Funktioner och syfte
Ett memo är en form av internkorrespondens och beroende på innehållet kan vara informativ, proaktiv eller rapporterande. Den beskriver en oberoende enhets eller ledares affärspositioner i alla frågor. Ett memo kan innehålla förslag eller förfrågningar och adresseras till alla ledande personer, inklusive en överordnad.
Registrera och registrera
Kontorsminnen undertecknas av enhetens omedelbara chef. I den nedre delen av det vänstra hörnet måste det godkännas av utövaren. Hans efternamn och kontakttelefonnummer skrivs också där.
I strukturella enheter serviceanmärkningarregistrera dig i det elektroniska dokumenthanteringsprogrammet. De tilldelas ett nummer, skickas till enheter i pappersform och på elektroniska medier. Numreringen består av enhetsindex och registreringsnummer.
Datum för memo betraktas som det ögonblick för registreringen. Det ursprungliga med chefens upplösning skickas till chefen. En kopia av memoet returneras till entreprenören.
En mängd anteckningar
Memo memo är typ av memo adressnärmaste chef. Ett memo utarbetas när det är nödvändigt att reflektera enhetens eller chefens åsikt om en viss fråga och ge specifika förslag.
Beroende på syfte och innehåll kan memoerna vara initiativ (i form av kommentarer och förslag) eller rapportering (om resultaten av revisionen, på affärsresa).
Datum eller tidsperiod som den hänför sig tillinformation registrerad i memorandumet ska markeras som en separat rad, inkluderad i rubriken eller i början av texten. Notatet är undertecknat av författaren.
Innehåll i memos
Textdelen i memo och rapportanteckningar rekommenderas att bestå av två delar. Den första delen - bör bestå av fakta som fungerade som ett tillfälle för dess skrivande, och den andra - av förslag och relevanta slutsatser i frågan.
Varje dokument som utvecklas kan bara innehålla en fråga. Undantagen är protokoll, order, planer, rapporter och allmänna dokument.
Notatet måste innehållaunderbyggd information presenteras objektivt, kort, kompetent, tydligt och utan onödig upprepning. Textdelen består av en kontinuerlig text, tabell, frågeformulär eller en kombination av dessa former.
Komplex kontinuerlig text för alla dokument börbestår av logiskt och grammatiskt konsekvent information om handlingar i ledningen, vilket återspeglas i relevanta bestämmelser, normer, regler och administrativa dokument.
Ett memo måste vara obligatorisktdetaljer och oändliga placeringsförfaranden: författare, företagets namn och dess kod, index, datum, titel, karaktärstext, visum, entreprenörens underskrift, märke på genomförandet och riktningen av dokumentet i fallet.
Titeln på memo ska sammanfattas. Om dokumentet behandlar flera problem kan titeln generaliseras.
Adresseringsregler
Kontorsmemor riktas till organisationeravdelningar eller en specifik chef inom företaget. I ett dokument riktat till många homogena organisationer anges adressaten generellt. Ett memo får inte ha mer än fyra mottagare.
slutsats
All utgående information i mängden officiellanteckningar ska tillhandahållas på begäran och skickas endast officiellt. Uppgifterna måste undertecknas och godkännas av chefen, vars verksamhetsområde det påverkar.
Alla anteckningar måste vara daterade. Dokumentets datum och eventuella servicemärken på det är en nödvändig förutsättning för alla dokument.
