การพัฒนาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ส่งผลกระทบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับตัวเองการถ่ายโอนความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจและกฎหมายระหว่างหน่วยงานทางเศรษฐกิจที่แตกต่างกันไปสู่ระดับใหม่ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์กำลังเข้ามาแทนที่แบบฟอร์มกระดาษซึ่งส่งผลกระทบต่อชีวิตของเรามากขึ้นเรื่อย ๆ แต่กระบวนการนี้ยังห่างไกลจากความสมบูรณ์และในปัจจุบันธุรกรรมทางเศรษฐกิจใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนสินค้าจะต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร ในขณะเดียวกันใบนำส่งสินค้าก็เป็นเอกสารหลักอย่างหนึ่งที่โดดเด่นด้วยความคล่องตัวและความสะดวกในการกรอก
ข้อดีอีกอย่างที่เถียงไม่ได้ของสินค้าใบนำส่งสินค้าคือเอกสารนี้ลงนามโดยผู้รับผิดชอบของทั้ง บริษัท ที่ขายและ บริษัท ที่ซื้อ แม้จะมีความก้าวหน้าอย่างมากในด้านความปลอดภัยดิจิทัล แต่ก็เป็นลายเซ็นที่ผ่านมาหลายศตวรรษซึ่งยังคงเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดในการยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของเอกสาร ใบนำส่งสินค้ามักจะลงนามโดยผู้อำนวยการหรือเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งของเขาเช่นเดียวกับโดยนักบัญชีและผู้รับผิดชอบในการออกสินค้า (โดยปกติจะเป็นเจ้าของร้าน) ในส่วนของผู้รับตามกฎแล้วลายเซ็นเดียวก็เพียงพอแล้ว
ในเวลาเดียวกันใบตราส่งมีทั้งหมดข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ข้อมูลนี้สามารถเป็นประโยชน์กับบุคคลต่างๆมากมาย ก่อนอื่นแน่นอนสำหรับผู้ซื้อซึ่งต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ระบุในเอกสารสอดคล้องกับสถานการณ์ที่แท้จริง นอกจากนี้นักบัญชีจะใช้ใบตราส่งเพื่อดำเนินการผ่านรายการที่จำเป็นเช่นเดียวกับหน่วยงานของรัฐเพื่อตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ
ใบแจ้งหนี้มักจะมีชื่อสินค้าน้ำหนักราคาต้นทุนภาษีมูลค่าเพิ่มบรรจุภัณฑ์และวันที่ออกเอกสาร นอกจากนี้รายละเอียดทางกฎหมายของทั้งสองฝ่ายจะต้องระบุไว้ที่ด้านบน ใบตราส่งได้รับการแก้ไขด้วยลายเซ็นข้างต้นเช่นเดียวกับตราประทับขององค์กร
แม้จะมีข้อมูลมากมายและความสำคัญเป็นพิเศษที่ใบตราส่งมีขั้นตอนการกรอกค่อนข้างง่ายซึ่งส่วนใหญ่อธิบายถึงการกระจายอย่างกว้างขวางของเอกสารนี้ ตามกฎแล้วองค์กรมีเทมเพลตสำหรับใบแจ้งหนี้ซึ่งมีการตอกรายละเอียดไว้แล้วรวมถึงข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่เปลี่ยนแปลง ในบางกรณีเมื่อ บริษัท ทำงานร่วมกับลูกค้าทั่วไปเป็นหลักเทมเพลตจะถูกสร้างขึ้นสำหรับลูกค้าแต่ละรายเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการกรอกข้อมูล
ดังนั้นผู้รับผิดชอบการจัดส่งสินค้าก็เพียงพอที่จะใช้รูปแบบของใบตราส่งซึ่งโดยวิธีการนั้นเป็นแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดไดรฟ์ในวันที่จัดส่งข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าเปรียบเทียบต้นทุนที่คำนวณโดยคอมพิวเตอร์กับใบแจ้งหนี้ พิมพ์เอกสารในแบบฟอร์มรับรองและมอบให้กับผู้ซื้อ อย่างที่คุณเห็นกระบวนการนี้ง่ายกว่า
อย่างไรก็ตามแม้ในเรื่องง่ายๆเช่นนี้ก็ค่อนข้างบ่อยความผิดพลาดเกิดขึ้นเนื่องจากความไม่รอบคอบซ้ำซากหรือเพียงแค่รีบร้อน ใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าไม่ควรมีข้อผิดพลาดแม้แต่น้อยที่สุด ควรแก้ไขการพิมพ์ผิดและแบบฟอร์มที่ทำเครื่องหมายว่าแปดเปื้อน หากตรวจพบข้อผิดพลาดหลังจากส่งสินค้าไปยังผู้ซื้อจะมีการจัดเตรียมใบแจ้งหนี้ใหม่จากนั้นให้สำหรับลายเซ็น ข้อกำหนดที่เข้มงวดดังกล่าวอนุญาตให้มีการรักษาความปลอดภัยในระดับสูงจากการฉ้อโกงซึ่งเอกสารดิจิทัลยังไม่สามารถอวดอ้างได้ ในอนาคตอันใกล้ใบตราส่งยังไม่คุกคามสิ่งใดและหากเอกสารนี้ถูกถอนออกจากการหมุนเวียนสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นในเร็ว ๆ นี้
