अब तक, कुछ उद्यमियों का मानना है किप्रशासनिक कर्मचारी पैसे की बर्बादी और अनावश्यक नौकरशाही है। हालांकि, ऐसा बयान केवल बहुत छोटी फर्मों के लिए ही सही हो सकता है, जहां प्रबंधक सभी जिम्मेदारियों को मानता है। वास्तव में, प्रशासनिक कर्मचारी व्यवसाय श्रृंखला में एक महत्वपूर्ण कड़ी है। यह वह है जो उद्यम के काम का आयोजन करता है, बाहरी दुनिया के साथ इसके संचार के लिए जिम्मेदार है, अनुबंधों, आदेशों के समय पर कार्यान्वयन के लिए, भुगतान की प्राप्ति की निगरानी करता है।
यहां तक कि एक दिन के लिए सचिव की अनुपस्थिति,कार्यालय प्रबंधक, व्यक्तिगत सहायक दिखाता है कि व्यवसाय में प्रशासनिक कर्मचारी कितना आवश्यक है। हमने जिन पदों का नाम ऊपर रखा है, वे इस प्रकार की मुख्य नौकरियां हैं। हालांकि, वे इस प्रकार की गतिविधियों तक सीमित नहीं हैं। सचिव के साथ-साथ प्रशासनिक कर्मचारी कौन है? क्लर्क, कॉल सेंटर कर्मचारी, कार्यालय प्रबंधक, व्यक्तिगत सहायक, सचिव-अनुवादक। यह मानना एक गलती है कि इस तरह के काम को छोटे पाठ्यक्रम के बाद कोई भी कर सकता है। किसी उद्यम की गतिविधियों को कुशलतापूर्वक व्यवस्थित करने के लिए, न केवल व्यक्तिगत गुणों की आवश्यकता होती है, जैसे कि कूटनीति, निष्पक्षता, समय की पाबंदी।
कार्यालय प्रबंधक, प्रस्तुत करने योग्य बाहरी के अलावादेखो और ढंग से, उद्यम के आगंतुकों के साथ भी सक्षम रूप से संवाद करना होगा, क्योंकि उनके बीच साझेदार और संभावित ग्राहक दोनों होंगे। कभी-कभी ऐसे विशेषज्ञ को कंपनी के सामान या सेवाओं के प्रचार का काम भी सौंपा जाता है। किसी भी मामले में, यह वह है जो सिर के साथ सभी सेवाओं और संचार के काम का समन्वय करता है। वह कार्य अनुसूची रखने के लिए भी जिम्मेदार है, बैठकों और वार्ता के कार्यक्रम के लिए। व्यक्तिगत सहायक प्रबंधक को देश और विदेश में व्यावसायिक यात्राओं के आयोजन में सहायता करता है। उद्यमी इस पद के लिए किसी ऐसे व्यक्ति को चुनने की कोशिश करते हैं, जिसे विदेशी भाषाओं, व्यावसायिक शिष्टाचार, सक्षम और समयनिष्ठ का ज्ञान हो। एक नियम के रूप में, महिलाएं सचिवों और सहायकों के रूप में काम करती हैं, हालांकि, लोकप्रिय धारणा के विपरीत, 25 साल से अधिक उम्र की नहीं, बल्कि शिक्षित महिलाएं। लेकिन कार्यालय प्रबंधक भी एक आदमी हो सकता है, यह सब उद्योग पर निर्भर करता है। एक अतिरिक्त लाभ न केवल कार्य अनुभव होगा, बल्कि दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में पेशेवर ज्ञान भी होगा। हैरानी की बात है, सभी साक्षर और शिक्षित विशेषज्ञों, विश्वविद्यालयों के युवा स्नातकों के साथ, यह योग्य प्रशासनिक कर्मियों को खोजने के लिए एक आसान काम नहीं है। आखिरकार, न केवल विशेष ज्ञान महत्वपूर्ण है, बल्कि व्यक्तिगत गुण भी हैं: गैर-संघर्ष, निष्पक्षता, पालन करने और नेतृत्व करने की क्षमता, संगठनात्मक कौशल।
