במסגרת פעילותה עם גורמים משפטייםזה הופך לעתים קרובות צורך לקבל החלטות על ידי ארגון פגישות כלליות. במקרה זה נכתבים הפרוטוקולים של האסיפה הכללית, שהיא מסמך שכתביו דורשים ידע על הכנתו והוצאתו להורג.
לחקיקה דרישות שונותלפיתוח מסמך זה. ראשית, יש לערוך את פרוטוקול האסיפה הכללית לא יאוחר משבועיים לאחר האירוע. חותם על שני עותקים של המסמך, המציין מידע על זמן הפגישה ועל המקום, על תוצאות ההצבעה ועל מספר הקולות הכולל של בעלי המניות. בעת מילוי העיתונים, ציין את שמות ושמות המשפחה של הרכב הנשיאות והאיש המנחה. דרישה מהותית היא סדר היום.
בעת עריכת הפרוטוקול, יש צורך להעביר בעבודת הגמר את טקסטי הנאומים בנושאים שבהם נערכה ההצבעה ותוצאותיה. כתוצאה מכך מצוינות ההחלטות שקיבלה הישיבה.
פרוטוקול האסיפה הכללית של הבעליםמשקף מבחינה קולגית את תהליך קבלת ההחלטות הקובע את פעילות החברה. מסמכים אלה נערכים במקרים אחרים, למשל במהלך משא ומתן, פגישות עסקיות, פגישות של גופים מייעצים וועדות שונות. מטרת העיתון היא רישום ההחלטות שהתקבלו וההסכמות שהושגו.
חשיבות רישום הפרוטוקול מוסברת על ידי העובדהשלפתרון קולגיאלי משותף של נושאים יש חשיבות רבה לתפקודה הרגיל של כל חברה. גם עם קבלת ההחלטות הבלעדית של המנהל, נוצר תחתיו גוף ייעוץ אשר ישקול נושאים חשובים במיוחד שעבודתו פורמלית על ידי פרוטוקול הפגישה.
להכנת וביצוע מסמך זהתידרש עבודת הכנה משמעותית. זה כולל איסוף ועיבוד המסמכים הדרושים, הכנת סדר היום, יידוע כל המשתתפים על מועד, מקום ותאריך האירוע. על מנת לערוך נכון את פרוטוקול האסיפה הכללית ולנהל נכון את האסיפה, עליך לשלוח תחילה את החומרים הדרושים לכל המשתתפים (הפניות שונות, מידע בנושאים הנדונים).
לפני תחילת האירוע בפועליש לתאם רישום משתתפים. לשם כך נערכות רשימות. לביצוע נכון של הפרוטוקול, הליך זה הוא חובה. מכיוון שהחלטות האסיפה תקפות רק אם יש מניין - המספר הנדרש של אנשים עם סמכויות מספקות.
מהלך האירוע מלווה במדריךעל ידי קצרנות או הקלטת סאונד של הפגישה. לצורך ההרשמה ניתן להשתמש גם בהערות טיוטה, חומרים שונים מהאוסף, החלטות טיוטה, הפניות, דוחות וכו 'חשובים.
פרוטוקול האסיפה הכללית של התושבים או חוקיפנים יכולות להיות קצרות או מלאות. התצוגה האחרונה משקפת את כל הנאומים שנשמעו, הפרוטוקול הקצר מציג תכנית מסוימת המשקפת רק את שמות הדוברים ואת נושאי הנאומים שלהם. לכן, מסמך זה מכונה לעתים קרובות סכימת פרוטוקול. הבחירה בסוג הנייר נקבעת על ידי היו"ר או התקנות של הגוף הקולגיאלי.
הפרוטוקול מונפק בהתאם לעם הדרישות של עבודה משרדית ו- GOST להצגת פרטים, שלא ניתן להזניח בשום דרך. ביצוע שגוי של פרוטוקול האסיפה עלול להוביל לאי חוקיות ההחלטות שהתקבלו, אשר לעיתים עשויות להיות בעלות חשיבות מיוחדת לפעילותו של גוף משפטי כלשהו.
