Η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης καθορίζεταιΜε την επίτευξη του στόχου, σε όλα τα στάδια του κινήματος προς το αποτέλεσμα, ο διαχειριστής πρέπει να ασκεί τον έλεγχο και την εποπτεία της διαδικασίας, των πόρων, της κατάστασης. Ο έλεγχος είναι ένας από τους πιο σημαντικούς λειτουργικούς σκοπούς ενός ηγέτη.
Η διαχείριση είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική λειτουργίανα οργανώσουν δραστηριότητες, να δαπανήσουν πόρους λογικά και να επιτύχουν στόχους. Η διαχείριση έχει παραδοσιακά πέντε βασικές λειτουργίες: τον προγραμματισμό, την οργάνωση, τα κίνητρα, τον έλεγχο και τον συντονισμό. Κάθε ένα από αυτά έχει τις δικές του ιδιαιτερότητες και σημασία. Επομένως, ο έλεγχος, τρέχων ή στρατηγικός, αποτελεί σημαντική δραστηριότητα του διαχειριστή για τη σύγκριση των αποτελεσμάτων της εργασίας με το σχέδιο σε όλα τα στάδια της παραγωγικής διαδικασίας, τον έλεγχο των αποτελεσμάτων συμμόρφωσης με τα πρότυπα και τους κανόνες, καθώς και την εξάλειψη των αποκλίσεων που προκύπτουν.
Η σημασία του ελέγχου εξηγείται από την ανάγκηαφαιρέστε την αβεβαιότητα σχετικά με την κατάσταση των επιχειρήσεων και την πρόοδο της παραγωγικής διαδικασίας. Επίσης, ο έλεγχος αποτελεί προϋπόθεση για επιτυχημένη δραστηριότητα. Σας επιτρέπει να αξιολογήσετε την κατάσταση και να αποφύγετε την εμφάνιση κρίσεων. Ο έλεγχος και η εποπτεία είναι απαραίτητα, αλλά μπορούν να εμφανιστούν σε διάφορες μορφές και να εκτελέσουν διάφορες λειτουργίες. Ανάλογα με το στυλ διαχείρισης του οργανισμού, ο έλεγχος μπορεί να συγκεντρωθεί στα χέρια ενός διαχειριστή, συνήθως ανώτερου διοικητικού στελέχους, ή να ανατεθεί σε πολλούς υπαλλήλους.
Ο έλεγχος είναι μια δυσάρεστη στιγμή τόσο για τον διευθυντή όσο και για τον ανάδοχο, αλλά είναι απαραίτητο. Στη διαχείριση, είναι συνηθισμένο να μιλάμε για διάφορες βασικές λειτουργίες ελέγχου:
- Αξιολόγηση του περιβάλλοντος, εξωτερικού και εσωτερικού.Κατά τη διάρκεια του ελέγχου, ο διαχειριστής συλλέγει πληροφορίες και αφαιρεί την αβεβαιότητα σχετικά με την κατανόηση της τρέχουσας διαδικασίας. Ο έλεγχος σάς επιτρέπει να ανιχνεύετε αρνητικούς ή απειλητικούς παράγοντες στο εξωτερικό και εσωτερικό περιβάλλον και να βρείτε ευκαιρίες για την εξάλειψή τους ή τη λογιστική τους κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων.
- Ανταπόκριση στις αποκλίσεις.Ο διαχειριστής ελέγχει για να ενημερώνει όλες τις λεπτομέρειες της παραγωγικής διαδικασίας και να καταφέρνει να ανταποκριθεί στις αλλαγές και αποκλίσεις. Ο έλεγχος σάς επιτρέπει να παρατηρείτε εγκαίρως λάθη και απειλές και να αναδιαρθρώσετε γρήγορα την παραγωγική διαδικασία.
- Η κατανομή των πόρων.Ο τακτικός και τεχνικός έλεγχος επιτρέπει την πιο ορθολογική χρήση των διαθέσιμων χρημάτων, εξοπλισμού, εύρεση του σωστού χώρου για τις ικανότητες των εργαζομένων. Ταυτοχρόνως, ο έλεγχος σάς επιτρέπει να εντοπίσετε αποθεματικά και να τα χρησιμοποιήσετε παραγωγικά.
- Διατηρήστε ανατροφοδότηση.Η διαδραστική λειτουργία του ελέγχου είναι ότι κατά την υλοποίησή του, δημιουργείται αλληλεπίδραση μεταξύ όλων των στοιχείων του συστήματος, μεταξύ του ηγέτη και του εκτελεστή.
