Κάθε υπάλληλος πριν αποδεχθεί μια πρόσκλησηΟ εργοδότης εξετάζει προσεκτικά τον κατάλογο των απαιτήσεων και την ευθύνη που του ανατίθεται. Λόγω του γεγονότος ότι η σύγχρονη κοινωνία και ο τρόπος ζωής απαιτούν από κάθε άτομο αστραπιαίες αποφάσεις, κανείς δεν ασχολείται ιδιαίτερα με τον ορισμό μιας τέτοιας έννοιας ως λειτουργικών καθηκόντων. Ο κατάλογος των δικών του καθηκόντων βοηθά να εμβαθύνουμε βαθύτερα στο πεδίο των εργασιών τους, καθώς και μια πιο ουσιαστική προσέγγιση στην εκπλήρωση των καθορισμένων καθηκόντων.
Κάθε διαχειριστής, προσλαμβάνοντας ένα άλλοεργαζόμενος, αναμένει από αυτόν την ικανότητα, την πρωτοβουλία και την ευθύνη. Αλλά πολλοί άνθρωποι δεν καταλαβαίνουν αρκετά τι απαιτείται από αυτούς. Έτσι, για παράδειγμα, οι λειτουργικές ευθύνες ενός έμπορου, που θα παρουσιαστούν υπό μορφή επίσημου εγγράφου, θα βοηθήσουν τον νέο υπάλληλο να εμπλακεί περισσότερο στην επιχείρηση και πιο ελεύθερα να περιηγηθεί σε αυτό που αναμένεται από αυτόν. Για έναν διευθυντή, αυτή είναι μια λύση σε πολλά προβλήματα που συνδέονται με τις τακτικές συναντήσεις με έναν νεοφερμένο και εξηγώντας σε αυτόν τι πρέπει να γνωρίζει ήδη. Επίσης, η περιγραφή της εργασίας μπορεί να είναι ένας τρόπος ελέγχου της εργασίας των υφισταμένων.
Με την αρχική εντολή κάθε ειδικούλέει ότι πρέπει να γνωρίζει σαφώς τα καθήκοντά του και να τις εκτελεί υπεύθυνα. Αλλά, δυστυχώς, λίγοι άνθρωποι εξηγούν γιατί αυτό είναι απαραίτητο. Έτσι, αρχίζουν να αντιμετωπίζονται επίσημα και αμελώς. Στην περίπτωση που ένας υπάλληλος γνωρίζει καλά τα λειτουργικά του καθήκοντα, δεν είναι μόνο ευκολότερα προσανατολισμένος στο εργασιακό περιβάλλον, αλλά και ανακουφίζει από το επιπλέον έργο που επιτηρούν οι επιθεωρητές σε αυτόν. Ένας τέτοιος ειδικός γνωρίζει πολύ καλά τι πληρώνεται και ποια καθήκοντα θα απαιτήσουν πρόσθετη αμοιβή.
Τα λειτουργικά καθήκοντα πρέπει να καταγράφονται καιπου εγκρίθηκε από τη διοίκηση της εταιρείας. Κατά την περιγραφή τους, είναι απαραίτητο να αποφευχθούν σύνθετες έννοιες που θα απαιτήσουν πρόσθετες διευκρινίσεις, καθώς και φράσεις που μπορούν να ερμηνευτούν με δύο τρόπους. Τα λειτουργικά καθήκοντα ενός εμπορικού διευθυντή, για παράδειγμα, δεν πρέπει να υποδηλώνουν την ανωτερότητά του έναντι άλλων υπαλλήλων. Κάθε υπάλληλος πρέπει να εξοικειωθεί με τα καθήκοντά του κατά την υποβολή αίτησης για θέση εργασίας και να δώσει γραπτή συγκατάθεση για την απόδοσή του. Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες ο εργαζόμενος δεν εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του, ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να επιβάλει πρόστιμο ή φωτιά ενός εργαζομένου για ένα άρθρο σχετικά με τη θέση των εργαζομένων μη συμμόρφωση του.
Έτσι, επίσημα εκδοθείτα λειτουργικά καθήκοντα του εργαζομένου αποτελούν περιορισμό της δραστηριότητας και εργαλείο διαχείρισης και ελέγχου. Με τη σωστή χρήση τους, γίνεται δυνατή η αύξηση της απόδοσης της εργασίας, αλλά και η προστασία τόσο του εργοδότη όσο και του εργαζομένου από τον αντίκτυπο του ανθρώπινου παράγοντα στην εργασία.
