Документиране на управленските дейности и неговите основни понятия

Под документированием понимается запись информация съгласно регламентираните правила, тоест процедурата за обработка на документи по специален ред. Тъй като процесът на записване на данни може да се осъществява по различни начини, документите в практиката на управленска дейност са много различни - ръкописни, графични, типографски, фото и видео материали.

Документирането на управленските дейности е регламентирана процедура, която му дава гаранция за законна сила - качество, което е в декларацията на действащото законодателство.

Към днешна дата, различниинструменти за документация: от прости (като моливи и обикновени химикалки) до по-сложни електромеханични (това включва магнетофон, видеокамера, фонокамера и др.) и автоматизирани, компютърни. Методите на документация зависят от използваните инструменти. Тя може да бъде текстова, електронна, филмова и фотографска.

Управленските дейности използват като правило текстови документи, написани на ръка или създадени на компютър. Следователно те получиха името на документация за управление.

Документацията винаги се фиксираспецифичен носител на всяка информация, със специални подробности, чрез които тя се идентифицира. Документацията на управленските дейности създава средства и основания за регулиране на дейността както на отделно длъжностно лице, така и на финансовите или организационните действия на цяло предприятие.

Документацията може да варира във функция.цел, съдържание, степен на секретност и достъпност на информацията. Адресиращите фактори позволяват класифицирането му на междуорганизационни и външни. Първата, която не излиза извън рамките на една институция или организация и се провежда между нейните участници, се нарича услугата. Втората - външна документация - се извършва между организации от различен тип, от отделни длъжностни лица, които не са пряко подчинени една на друга.

Техническата документация се извършва сспазване на установените стандарти, които за всеки вид документи са свои. За всяка управленска дейност това е особено важно, тъй като по този начин документацията придобива правна сила, която служи като най-надеждното доказателство за достоверността на съдържащата се в нея информация.

Документация за управлениеналага специфични отговорности на длъжностните лица или управителните органи, които го прилагат. Така че към момента на създаване на официални документи трябва да се спазват приложимите законодателни норми и правила за изпълнение, които са национални. Освен това всеки документ трябва да бъде придружен от данни, които са правно значими: неговото име и декодиране, подписи и печати на ръководството или конкретен отдел на предприятието, дата на съставяне и номер в книгата за регистрация, печати за одобрение и др. И накрая, документацията на управленските дейности трябва да представя документи строго в рамките на тяхната компетентност.

Документите се различават и по степента на достоверност.Черновите или копията от основната документация съдържат само определен текст и не съдържат същата правна сила като оригиналите. Документът, който съдържа информация и горепосочените подробности, потвърждаващи неговата сила и надеждност, се счита за истински.