Израз „инвентар“ добро је познат не само канцеларијизапослених, али и специјалиста из других индустрија и структура. Често се налази у папирима за посебне намене и пратећим документима.
Организација рада у архиву
Након што су документи завршили свој главнимисија, они тренутно постају готово непотребни. Неки од њих су уништени, док су остали послати у посебна складишта која се називају архиви. Овде се документи обрађују, систематизују и чувају у унапред одређеним просторијама. Ова фаза се сматра последњом у канцеларијском раду. Сав материјал се довршава према роковима чувања и саставља се засебан попис докумената привременог и трајног складиштења, као и случајеви особља. Свако предузеће (организација) на крају године прикупља службену документацију за пренос у архиву. Овим питањима се обично баве архивисти. Ако у кадровском столу компаније нема такве јединице, посао обављају специјалисти из кадровског одељења под вођством запослених у архиву. Они израђују пописе пренесених папира за поједина одељења, на основу којих се формира обједињени попис докумената за предузеће.
Сет докумената за рад
Понекад, да би решио одређено питање, грађанинили је организација дужна да поднесе не један, већ неколико званичних докумената. Узмимо за пример ситуацију када је расписан тендер за изградњу објекта између учесника за право закључења уговора о делу. Сваки подносилац захтева мора комисији доставити документацију врло различите природе: комерцијалну понуду, дозволе за грађевинске активности, саставне и друге документе. Све ово се сакупља у јединствени пакет и доставља члановима комисије на разматрање. Унутар њега мора бити инвентар докумената, у којем је наведено све што се шаље у име одређене организације. Ово је врста списка или изјаве. Такав папир је обично дизајниран према одређеном обрасцу. Све је крајње једноставно. На врху листа, у средини, написано је име „Попис докумената“. Испод је објашњено где и од које организације се пружају. Затим долази табела са четири колоне:
- Број по реду.
- Наслов документа.
- Странице у документу од__ и до__.
- Број страница по документу
Табела се завршава линијом сажетка у којојназначен је укупан број страница у пренетом комплету. Ово вам омогућава да спречите губитак или могућу замену радова предатих на разматрање.
Регистрација предмета
Уз правилно обављање канцеларијског посла, свидокументи се обрађују на крају године у предузећу и групишу у случајеве. Комплетна гарнитура израђена је у складу са одобреном номенклатуром, као и узимајући у обзир општеприхваћена правила:
- Документи се генеришу у једној календарској години. Изузетно, у случају присуства пословних докумената који се ваљају, могуће је у једном случају комбиновати службене документе неколико година.
- Пласман хартија од вредности врши се од врха до дна.
- Сви листови морају бити нумерисани. Ово се ради како би се осигурао интегритет информација током складиштења. Нумерисање треба обавити једноставном оловком у горњем десном углу.
- Ако је потребно, саставља се интерни попис докумената, који потписује специјалиста који га је саставио.
- Папири су прошивени.
- Саставља се лист о потврди.
- За сваки случај се прави поклопацутврђени узорак. Означава пуни назив предузећа и одређено одељење. Следи специјални дигитални индекс који одговара номенклатури. Након тога назначени су датуми оснивања и окончања предмета. И на самом дну је означен рок трајања.
Маилинг
При слању неких пакета, пакета илишаље се списак докумената заједно са садржајем вредних писама. Образац се може преузети у било којој пошти. Извршава се према обрасцу бр. 107 и представља неку врсту документа који садржи детаљне информације о количини и вредности садржаја. О цени одлучује сам пошиљалац. Ако верује да било који документ нема посебну вредност, онда се у одговарајућу колону обрасца ставља цртица. Инвентар је приложен у коверту или пакет директно путем поште. Запослени у одељењу проверава тачност регистрације и образац оверава печатом. Попис треба извршити у два примерка. Један се шаље заједно са документима, а други мора остати код власника парцеле. То се ради тако да је у случају конфликтне ситуације могуће потврдити сваку инвестициону јединицу. Након тога се коверта (пакет или поштанска пошта) запечаћује и шаље примаоцу.
