“Envanter” terimi sadece ofis için değil, iyi bilinir.çalışanlar, aynı zamanda diğer sektörlerde ve yapılarda uzmanlar. Genellikle hem özel amaçlı kağıtlarda hem de beraberindeki belgelerde bulunur.
Arşivdeki işin organizasyonu
Dokümanlar ana hatlarını tamamladıktan sonramisyon, şu anda neredeyse gereksiz hale geliyorlar. Bazıları yok edildi, geri kalanı ise arşiv adı verilen özel depolara gönderildi. Burada belgeler önceden belirlenmiş tesislerde işlenir, sistematize edilir ve depolanır. Bu aşama son kayıt tutma olarak kabul edilir. Tüm materyaller raf ömrü ile tamamlanır ve geçici ve kalıcı depolama için doküman stoğu ve ayrıca personel durumları ayrı ayrı derlenir. Yıl sonunda her şirket (kuruluş), arşive aktarma için resmi belgeleri toplar. Bu konular genellikle arşivciler tarafından ele alınmaktadır. Eğer şirketin personel listesinde böyle bir birim yoksa, bu iş arşivi çalışanlarının rehberliğinde personel departmanı uzmanları tarafından gerçekleştirilir. Bir işletme için belgelerin özet envanterinin oluşturulmasını temel alan, münferit birimler için transfer kağıtlarının bir envanterini oluştururlar.
İş için belgeler kümesi
Bazen belirli bir sorunu çözmek için vatandaşveya bir kuruluşun bir değil, birkaç resmi belge sunması gerekir. Örneğin, bir sözleşme anlaşmasına girme hakkı için katılımcılar arasında bir objenin inşası için bir ihalenin ilan edildiği bir durumu ele alalım. Her başvuru sahibi, komisyona çok farklı nitelikteki belgeleri sunmalıdır: ticari teklif, inşaat faaliyetleri için izinler, kurucu ve diğer belgeler. Bütün bunlar tek bir pakette toplanır ve değerlendirilmek üzere komisyon üyelerine iletilir. İçinde, belirli bir kuruluş adına gönderilen her şeyi listeleyen belgelerin bir envanteri olmalıdır. Bu bir çeşit liste veya beyan. Bu kağıt genellikle belirli bir desene göre hazırlanır. Her şey son derece basit. Sayfanın en üstünde, merkezde "Belge Envanteri" adı yazılır. Aşağıda nerede ve hangi kuruluştan sağlandığı açıklanmaktadır. Sonra dört sütundan oluşan bir tablo var:
- Sıra numarası.
- Belgenin adı.
- Belgede bulunan sayfalar, __'den __'ye.
- Belgedeki sayfa sayısı
Tablo, içinde bir pivot satırı ile biter.iletilen kümedeki toplam sayfa sayısını gösterir. Bu, değerlendirilmek üzere sunulan kağıtların kaybolmasını veya olası ikamesini önlemeye yardımcı olur.
Kasa tasarımı
Doğru kayıt yönetimi ileyıl sonunda kuruluştaki belgeler işlenir ve dosyalara ayrılır. Tamamen kabul edilmiş kurallara uygun olarak ve genel kabul görmüş kurallar dikkate alınarak tamamlanır:
- Dokümanlar bir takvim yılında oluşturulur. Bir istisna olarak, haddeleme niteliğindeki iş kağıtlarının mevcudiyeti durumunda, bir kaç yıl boyunca servis belgelerini bir arada birleştirmek mümkündür.
- Kağıtların yerleştirilmesi yukarıdan aşağıya doğru yapılır.
- Tüm sayfalar mutlaka numaralandırılmıştır. Bu, depolama sırasında bilgilerin bütünlüğünü sağlamak için yapılır. Numaralandırma, sağ üst köşedeki basit bir kurşun kalemle yapılmalıdır.
- Gerekirse, dahili bir belge listesi derlenir ve derleyen uzman tarafından imzalanır.
- Kağıtlar dikilir.
- Bir sertifika belgesi düzenlenir.
- Her durum için bir kapak çizilir.kurulan örnek. İşletmenin ve belirli bir birimin tam adını gösterir. Sonraki isimlendirmeye karşılık gelen özel bir dijital indeks. Bundan sonra kurumun tarihleri ve davanın sonu belirtilir. Ve en altta raf ömrü belirgindir.
posta
Bazı koli, koli veyadeğerli mektuplar ile birlikte içerik bir envanter gönderdi Bir form herhangi bir postaneden alınabilir. 107 sayılı formda gerçekleştirilir ve içeriğin miktarı ve değeri hakkında ayrıntılı bilgi içeren bir tür belgedir. Fiyat konusuna gönderen tarafından karar verilir. Herhangi bir belgenin özel değeri temsil etmediğine inanıyorsa, formun ilgili sütununa bir tire işareti konur. Liste, doğrudan postaya bir zarf veya ambalaj içinde eklenmiştir. Bir departman çalışanı kaydın doğruluğunu kontrol eder ve formu bir mühürle tasdik eder. Envanter çift olmalıdır. Biri belgelerle birlikte gönderilir ve diğeri her zaman parselin sahibine bırakılır. Bu, bir çelişki olması durumunda her bir yatırım birimini teyit etmek için yapılır. Bundan sonra zarf (koli veya koli) mühürlenir ve muhataba gönderilir.
