Cíle a povinnosti nákupního oddělení

Зачем нужен отдел закупок?V každé organizaci je toto oddělení zastoupeno v jedné nebo druhé formě. Jeho práce přímo ovlivňuje efektivnost organizace jako celku. Podívejme se podrobněji na to, jak přesně práce oddělení ovlivňuje výsledky organizace.

Cíle oddělení

Oddělení nákupu je oddělení, které se specializuje na nákup zboží od dodavatele za nejvýhodnějších podmínek pro společnost.

Práce oddělení má přímý dopad na všechny činnosti společnosti. Na dosah, na prodej, plnost skladů, dostupnost potřebného zboží, efektivní využití pracovního kapitálu.

Cíle oddělení nákupu mohou být hodnoceny podle globálních cílů společnosti, ale celkový seznam často vypadá takto:

• určit potřebu konkrétního výrobku pro společnost;
• nákup zboží za nejlepší možnou cenu;
• podporovat vysoký obrat zboží;
• vytvořit podmínky pro včasné převzetí zboží;
  
• hodnotit kvalitu zboží a nakupovat nejvyšší kvalitu;
• udržovat vztah s dodavatelem nebo dodavateli;
• efektivně spolupracovat s ostatními útvary společnosti;
• efektivně sledovat získané zboží;
• sledovat obrat a získat maximální užitek pro společnost.

Hlavní funkce

V různých organizacích se mohou funkce oddělení nákupu značně lišit. Stále však existují funkce a odpovědnosti, které charakterizují oddělení téměř každé společnosti:

• Monitorování trhu dodavatelů;
• kontrola dostupnosti zásob;
• včasné doplnění rozsahu;
• hledání nejlepších dodavatelů a cen;
• jednání s dodavateli;
• kontrola dodávky a přepravy zboží;
  
• příjem zboží;
• kontrola kvality nakoupeného zboží;
• v případě potřeby přípravu stížností.

Další funkce oddělení pro zadávání zakázek, které se mohou v organizaci vyskytnout, či nikoli - v závislosti na jeho specifičnosti a struktuře:

• Řízení sortimentu;
• shromažďování informací o konkurentech;
• přitažlivost dodavatelů k organizaci prodeje výrobků.

Struktura

Struktura nákupního oddělení je postavena v závislosti na:

• velikost organizace;
• průmyslu;
• počet sortimentních jednotek v obratu;
• počet dodavatelů;
• jejich zeměpisné poloze.

V závislosti na typu organizace může být nákupní oddělení řízeno centrálně nebo regionálně.

Jedná se zpravidla o maticovou strukturu sestávající z vedoucího (manažera, ředitele) nákupního oddělení a manažerů (specialistů) při nákupu.

Průměrný počet produktových jednotek nebo kategorií na jednoho manažera je asi 7, ale může se lišit v závislosti na objemu výroby nebo obratu.

Povinnosti oddělení a jeho zaměstnanců

Pro efektivní práci oddělení nákupu je nezbytné jasné rozdělení odpovědnosti oddělení nákupu mezi jeho zaměstnanci.

Основной обязанностью руководителя отдела je zajistit kontinuitu a stabilitu dodávek potřebného zboží optimalizací práce oddělení a koordinací činností zaměstnanců. Správce zadávání zakázek by měl mít také představu o všech smlouvách a kategoriích uzavřených s cílem organizovat a pokračovat v efektivní práci oddělení i v nepřítomnosti některého ze zaměstnanců.

Povinnosti vedoucích nákupu nebo běžných odborníků oddělení zahrnují organizování dodávek zboží, sledování nákladní dopravy, kontrolu výplaty nakoupených partií, plánování nákupů.

Efektivním modelem bude situace, kdy má každý kupující vlastní oblast odpovědnosti, sestávající ze seznamu předmětů nebo kategorií produktů.

Požadavky na zaměstnance

S ohledem na povinnosti zaměstnanců a funkce oddělení můžete vytvořit seznam požadavků na ideálního kandidáta na pozici kupujícího.

