађајем или убрзо након њега сматрају се важним. Поред тога, информације ће бити важније ако су снимљене на истом месту где се догодио догађај.
3. Интензитет документације. Што мање публикација постоји, то су информације вредније.
Стога је испитивање вредности докумената осмишљено тако да истакне оне документе који одражавају историју јавног живота или одређене организације у одлучујућим тренуцима.
Критеријуми за садржај укључују следеће основне параметре:
1. Вредност информација. Документи који садрже јединствене информације биће веома цењени током испитивања.
2. Врсте докумената. У процесу рада, предност се мора дати документима намењеним бележењу најважнијих аспеката активности организације и живота друштва.
3. Поновите информације. Информације ће бити драгоценије што се ређе пронађу.
Спољни критеријуми укључују:
1. Аутентичност докумената. Испитивање вредности докумената је такође неопходно за процену веродостојности информација. У случају да се копија процени, мора бити правилно уоквирена и оверена.
2. Правна снага документације. Као што је већ напоменуто, од великог значаја у процесу канцеларијског рада је правилно извршење документације.
3. Степен очуваности документације.
4. Уметничке одлике.
Ови критеријуми се сматрају условним. Испитивање вредности докумената може садржати и друге критеријуме у зависности од циљева и карактеристика предузећа.
