ทำไมคุณต้องมีแผนกจัดซื้อในแต่ละองค์กรแผนกนี้จะนำเสนอในรูปแบบเดียวหรืออื่น และงานของเขาส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพขององค์กรโดยรวม ให้เราพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมว่างานของแผนกมีผลกับผลลัพธ์ขององค์กรอย่างไร
แผนกจัดซื้อเป็นแผนกที่เชี่ยวชาญในการได้มาซึ่งสินค้าจากซัพพลายเออร์ตามเงื่อนไขที่ดีที่สุดสำหรับ บริษัท
การทำงานของแผนกมีผลกระทบโดยตรงต่อกิจกรรมทั้งหมดของ บริษัท ในการเลือกสรรจากการขายความสมบูรณ์ของคลังสินค้าความพร้อมของสินค้าที่จำเป็นการใช้เงินทุนหมุนเวียนอย่างมีประสิทธิภาพ
เป้าหมายของแผนกจัดซื้อสามารถจัดอันดับได้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายระดับโลกของ บริษัท แต่รายการทั่วไปมักจะมีลักษณะดังนี้:
ในองค์กรต่างๆหน้าที่ของแผนกจัดซื้ออาจแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ แต่ยังมีฟังก์ชั่นและความรับผิดชอบที่จะอธิบายลักษณะของแผนกของเกือบทุก บริษัท :
ฟังก์ชั่นเพิ่มเติมของแผนกจัดซื้อซึ่งอาจมีหรือไม่มีในองค์กรขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะและโครงสร้าง:
โครงสร้างของแผนกจัดซื้อจัดทำขึ้นอยู่กับ:
แผนกจัดซื้อสามารถจัดการจากส่วนกลางหรือภูมิภาคทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กร
ตามกฎแล้วนี่เป็นโครงสร้างเมทริกซ์ที่ประกอบด้วยหัวหน้า (หัวหน้าผู้อำนวยการ) ของแผนกจัดซื้อและผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ (ผู้เชี่ยวชาญ)
จำนวนหน่วยผลิตภัณฑ์หรือหมวดหมู่เฉลี่ยต่อผู้จัดการคือประมาณ 7 แต่อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปริมาณการผลิตหรือมูลค่าการซื้อขาย
สำหรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพของแผนกจัดซื้อจำเป็นต้องมีการกระจายความรับผิดชอบของแผนกจัดซื้อระหว่างพนักงานอย่างชัดเจน
ความรับผิดชอบหลักของหัวหน้าแผนกคือการให้ความมั่นใจในความต่อเนื่องและความมั่นคงของการจัดหาสินค้าที่จำเป็นโดยการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแผนกและประสานงานกิจกรรมของพนักงาน นอกจากนี้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะต้องมีความคิดของสัญญาและหมวดหมู่ทั้งหมดที่สรุปเพื่อจัดระเบียบและดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพของแผนกแม้ในกรณีที่ไม่มีพนักงานใด ๆ
หน้าที่ของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อหรือผู้เชี่ยวชาญทั่วไปของแผนกรวมถึงการจัดการจัดหาสินค้าการติดตามการขนส่งสินค้าการควบคุมการชำระเงินของล็อตที่ซื้อการวางแผนการซื้อ
แบบจำลองที่มีประสิทธิภาพจะเป็นที่ที่ผู้ซื้อแต่ละรายมีพื้นที่รับผิดชอบของตนเองประกอบด้วยรายการบทความหรือหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์
ด้วยความรับผิดชอบของพนักงานและหน้าที่ของแผนกคุณสามารถทำรายการข้อกำหนดสำหรับผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งของผู้ซื้อ
พนักงานฝ่ายจัดซื้อควรมีทักษะความรู้และคุณสมบัติส่วนบุคคลดังต่อไปนี้:
ควรสร้างระบบแรงจูงใจของฝ่ายจัดซื้อเพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ควรหยิบยกข้อกำหนดและข้อกำหนดที่ขัดแย้งกันซึ่งเกินความสามารถของพนักงาน
ในการใช้ระบบแรงจูงใจรายเดือนคุณต้อง:
ยิ่งไปกว่านั้นเกณฑ์ KPI แต่ละเกณฑ์จะต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:
นั่นคือผู้ซื้อสามารถคำนวณจำนวนเบี้ยประกันภัยได้อย่างอิสระหากต้องการ
โบนัสหัวหน้าแผนกสามารถสร้างได้จากตัวชี้วัดของทั้งแผนกและรวมถึงตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพของพนักงานแต่ละคนแยกกัน
ในเวลาเดียวกันส่วนโบนัสของพนักงานธรรมดาของแผนกจัดซื้อควรอยู่ที่ประมาณ 50% ของเงินเดือนทั้งหมดและโบนัสของหัวหน้าแผนกควรอยู่ที่ประมาณ 30-40% ส่วนที่เหลือเป็นเงินเดือนเนื่องจากตัวชี้วัดผลงานทั้งหมดของแผนกไม่สามารถเชื่อมโยงกับกิจกรรมของพนักงานคนใดคนหนึ่งได้
ในการคำนวณ KPI ของแผนกจัดซื้อคุณสามารถใช้เกณฑ์ดังกล่าวเป็นการหมุนเวียนของสินค้าที่ซื้อ - อัตราส่วนของการขายต่อสินทรัพย์
ดูเหมือนว่าผู้ซื้อควรจัดการเท่านั้นการซื้อผลิตภัณฑ์ แต่ยังคงคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ซื้อความน่าดึงดูดใจด้านราคาสำหรับผู้บริโภคปลายทางหรือลูกค้าของ บริษัท มีผลต่อการดำเนินการตามแผนการขายอย่างมีนัยสำคัญ
ดังนั้นปริมาณและคุณภาพของการขายจึงขึ้นอยู่กับการซื้อที่ดำเนินการอย่างดีครึ่งหนึ่ง
งานที่ฝ่ายจัดซื้อแก้ไขตามแนวโน้มการตลาดสมัยใหม่ควรได้รับการแก้ไขตามลำดับต่อไปนี้:
ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมักเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงกับผู้จัดการทั่วไปของ บริษัท
นอกจากนี้ยังต้องมีประสิทธิภาพการสื่อสารของฝ่ายจัดซื้อกับฝ่ายการตลาดและการขาย หากไม่มีสิ่งนี้ความพยายามอย่างมากในการสร้างแผนกจัดซื้อปรับปรุงโครงสร้างและแรงจูงใจจะถูกทิ้งไว้โดยไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
หากผู้ถือหุ้นหรือองค์กรมีการนำระบบมาใช้การจัดการหมวดหมู่จากนั้นผู้ซื้อจะต้องทำงานร่วมกับผู้จัดการหมวดหมู่ ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนเพื่อให้ระบบแรงจูงใจยังคงโปร่งใสและเข้าใจได้สำหรับทุกคน