Zaměstnanci zadávající zakázky by proto měli mít tyto dovednosti, znalosti a osobní vlastnosti:

• Schopnost analyzovat informace.Výběr dodavatele by měl být založen na mnoha kritériích. Jedná se o nejlepší cenu a geografickou výhodu a přizpůsobení logistiky dodavatelské společnosti a vaší organizace.
• Znalost zásad tvorby cen.
• Znalost právního základu zadávání zakázek.
• Schopnost uzavírat a uzavírat smlouvy.
• Schopnost vyjednat.Někdy je velmi důležité vytvořit s dodavatelem pro vaši společnost individuální podmínky. Snížení ceny dodavatele nebo využití zdrojů dodavatele k realizaci propagačních akcí, školení jeho zaměstnanců o specifikách produktu, splátkových kalendářích a systémech následného placení mohou všichni sloužit jako dobrá konkurenční výhoda mezi podobnými společnostmi.
• Schopnost udržovat obchodní vztahy.
• Schopnost plánovat vaše aktivity.

Motivace kupujících a vedoucí nákupu

Měl by být vybudován motivační systém oddělení nákupuaby zaměstnanec pracoval s maximální efektivitou. Zároveň by však neměly existovat žádné protichůdné požadavky a požadavky, které by přesahovaly možnosti zaměstnance.

Chcete-li implementovat systém měsíční motivace, musíte:

• Vytvořte klíčový model ukazatele výkonuoddělení. Jedná se o ukazatele, jako je provádění plánu zadávání veřejných zakázek, poměr obratu, ziskovost prodeje výrobků, přítomnost a absence zastaralého zboží.
• Vytvořte klíčový model ukazatele výkonukaždý zaměstnanec na základě kritérií, jako je cena delta organizace, ve srovnání s konkurencí, dostupnost potřebného zboží, kvalita nakoupeného zboží, uvedení nových značek, individuální podmínky dodavatelů a další.
• Na základě modelu KPI se pojistné počítá. Navíc bude efektivně platit bonus skládající se ze dvou částí: bonus za výkon oddělení a bonus za osobní plnění plánů.
  

Kromě toho by každé kritérium KPI mělo mít takové vlastnosti, jako:

• měřitelnost;
• transparentnost;
• Mělo by být vytvořeno plánované kritérium s přihlédnutím k tržním trendům.

To znamená, že kupující může v případě potřeby nezávisle vypočítat velikost své prémie.

Cena vedoucího oddělení může být postavena na ukazatelích celého oddělení a může také zahrnovat ukazatele výkonu každého zaměstnance samostatně.

Zároveň je bonusová část běžného zaměstnancenákupní oddělení by mělo být asi 50% z celkového platu, a prémie vedoucího oddělení - asi 30-40%. Zbytek je plat, protože ne všechny ukazatele výkonu oddělení mohou být vázány na činnosti konkrétního zaměstnance.

Patří prodej k odpovědnosti kupujícího?

Při výpočtu KPI nákupního oddělení lze použít takové kritérium, jako je obrat nakupovaného zboží - poměr prodeje k jeho aktivům.

Vypadá to, že kupující by se měl zabývat pouzenákup zboží, ale kvalita nakoupeného zboží, jeho cenová atraktivita pro koncového zákazníka nebo klienta společnosti výrazně ovlivňuje realizaci prodejního plánu.

Množství a kvalita prodeje je proto poloviční závislá na dobře provedeném zadávání veřejných zakázek.

Místo oddělení nákupu v organizační struktuře

Úkoly, které řeší oddělení nákupu v souladu se současnými marketingovými trendy, by měly být řešeny v tomto pořadí:

• Nejprve je vytvořena prodejní strategie (hotový produkt nebo zakoupený produkt).
• Poté, pokud oddělení nákupu v podniku, je rozhodnuta otázka výrobní strategie.
• A teprve poté se vyvine strategie nákupu potřebného zboží, surovin nebo součástí.

Vedoucí oddělení nákupu je často přímo podřízen generálnímu řediteli společnosti.

Efektivníkomunikace dodavatelského oddělení s marketingovým a prodejním oddělením. Bez tohoto bude mnoho úsilí o vytvoření oddělení nákupu, zlepšení jeho struktury a motivace ponecháno bez náležitého výsledku.

Pokud je systém implementován v hospodářství nebo organizacipro správu kategorií musí kupující spolupracovat s vedoucím kategorie. Zároveň je nutné rozlišovat oblast odpovědnosti každého specialisty, aby motivační systém zůstal transparentní a srozumitelný pro všechny.