Цілі і обов'язки відділу закупівель

Навіщо потрібен відділ закупівель?У кожній організації цей відділ представлений в тому чи іншому вигляді. І його робота безпосередньо впливає на ефективність всієї організації в цілому. Розглянемо більш докладно, як саме впливає робота відділу на результати організації.

цілі відділу

Відділ закупівель - це відділ, що спеціалізується на придбанні товарів у постачальником на максимально вигідних для компанії умовах.

Робота відділу має прямий вплив на всю діяльність компанії. На асортимент, на продажу, наповненість складів, наявність необхідного товару, ефективне використання оборотних коштів.

Цілі відділу закупівель можуть ранжуватися в залежності від глобальних цілей компанії, але загальний список часто виглядає приблизно так:

• визначати потребу компанії в той чи інший товар;
• купувати товари за максимально вигідною ціною;
• сприятиме високій оборотності товару;
• створювати умови для отримання товару в поставлені терміни;
  
• оцінювати якість товару і закуповувати найбільш високоякісний;
• підтримувати відносини з постачальником або постачальниками;
• ефективно взаємодіяти з іншими відділами компанії;
• ефективно вести облік придбаних товарів;
• стежити за товарообігом, витягуючи максимальну вигоду для компанії.

Основні функції

У різних організаціях функції відділу закупівель можуть істотно відрізнятися один від одного. Але все ж є функції і обов'язки, які будуть характеризувати відділ майже кожної компанії:

• моніторинг ринку постачальників;
• контроль наявності товару на складі;
• своєчасне поповнення асортименту;
• пошук кращих постачальників і цін;
• переговори з постачальниками;
• контроль доставки і вантажоперевезень товару;
  
• прийом товару;
• контроль якості закупленого товару;
• при необхідності складання рекламацій.

Додаткові функції відділу закупівель, які можуть мати місце в організації чи ні - в залежності від її специфіки і структури:

• управління асортиментом;
• збір інформації про конкурентів;
• залучення постачальників до організації збуту продукції.

структура

Структура відділу закупівель вибудовується в залежності від:

• розміру організації;
• галузі;
• кількості асортиментних одиниць в товарообігу;
• кількості постачальників;
• їх географічного положення.

Залежно від типу організації відділ закупівель може управлятися централізовано або регіонально.

Як правило, це матрична структура, що складається з начальника (керівника, директора) відділу закупівель і менеджерів (фахівців) по закупкам.

Середня кількість товарних одиниць або категорій на одного менеджера близько 7, але воно може варіюватися в залежності від обсягу виробництва або товарообігу.

Обов'язки відділу і його співробітників

Для ефективної роботи відділу закупівель необхідно чіткий розподіл обов'язків відділу закупівель між його співробітниками.

Основним обов'язком керівника відділує забезпечення безперервності і стабільності поставок необхідного товару шляхом оптимізації роботи відділу та координації діяльності співробітників. Також керівник зі закупівель повинен мати уявлення про всі укладені договори і категоріях, щоб організувати і продовжити ефективну роботу відділу навіть при відсутності будь-кого зі співробітників.

В обов'язки менеджерів із закупівель або рядових фахівців відділу входить організація поставок товару, відстеження вантажоперевезень, контроль оплати закуплених партій, планування закупівель.

Ефективною буде модель, де кожен покупець безпосередньо має свою зону відповідальності, що складається зі списку артикулів або товарних категорій.

Вимоги до співробітників

З огляду на обов'язки співробітників і функції відділу, можна скласти список вимог до ідеального кандидата на посаду закупника.

Співробітники відділу закупівель відповідно повинні володіти наступними навичками, знаннями та особистими якостями:

• Здатність до аналізу інформації.Вибір постачальника повинен грунтуватися на багатьох критеріях. Це і краща ціна, і географічну перевагу, і вибудуваність логістики компанії постачальника і вашої організації.
• Знання принципів ціноутворення.
• Знання правових основ закупівель.
• Уміння складати і укладати договори.
• Вміння вести переговори.Іноді дуже важливо скласти індивідуальні умови з постачальником для своєї компанії. Зниження ціни у постачальника або використання ресурсів постачальника для проведення рекламних акцій, навчання свого персоналу специфіці товару, розстрочка на товар і системи постоплати - все це може послужити хорошою конкурентною перевагою серед аналогічних компаній.
• Уміння підтримувати ділові відносини.
• Уміння планувати свою діяльність.

Мотивація закупівельників і керівника по закупкам

Система мотивації відділу закупівель повинна будуватисятаким чином, щоб співробітник працював з максимальною віддачею. Але при цьому не повинно висуватися суперечливих вимог і вимог, що перевищують можливості співробітника.

Для впровадження системи щомісячної мотивації необхідно:

• Створити модель ключових показників ефективностівідділу. Це такі показники, як виконання плану закупівель, коефіцієнт оборотності, прибутковість продажів товару, наявність і відсутність влежаного товару.
• Створити модель ключових показників ефективностікожного співробітника на підставі таких критеріїв, як дельта цін організації, в порівнянні з конкурентами, наявність необхідного товару, якість придбаного товару, запуск нових брендів, індивідуальні умови постачальників і інше.
• На підставі моделі КПІ розраховується премія. Причому ефективно буде виплачувати премію, що складається з двох частин: премія за показниками відділу і премія за особистим виконання планів.
  

При цьому кожен критерій KPI повинен володіти такими властивостями, як:

• вимірність;
• прозорість;
• плановий критерій повинен бути створений з урахуванням тенденцій ринку.

Тобто закупник може при бажанні самостійно розрахувати розмір своєї премії.

Премія керівника відділу може будуватися з показників всього відділу, а також включати в себе показники ефективності кожного співробітника окремо.

При цьому преміальна частина рядового співробітникавідділу закупівель повинна складати близько 50% від усієї зарплати, а премія керівника відділу - близько 30-40%. Решта - оклад, тому що не всі показники ефективності відділу можна прив'язати до діяльності певного співробітника.

Чи входять продажу в зону відповідальності закупівельника

У розрахунках КПІ відділу закупівель можна використовувати такий критерій, як оборотність придбаних товарів - співвідношення продажів до її активів.

Ніби як закупник повинен займатися тількикупівлею товару, але все ж якість придбаного товару, його цінова привабливість для кінцевого споживача або клієнта компанії істотно впливає і на виконання плану продажів.

Тому кількість і якість продажів наполовину залежить від грамотно проведених закупівель.

Місце відділу закупівель в структурі організації

Завдання, які вирішуються відділом закупівель, відповідно до сучасних тенденцій маркетингу, повинні вирішуватися в такому порядку:

• Спочатку будується стратегія збуту (готового продукту або придбаного товару).
• Потім, якщо відділ закупівель на підприємстві, вирішується питання стратегії виробництва.
• І тільки потім розробляється стратегія закупівель необхідного товару, сировини або комплектуючих.

Керівник відділу закупівель часто знаходиться в прямому підпорядкуванні у генерального керівника компанії.

Також повинна бути налагоджена ефективнакомунікація відділу постачання з відділом маркетингу і продажів. Без цього багато зусиль зі створення відділу закупівель, поліпшенню його структури і мотивації залишаться без належного результату.

Якщо в холдинг або організацію впроваджена системакатегорійного менеджменту, то закупник повинен працювати в зв'язці з категорійних менеджером. При цьому необхідно розмежувати зону відповідальності кожного фахівця, щоб система мотивації залишалася прозорою і зрозумілою кожному.