- Αξιολόγηση του προσωπικού.Προκειμένου να δοθούν κίνητρα στους υπαλλήλους και να πληρώσουν αποτελεσματικά για την εργασία τους, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα σαφές σύστημα αξιολόγησης, σε αυτό το διευθυντή βοηθά τον έλεγχο σε όλα τα στάδια της παραγωγής.
Η πολυπλοκότητα της διαδικασίας εποπτείας οδηγεί στην ύπαρξη αρκετών προσόντων ελέγχου.
Η συχνότητα των διαδικασιών διακρίνει:
- Προκαταρκτικός έλεγχος.Ακόμη και πριν από την έναρξη της εργασίας, πρέπει να ληφθούν μέτρα για την παρακολούθηση και την αξιολόγηση βασικών πόρων: υλικό, ανθρώπινο, παραγωγή. Στόχος του είναι να αποφευχθεί η εμφάνιση αρνητικών συνεπειών από τις ενέργειες των ερμηνευτών ή εκτελεστών. Σας επιτρέπει να κάνετε προσαρμογές στο σχέδιο ακόμα και πριν από την έναρξη της εφαρμογής του και προτού κάνετε λάθη.
- Έλεγχος ρεύματος.Εκτελείται κατά τη διάρκεια της εργασίας, σκοπός του είναι να εντοπίσει στο στάδιο της εμφάνισης και να αποτρέψει σφάλματα και αποκλίσεις. Στόχος του είναι να παρακολουθεί τη συμμόρφωση με τους κανόνες και τα πρότυπα. Η συνεχής παρακολούθηση απαιτεί τη συνεχή λήψη πληροφοριών και τη λειτουργική διόρθωση λαθών.
- Τελικός έλεγχος.Εκτελείται στο στάδιο της σύνοψης και αξιολόγησης της επίτευξης των αποτελεσμάτων. Ο κύριος στόχος αυτού του τύπου ελέγχου είναι να προληφθούν παρόμοια σφάλματα στο μέλλον. Τα δεδομένα που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου καθίστανται η βάση για τη δημιουργία νέων σχεδίων.
Με βάση τη συχνότηταοι έλεγχοι διαχωρίζουν τον στρατηγικό, τακτικό και επιχειρησιακό έλεγχο. Σύμφωνα με τη λειτουργική τους σχέση, οι εμπειρογνώμονες καλούν τους οικονομικούς, παραγωγικούς, εμπορικούς και προσωπικούς τύπους ελέγχου. Μπορεί επίσης να διακρίνεται με βάση τον προσανατολισμό των ενεργειών των εξωτερικών και εσωτερικών τύπων ελέγχου.
Το πιο σημαντικό εργαλείο για την εφαρμογή σχεδίωνεπιχειρήσεις είναι στρατηγικός και τακτικός έλεγχος. Στόχος αυτών των τύπων δραστηριοτήτων διαχείρισης είναι η παρακολούθηση της πιστότητας των σχεδίων και των συνεχών ενεργειών. Ο στρατηγικός έλεγχος είναι μια συστηματική επαλήθευση της συμμόρφωσης των παγκόσμιων στόχων, των στρατηγικών προγραμμάτων και των δράσεων. Οι στόχοι αυτού του τύπου δραστηριότητας είναι: ο προσδιορισμός της πιστότητας των επιλεγμένων μακροπρόθεσμων στόχων και η ορθότητα του τρόπου επίτευξής τους, προσδιορίζοντας τις πιθανές ευκαιρίες για την εταιρεία. Ο τακτικός έλεγχος συνδέεται με τον έλεγχο της επίτευξης βραχυπρόθεσμων άμεσων στόχων. Το εργαλείο του είναι ο τεχνικός έλεγχος, ο οποίος στοχεύει στον εντοπισμό της αυστηρότητας της παραγωγικής διαδικασίας με κανονισμούς, πρότυπα και πρότυπα.
Η όλη διαδικασία διαχείρισης είναι γεμάτη με στάδιαελέγχου. Υπάρχει μια παράδοση στατικής ταξινόμησης, στην περίπτωση αυτή υπάρχουν: προκαταρκτικός, τρέχων και τελικός έλεγχος. Ο καθένας εκτελεί τις λειτουργίες του και έχει διακριτικά χαρακτηριστικά. Ο προκαταρκτικός έλεγχος προηγείται της έναρξης της εργασίας, αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του σχεδιασμού. Στόχος του είναι να δημιουργήσει συνθήκες για την αποτελεσματική έναρξη της παραγωγής. Σε αυτό το στάδιο αξιολογείται η ετοιμότητα και η ικανότητα του προσωπικού, η διαθεσιμότητα των απαραίτητων πόρων και η τεκμηρίωση της δραστηριότητας.
