Кожна господарська операція підприємства або організації повинна підтверджуватися документально, тобто оформлятися за допомогою відповідних первинних документів.
Первинні облікові документи є основою длявнесення даних в облікові регістри, що відображають господарські операції в бухгалтерському обліку. Ці документи є основними при складанні податкової та фінансової звітності.
Другими словами, первичные документы бухгалтерського обліку відображають абсолютно все господарські операції, які здійснює підприємство. Вони зберігаються в організації для забезпечення її власних потреб і пред'явлення контролюючим органам, а також для інших цілей. Первинні документи бухгалтерського обліку можуть бути знищені лише після закінчення термінів, встановлених для їх зберігання законодавством.
Первинні документи бухгалтерського облікуфіксують факти здійснення господарських операцій. Для впорядкування даних вони оформляються в зведені облікові документи. Для цілей бухобліку застосовуються два види документів: первинні документи та облікові регістри.
Первинний документ - це документ, який містить відомості про певну господарську операцію та підтверджує своїм фактом її здійснення.
Складаються первинні документи в суворійВідповідно до вимоги законодавства з включенням всіх обов'язкових реквізитів. До них відносять: назву документа; місце і дату його складання; найменування юридичної особи, від імені якого складається документ; обсяг і зміст операції; одиниці виміру операції; посади відповідальних осіб; особисту або електронний підпис особи, яка здійснювала господарську операцію. Тільки за цієї умови вони мають юридичну силу.
Основні види первинних документів: видаткові накладні; платіжні доручення; платіжні квитанції; акти виконаних робіт; касові видаткові та прибуткові ордери, авансові звіти та ін. Дані документи містять відомості про проведену господарської операції.
У ряді випадків, встановлених законодавчо, бланки первинних документів належать до бланків суворої звітності.
Залежно від видів операції первинні документи поділяються на папери з обліку та оплати праці, з обліку основних засобів, з обліку грошових розрахунків, з обліку касових операцій і т.д.
Первинні документи бухгалтерського облікускладаються під час здійснення операцій або одразу ж після їх проведення. Складати їх можна або на готових бланках чорними (синіми) чорнилом або з використанням штампа, факсиміле або іншим встановленим способом. Необгрунтовані виправлення і будь-які підчистки в документах заборонені. Виправляти помилки можна лише коректурним способом, шляхом закреслення невірної інформації і надписування правильною. Робиться напис «виправлено», вказується дата і ставиться підпис відповідальної.
Крім первинних паперових документів існують іелектронні. Ними називаються документи, інформація в яких фіксується у вигляді електронних даних з урахуванням усіх обов'язкових реквізитів. Створюються вони, передаються, зберігаються і перетворюються за допомогою електронних засобів в візуальну форму. За законодавством підприємства мають право застосовувати в своїй діяльності документи в електронному вигляді. При цьому обов'язковою умовою є дотримання закону про електронний підпис.
Первинні документи бухгалтерського обліку зберігаютьсяпід керівництвом головного бухгалтера. За їх збереження відповідає власник підприємства. Минулі обробку документи повинні передаватися в архів. До цього моменту вони зберігаються в бухгалтерії в закритих шафах.
