Организација рада са кадровским документимаима посебан утицај на квалитет функционисања управљачког апарата, као и на формирање и културу рада запослених. Што се посао стручније изводи, активност предузећа у целини је успешнија.
Интерни проток докумената било ког предузећаобухвата различите активности за припрему, одржавање, попуњавање, копирање, пренос пословних информација. Као што пракса показује, око седамдесет посто свег времена запослени проводе на овим догађајима. Треба рећи да организација рада са документима постаје све важнија. Данас се ова активност сматра једним од главних фактора конкурентности савременог предузећа.
Организација рада са документима укључујепосебан приступ примљеним и обрађеним пословним подацима, координација процеса формирања и промене ширења информација. Компетентна организација рада са документима скраћује време за претраживање, повећава тачност, правовременост података, елиминишући вишак.
Узимајући у обзир дугогодишњу праксу, развијене су три главне врсте рада са документацијом: мешовити, децентрализовани и централизовани.
Овај други облик обезбеђује концентрацијумноштво доступних операција структурирања, које води једна пословна јединица. Таква јединица може бити опште или кадровско одељење, канцеларија итд. Једна особа, која је секретар, такође може да води евиденцију. У сваком случају, одговорности одељења или једног запосленог обухватаће спровођење целог циклуса активности за обраду докумената од тренутка пријема до пребацивања у архивско одељење. Ове активности укључују пријем, обраду пословних информација, регистрацију, складиштење, контролу над извршењем, слање, референтне и информационе операције, систематизацију пре преношења у архиву.
Централизована организација рада са документимасматра се најрационалнијим, ау том погледу и пожељнијим. Ово је посебно тачно у малим предузећима. Коришћењем овог начина организовања документације значајно се смањују трошкови активности обраде информација. Осим тога, значајно је побољшана организација рада запослених. Овим обликом организације протока докумената канцеларијска опрема функционише најефикасније, постиже се јединство у методолошким и управљачким активностима везаним за обраду документације.
Супротно од централизованог система једецентрализована шема. У овом случају, за свако одељење се формира засебна служба за рад са документацијом. У овим јединицама све операције се изводе аутономно. Децентрализовани систем типичнији је за оне институције и организације које се одликују територијално фрагментираним апаратом. Осим тога, овај систем рада погодан је и за она предузећа у којима се документација одликује неким специфичностима (на примјер, постоји потреба да се осигура заштита информација).
У међувремену, најчешћи обликје мешовити систем. У овом случају, одређени део свих операција (по правилу, за пријем и обраду послатих и примљених докумената, складиштење, репликацију) врши се у централној јединици. Истовремено, у структурним одељењима предузећа се спроводе активности на штампању (креирању), организовању, складиштењу и припреми за испоруку у архиву.
Избор једне или друге шеме за рад са документацијом врши се у складу са структуром самог предузећа.
