Varför behöver du en inköpsavdelning?I varje organisation presenteras denna avdelning i en eller annan form. Och hans arbete påverkar direkt effektiviteten för hela organisationen som helhet. Låt oss överväga mer detaljerat hur exakt avdelningens arbete påverkar organisationens resultat.
Upphandlingsavdelningen är en avdelning som specialiserar sig på inköp av varor från en leverantör till företagets mest gynnsamma villkor.
Avdelningens arbete har en direkt inverkan på företagets verksamhet. På sortimentet, på försäljning, lagerens fullhet, tillgången på nödvändiga varor, effektiv användning av rörelsekapital.
Inköpsavdelningens mål kan rangordnas beroende på företagets globala mål, men den allmänna listan ser ofta ut så här:
I olika organisationer kan upphandlingsavdelningens funktioner skilja sig avsevärt från varandra. Men det finns fortfarande funktioner och ansvar som kommer att känneteckna avdelningen i nästan varje företag:
Ytterligare funktioner för upphandlingsavdelningen, som kanske eller inte kan äga rum i organisationen, beroende på dess detaljer och struktur:
Upphandlingsavdelningens struktur byggs upp beroende på:
Beroende på organisationstyp kan upphandlingsavdelningen hanteras centralt eller regionalt.
Som regel är detta en matrisstruktur som består av chef (chef, chef) för upphandlingsavdelningen och upphandlingschefer (specialister).
Det genomsnittliga antalet produktenheter eller kategorier per chef är cirka 7, men det kan variera beroende på produktionsvolym eller omsättning.
För ett effektivt arbete i upphandlingsavdelningen är det nödvändigt med en tydlig fördelning av upphandlingsavdelningens ansvar mellan dess anställda.
Avdelningschefens huvudansvarär att säkerställa kontinuiteten och stabiliteten i leveransen av nödvändiga varor genom att optimera avdelningens arbete och samordna de anställdas aktiviteter. Dessutom måste upphandlingschefen ha en uppfattning om alla kontrakt och kategorier som ingåtts för att organisera och fortsätta det effektiva avdelningen, även i avsaknad av någon av de anställda.
Uppgifterna för inköpschefer eller vanliga specialister på avdelningen inkluderar organisering av leverans av varor, spårning av godstransporter, kontroll av betalningen av köpta partier, planering av inköp.
En effektiv modell kommer att vara där varje köpare har sitt eget ansvarsområde, som består av en lista med artiklar eller produktkategorier.
Med tanke på anställdas ansvar och avdelningens funktioner kan du skapa en lista med krav för den idealiska kandidaten för köparen.
Upphandlingspersonal bör därför ha följande färdigheter, kunskap och personliga egenskaper:
Upphandlingsavdelningens motivsystem bör byggasså att medarbetaren arbetar med maximal effektivitet. Men samtidigt bör det inte finnas några motstridiga krav och krav som överskrider anställdas kapacitet.
För att implementera ett månatligt motivationssystem måste du:
Dessutom måste varje KPI-kriterium ha sådana egenskaper som:
Det vill säga att köparen kan, om så önskas, självständigt beräkna storleken på sin premie.
Avdelningschefsbonusen kan byggas från indikatorerna för hela avdelningen, och inkluderar även resultatindikatorerna för varje anställd separat.
Samtidigt bonusdelen av en vanlig anställdav inköpsavdelningen bör vara ca 50% av den totala lönen, och bonusen för avdelningschefen bör vara ca 30-40%. Resten är en lön, eftersom inte alla prestationsindikatorer för en avdelning kan kopplas till en viss anställds aktiviteter.
I beräkningarna av KPI för inköpsavdelningen kan du använda ett sådant kriterium som omsättningen av köpta varor - förhållandet mellan försäljning och dess tillgångar.
Det verkar som att en köpare bara ska ta itu medköp av en produkt, men inte desto mindre kvaliteten på den köpta produkten, dess prisattraktionskraft för slutkonsumenten eller kunden till företaget påverkar avsevärt genomförandet av försäljningsplanen.
Därför är försäljningens kvantitet och kvalitet till hälften beroende av väl genomförda köp.
De uppgifter som löses av inköpsavdelningen, i enlighet med moderna marknadsföringstrender, bör lösas i följande ordning:
Inköpschefen är ofta direkt underställd företagets generaldirektör.
Det måste också finnas en effektivkommunikation av inköpsavdelningen med marknads- och försäljningsavdelningen. Utan detta kommer många ansträngningar för att skapa en inköpsavdelning, förbättra dess struktur och motivation att lämnas utan det önskade resultatet.
Om ett innehav eller en organisation har implementerat ett systemkategorihantering, då måste beställaren arbeta tillsammans med kategorichefen. Samtidigt är det nödvändigt att avgränsa ansvarsområdet för varje specialist så att motivationssystemet förblir öppet och begripligt för alla.
