פרוטוקול הישיבה הוא מסמך המשקףמידע בנושאים הנדונים והחלטות שהתקבלו באסיפה. היא מתייחסת לתיעוד הארגוני והמנהלי. המידע בפרוטוקול יוכנס על ידי מזכיר האסיפה או על ידי אדם מורשה אחר על בסיס קול או הקלטה ידנית. לפני הפגישה יש להכין את כל המסמכים הדרושים: סדר יום, רשימת משתתפים, נאומים וטיוטות החלטות אפשריות.
ניתן להוציא את פרוטוקול ישיבת הוועדה או רשות אחרת במלואה או בקצרה. האחרון אינו כולל את מהלך הדיון בנושאים שיש לפתור ורק מתעד את ההחלטות שהתקבלו.
הצורה המלאה של הפרוטוקול בדרך כלל מורכבת משני חלקים.- מבוא הראשי. פתק ההקדמה מכיל את השמות (וגם ראשי התיבות) של יושב הראש, המזכיר והמשתתפים של הפגישה, כמו גם הנוכחים. אם מספר האנשים הנוכחים הוא מעל 15, הפניה נעשית רשימה מלאה של שמות חובה. אם המשתתפים שייכים לרשויות שונות, המיקום ומקום העבודה מסומנים עבור כל אחד.
בנוסף, במבוא, יש להצביע על סדר יום עם רשימת שאלות לפי סדר חשיבותו ושמו של הדובר לכל שאלה.
פרוטוקול הישיבה בחלקו העיקרי מורכב מסעיפים בהתאם לסדר היום. הטקסט של כל אחת מהפסקאות, ככלל, בנוי על פי תרשים קצר:
- שמעו: שם מלא.
- החליט (או הוחלט): שם מלא.
סיכום של כל נאום מוקלטבטקסט הפרוטוקול או מצורף כחומר נפרד (במקרה זה, רשום בטקסט הפרוטוקול עם קישור מקביל). במקרה של הצבעה, התוצאות ניתנות. ההחלטה המתקבלת על כל פריט חייבת להיכלל בפרוטוקול.
יש לחתום על פרוטוקול הישיבההיו"ר וגם מזכיר הישיבה. מועד הפגישה או הפגישה נחשב למועד הפרוטוקול. כל פרוטוקול מקבל מספר רציף בנפרד עבור קבוצת הפרוטוקולים המתאימה, במידת הצורך עם קוד אלפביתי. המספור מתבצע באופן הדרגתי לאורך כל השנה.
לפרוטוקול ישיבת הדירקטוריון יש משלהםמוזרויות. הדרישות הכלליות למסמך זה מובאות בנוסח החוק הפדרלי "על חברות מניות משותפות" (סעיף 68). בנוסף, אם הדירקטוריון באסיפה יאמץ החלטה בנושא הנפקת מניות (ניירות ערך), אזי, בהתאם לתקני הנפקת ניירות ערך שאושרו בפדרציה הרוסית, פרוטוקול האסיפה כאמור חייב לשקף את תוצאותיה של קריאת קריאה של כל חברי הדירקטוריון. זוהי דרישת הרגולציה העיקרית לפרוטוקול.
בפועל, עיצוב פרוטוקולים כאלה יכולמשתנים מאוד בשיטת האוסף ובמידת הפירוט. כמה דקות מתאימות לתמלול מפורט של הפגישה, המשקף את כל התשובות והשאלות שנשאלו. הדרישה לניהול רישומים כאמור נקבעת בדרך כלל בתקנה בדירקטוריון.
הקיצון השני הוא פרוטוקול פגישות קצר במיוחד, הכולל רק מידע על הרכב המשתתפים, סדר היום, נוסח הנושאים שהועלו וההחלטות שהתקבלו.
האפשרות הטובה ביותר היא בדרך כללמשהו בין לבין. בדרך כלל נערך פרוטוקול מפורט מדי על בסיס הקלטת שמע של הפגישה. בעת פענוחו יתכנו אי דיוקים המעוותים את משמעות הנושאים הנפתרים. בנוסף, אין לשכוח כי לכל בעל מניות יש זכות להכיר את פרוטוקול האסיפה. כאשר דנים בנושאים מסחריים, פרוטוקול מפורט יכול לרשום מידע רב שהוא סוד מסחרי.
מצד שני, הקיצור המוגזם של הפרוטוקוליכול להוביל בעלי מניות רגילים לחשוב על גישה פורמלית ועל יעילות מספקת של עבודת הדירקטוריון. מומלץ לציין על כל שאלה את יוזמי ומשתתפי הדיון, ביאור הנאום, מהותם ומחברי השאלות שנשאלו. גישה זו, בין היתר, מאפשרת הערכה יעילה יותר של התרומה של כל משתתף.