Ο τρέχων έλεγχος, σε αντίθεση με τον προκαταρκτικό,ο χρόνος ροής συμπίπτει με τα στάδια της παραγωγής. Η κύρια λειτουργία του είναι η βελτίωση της ροής εργασίας. Ο διαχειριστής παρακολουθεί συνεχώς τη συμμόρφωση όλων των διαδικασιών παραγωγής και των ενεργειών των εκτελεστών με τα εγκεκριμένα σχέδια και πρότυπα. Μερικές φορές το στάδιο αυτό ονομάζεται επίσης "ενδιάμεσος έλεγχος", το οποίο τονίζει το κύριο χαρακτηριστικό του - τον εντοπισμό ελλείψεων και αποκλίσεων στο δρόμο προς τον στόχο. Εφαρμόζεται στην αξιολόγηση λύσεων τόσο σε τρέχοντα όσο και σε στρατηγικά καθήκοντα. Ιδιαίτερη σημασία έχει ο τελικός ή τελικός έλεγχος. Είναι πολύ διαφορετικό από τα άλλα στάδια των καθηκόντων και της πορείας του.
Το τελικό στάδιο της παραγωγικής διαδικασίαςΣυνδέεται με τη λύση πολλών σημαντικών καθηκόντων. Αυτός είναι ο προσδιορισμός του βαθμού συμμόρφωσης των στόχων και των αποτελεσμάτων που έχουν τεθεί, η αξιολόγηση του έργου του προσωπικού, η σύνταξη ενός καταλόγου εσφαλμένων αναλύσεων και σφαλμάτων προκειμένου να ξεκινήσει η νέα φάση σχεδιασμού στη βάση τους. Ο τελικός έλεγχος θα πρέπει να διεξάγεται σύμφωνα με καθορισμένα κριτήρια, έτσι ώστε οι καλλιτέχνες να κατανοήσουν τον τρόπο ελέγχου της εργασίας τους και τον τρόπο με τον οποίο θα επηρεαστεί η αμοιβή τους. Αυτός ο τύπος εποπτείας συνδέεται με την αξιολόγηση της δαπάνης των πόρων, τον προσδιορισμό της αποτελεσματικότητας των στρατηγικών και των τακτικών και την αξιολόγηση της ορθότητας των προηγούμενων αποφάσεων. Τα αποτελέσματα αυτού του σταδίου είναι εξαιρετικά σημαντικά για τη μελλοντική οργάνωση, καθώς τα αποτελέσματά της μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποφυγή λαθών κατά τη δημιουργία σχεδίων για το μέλλον.
Ο έλεγχος, τρέχων και τελικός, πραγματοποιείται σύμφωνα με έναν αλγόριθμο.
На первом этапе собирается информация, затем τα κριτήρια αξιολόγησης διατυπώνονται για κάθε λειτουργία και διαδικασία, τότε καθορίζονται οι στόχοι και οι μέθοδοι ελέγχου. Αυτή είναι η προπαρασκευαστική φάση. Επιπλέον, ο έλεγχος εισέρχεται στο στάδιο της πραγματικής αξιολόγησης της διαδικασίας και των ενεργειών. Το τελευταίο στάδιο είναι η ανάλυση των πληροφοριών που λαμβάνονται και η διατύπωση συμπερασμάτων, είναι συνώνυμη με τον τελικό έλεγχο. Ως αποτέλεσμα όλων αυτών των ενεργειών, πρέπει να γεννηθεί μια διαχειριστική απόφαση.
Ο διαχειριστής που ασκεί έλεγχο, τρέχων, στρατηγικός ή τελικός, πρέπει να θυμάται τις βασικές αρχές της εφαρμογής του. Αυτά περιλαμβάνουν:
- Η επικαιρότητα.Ορισμένος χρόνος πρέπει να περάσει μεταξύ των διαδικασιών ελέγχου, δεν πρέπει να είναι τόσο συχνή ώστε ο εργαζόμενος να μην αισθάνεται ότι δεν εμπιστεύεται. Αλλά δεν πρέπει να διεξάγεται πολύ σπάνια, έτσι ώστε ο εργαζόμενος να μην έχει την εντύπωση της έλλειψης ελέγχου.
- Ευελιξία. Πρέπει να προσαρμοστεί στις τρέχουσες συνθήκες.
- Κερδοφορία. Ο στόχος του είναι να εξοικονομήσει πόρους, οπότε ο ίδιος δεν θα πρέπει να απαιτεί μεγάλες επενδύσεις.
