Τα πρακτικά της συνεδρίασης είναι ένα έγγραφο που αντικατοπτρίζειπληροφορίες για θέματα που εξετάστηκαν κατά τη συνεδρίαση και αποφάσεις που ελήφθησαν. Αφορά την οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση. Οι πληροφορίες στα πρακτικά καταχωρίζονται από τον γραμματέα της συνεδρίασης ή άλλο εξουσιοδοτημένο άτομο βάσει μιας συσκευής εγγραφής φωνής ή χειροκίνητης εγγραφής. Πριν από τη συνάντηση, θα πρέπει να προετοιμάζονται όλα τα απαραίτητα έγγραφα: η ημερήσια διάταξη, ο κατάλογος των συμμετεχόντων, τα κείμενα των ομιλιών, καθώς και τα σχέδια πιθανών αποφάσεων.
Τα πρακτικά της συνεδρίασης της επιτροπής ή άλλης αρχής μπορούν να δημοσιεύονται σε πλήρη ή σύντομη μορφή. Το τελευταίο δεν περιλαμβάνει την πορεία συζήτησης των προς επίλυση θεμάτων και καταγράφει μόνο τις αποφάσεις που λαμβάνονται.
Το πλήρες πρωτόκολλο αποτελείται συνήθως από δύο μέρη- εισαγωγικά και βασικά. Η εισαγωγή περιέχει τα ονόματα (καθώς και τα αρχικά) του προέδρου, του γραμματέα και των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση, καθώς και εκείνων που είναι παρόντες. Εάν ο αριθμός των παρευρισκομένων είναι μεγαλύτερος από 15, γίνεται αναφορά στην υποχρεωτική πλήρη λίστα ονομάτων. Εάν οι παρόντες ανήκουν σε διαφορετικές αρχές, η θέση και ο τόπος εργασίας αναφέρονται για καθεμία.
Επιπλέον, το εισαγωγικό μέρος πρέπει απαραιτήτως να αναφέρει την ημερήσια διάταξη που απαριθμεί τα θέματα κατά σειρά σπουδαιότητας και να αναφέρει το όνομα του ομιλητή σε κάθε θέμα.
Τα πρακτικά της συνεδρίασης στο κύριο μέρος της αποτελούνται από τμήματα σύμφωνα με την ημερήσια διάταξη. Το κείμενο κάθε στοιχείου, κατά κανόνα, κατασκευάζεται σύμφωνα με ένα σύντομο σχήμα:
- Ακούστε: Όνομα.
- Επιλύθηκε (ή αποφασίστηκε): Όνομα.
Καταγράφεται μια σύνοψη κάθε απόδοσης.στο κείμενο του πρωτοκόλλου ή επισυνάπτεται ως ξεχωριστό υλικό (στην περίπτωση αυτή, μια σημείωση με κατάλληλη αναφορά γίνεται στο κείμενο του πρωτοκόλλου). Σε περίπτωση ψηφοφορίας, δίνονται τα αποτελέσματά του. Η απόφαση πρέπει να λαμβάνεται σε κάθε σημείο.
Τα πρακτικά της συνεδρίασης πρέπει να υπογραφούνΠρόεδρος και γραμματέας της συνεδρίασης. Η ημερομηνία της σύσκεψης είναι η ημερομηνία της σύσκεψης ή της σύσκεψης. Σε κάθε πρωτόκολλο δίνεται σειριακός αριθμός ξεχωριστά για την αντίστοιχη ομάδα πρωτοκόλλου, εάν είναι απαραίτητο με αλφαβητικό κωδικό. Η αρίθμηση πραγματοποιείται σταδιακά καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους.
Τα πρακτικά της συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου έχουνχαρακτηριστικά. Οι γενικές απαιτήσεις για αυτό το έγγραφο δίδονται στο κείμενο του ομοσπονδιακού νόμου "περί των μετοχικών εταιρειών" (άρθρο 68). Επιπλέον, εάν το διοικητικό συμβούλιο στη συνεδρίαση εγκρίνει ψήφισμα σχετικά με την έκδοση μετοχών (κινητές αξίες), τότε, σύμφωνα με τα πρότυπα έκδοσης τίτλων που έχουν εγκριθεί στη Ρωσική Ομοσπονδία, τα πρακτικά μιας τέτοιας συνεδρίασης θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν τα αποτελέσματα ψηφοφορίας με ονομαστική κλήση όλων των μελών του διοικητικού συμβουλίου. Αυτή είναι η βασική κανονιστική απαίτηση για το πρωτόκολλο.
Στην πράξη, ο σχεδιασμός τέτοιων πρωτοκόλλων μπορείποικίλλουν σημαντικά στη μέθοδο συλλογής και στον βαθμό λεπτομέρειας. Μερικά λεπτά αντιστοιχούν σε ένα λεπτομερές αντίγραφο της συνάντησης με μια αντανάκλαση όλων των παρατηρήσεων και των ερωτήσεων που τέθηκαν. Η απαίτηση για τέτοια τήρηση αρχείων καθορίζεται συνήθως στον κανονισμό για το διοικητικό συμβούλιο.
Το άλλο άκρο είναι τα εξαιρετικά σύντομα πρακτικά της συνάντησης, η οποία περιλαμβάνει μόνο πληροφορίες σχετικά με τη σύνθεση των συμμετεχόντων, την ημερήσια διάταξη, τη διατύπωση των ερωτήσεων που τίθενται και τις αποφάσεις που λαμβάνονται.
Η καλύτερη επιλογή είναι συνήθωςκάτι στο μεταξύ. Συνήθως ένα πολύ λεπτομερές πρωτόκολλο καταρτίζεται με βάση την ηχογράφηση της συνάντησης. Κατά την αποκωδικοποίηση, είναι πιθανές ανακρίβειες που παραμορφώνουν την έννοια των ζητημάτων που επιλύονται. Επιπλέον, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι το δικαίωμα να γνωρίζει κανείς τα πρακτικά της συνεδρίασης έχει οποιοδήποτε μέτοχο. Όταν συζητάμε για εμπορικά θέματα, ένα λεπτομερές πρωτόκολλο μπορεί να καταγράφει πολλές πληροφορίες που είναι εμπορικό μυστικό.
Από την άλλη πλευρά, υπερβολική συντομία πρωτοκόλλουμπορεί να οδηγήσει τους απλούς μετόχους να σκεφτούν μια τυπική προσέγγιση και ανεπαρκή αποτελεσματικότητα του διοικητικού συμβουλίου. Συνιστάται σε κάθε ερώτηση να υποδεικνύετε τους εμπνευστές και τους συμμετέχοντες στη συζήτηση, την περίληψη της παρουσίασης, την ουσία και τους συντάκτες των ερωτήσεων που τέθηκαν. Αυτή η προσέγγιση, μεταξύ άλλων, σας επιτρέπει να αξιολογήσετε πιο αποτελεσματικά τη συμβολή κάθε συμμετέχοντα.
