Організація і ведення кадрового діловодства- прямий обов'язок працівників служби персоналу. У ситуаціях створення нової організації, перетворення старої чи інших варіантів реорганізації, керівництву і відділу кадрів треба знати основні моменти роботи: навчання та пошук співробітників, прийом, переклад і звільнення персоналу, а також правила як архівного, так і оперативного зберігання документів.
У будь-якій організації, незалежно від формивласності, є персонал. Він відрізняється за чисельністю і складом, по виконуваних функцій і рівню кваліфікації. Завдання відділу кадрів - зробити так, щоб всі питання і проблеми, пов'язані з співробітниками підприємства, вирішувалися максимально оперативно і грамотно.
Стабільна робота організації безпосередньо залежить відїї співробітників. Найперше завдання служби персоналу - грамотний і своєчасний підбір працівників, ведення кадрового діловодства відповідно до закону і своєчасна здача документів в архів. Це основа стабільної роботи будь-якого підприємства.
Інструкція по кадровому діловодству чітковказує на необхідність мати професійну підготовку фахівців з персоналу. Однак на практиці часто виникає проблема з підготовкою працівників потрібного профілю.
Вищі і середньо-спеціальні навчальні заклади невипускають фахівців настільки вузькою кваліфікації, як «кадрове діловодство». Навчання зазвичай відбувається вже на місці або на профільних курсах. Також можлива підготовка співробітника безпосередньо на робочому місці методом наставництва.
Кадрове діловодство навчання фахівців передбачає наступними способами:
Діяльність відділу персоналу і загальна організаціякадрового діловодства дуже сильно залежить від чинного законодавства і внутрішніх регламентуючих документів. Ця особливість пов'язана з нюансами роботи з великою кількістю персональних документів, які часто є конфіденційними.
Діловодство в кадровій службі регламентується наступними актами:
Працівники служби персоналу зобов'язані неухильно дотримуватися вимог нормативних актів і насамперед Трудового кодексу.
Ведення кадрового діловодства починається з пошуку і оформлення персоналу. Перш за все, необхідно визначитися з варіантами знаходження нових співробітників. Серед них особливо виділяються наступні:
Всі варіанти пошуку співробітників мають свої переваги і недоліки, працівник відділу персоналу повинен максимально використовувати всі можливості, щоб закрити вакансію.
Коли претендент знайдений, з ним проводитьсяспівбесіду. Бажано, щоб його хід фіксувався документально: так легше прийняти зважене рішення про наймання або відмову. В останньому випадку людини письмово сповіщають про причини протягом п'яти робочих днів. Якщо претендент підходить на вакантну посаду, то його слід зарахувати. З цього починається оформлення кадрової документації на конкретного співробітника.
Етапи оформлення прийому на роботу:
Ведення кадрового діловодства передбачаєобов'язкове оформлення облікової документації, зокрема, штатного розкладу і особистих карток. Ці документи є обов'язковими для організацій всіх форм власності.
Штатний розпис і чисельність має бути актуальним і відповідати потребам організації. У нього вносять найменування всіх посад, кількість ставок із зазначенням вакансій на даний період.
Особисті картки - це уніфіковані документи,містять в собі короткі дані про трудову діяльність працівника і персональну інформацію. Вони підлягають суворому обліку і спеціальними умовами зберігання, в місцях, що запобігають їх псуванню і розкрадання.
Загальне діловодство в кадровій роботі восновному виражається в наказах і розпорядженнях керівництва. Ці документи можуть стосуватися як окремих співробітників, так і всього персоналу в цілому. Вони відрізняються по оформленню та особливостям введення в дію.
Більшість наказів і розпоряджень, що стосуютьсяконкретних дій зі співробітником, мають уніфіковану форму. Вони підлягають обов'язковому погодженню з усіма зацікавленими особами і ознайомленню співробітником під розписку. Копії кадрових розпоряджень зберігаються в особовій справі, а оригінали в окремих папках.
Для обліку руху документів діловодство вкадровій службі передбачає ведення спеціалізованих журналів. Це табличні документи багатосторінкового формату, найчастіше уніфіковані. Зазвичай їх заводять або у великих зошитах, або купують готові в спеціалізованих магазинах.
Види кадрових журналів:
Всі журнали повинні бути в обов'язковому порядку прошиті і опечатані, а аркуші пронумеровані. Зберігати їх слід окремо від усіх документів. Бажано в сейфі або спеціальній шафі.
Ведення особистих справ не є обов'язковим. Однак більшість організацій в тій чи іншій формі збирають документи співробітника. Звичайно, в одній папці робити це зручніше.
Особиста справа - це комплекс документованих персональних відомостей про працівника, зібраних і сформованих в певному порядку. У нього можуть входити найрізноманітніші документи і копії:
Особові справи включають в себе персональнуінформацію, вони повинні зберігатися в стороні від інших документів. Доступ до них дозволений тільки строго обмеженому колу посадових осіб. При звільненні персоналу, особисті справи здаються на архівне зберігання.
Всі організації зобов'язані вести трудові книжки насвій персонал, виняток - співробітники, прийняті за сумісництвом. При первинному прийомі роботодавець самостійно набуває чисті бланки і робить в них перший запис. На титульний лист вносять відповідні дані про працівника. Згодом необхідно стежити за їх актуальністю і вчасно вносити зміни.
На розворот основної частини вносять записи протрудової та громадської діяльності працівника, його прийомі постійних перекладах, звільнення. Всі записи нумеруються в загальному порядку та вносяться на підставі наказу. Запис про звільнення супроводжується відбитком печатки організації та підписом керівника.
Записи в трудовій книжці робляться від руки, синьоюкульковою ручкою, чітким і зрозумілим почерком. Уважно стежте за актуальністю та достовірністю даних, що вносяться. Якщо необхідно виправити відомості, то їх треба акуратно закреслити однією рисою і внести актуальну інформацію. Дана дія обов'язково підтверджується підписом керівника і печаткою.
Зберігають трудові книжки окремо від інших документів, в сейфі. Заборонено видавати їх на руки працівникам або третім особам без спеціальної постанови відповідальних органів.
Зберігання кадрових документів визначається їхособливою значущістю. Вони містять персональні відомості та є конфіденційними. Такі дані не підлягають несанкціонованому розголошенню. В іншому випадку на працівників кадрової служби та керівника організації накладається штраф.
Для організації правильного зберігання кадровихдокументів в службі кадрів бажано мати окреме приміщення. Вхід в нього повинен бути один і обов'язково обладнуватися металевими дверима з сигналізацією.
Самі документи повинні зберігатися в металевихшафах або сейфах. Слід уникати доступу сонячного світла і пилу, а також перепаду температур і занадто великий вологості. Ці прості дії допоможуть зберегти персональні дані.
