Протокол совещания является документом, в котором משקף את כל ההחלטות החשובות של אירוע זה. איסוף לא נכון של זה, הן במובן והן בעיצוב, יכול להיות סיבה לערער על זה על ידי המשתתפים של הפגישה. בנוסף, קיימת סכנה פוטנציאלית של קבלת החלטות ניהוליות רעות אם הפרוטוקול של הפגישה הייצור מכילים מידע מעוות. קבוצה של המלצות פשוטים יעזרו לך לקבל את זה נכון.
הטקסט של מסמך זה מכיל בדרך כלל שני חלקים:מבוא הראשי. פרוטוקול הישיבה (מחציתו הראשונה) כולל תיאור של הפרמטרים העיקריים של האירוע: מיקומים, שם מלא. משתתפים, יו"ר ומזכיר. כאשר למישהו יש מעמד מיוחד (מוזמן, מומחה, צופה, וכו '), זה גם ציין במסמך. אם יש הרבה אנשים הנוכחים בפגישה, דקות הפגישה עשוי להכיל מידע על אותם על גיליון נפרד, שהוא קובץ מצורף בלתי נפרד של המסמך. סעיף המבוא מסתיים עם סדר היום המכיל רשימה של נושאים שיש לטפל בהם. רצוי שיהיה להם חשיבות, אך ייתכן שיש גורמים אחרים המשפיעים על המקום ברשימת הנושאים. לדוגמה, מבנה האג'נדה עשוי להיות תלוי ביחסי הגומלין הלוגיים של חלק מנושאיו או בהעסקת אנשים המשתתפים באירוע. המסמך עצמו מתנוסס על נייר המכתבים של הארגון (חטיבותיו), יש לציין אותו בעת הפגישה.
פרוטוקול הישיבה בחלק המרכזילהתאים את ההיכרות. בפרט, הפריטים שלה צריך ללכת באותו הסדר כמו על סדר היום. האלגוריתם לבניית מידע תיקון טקסט על כל פריט סדר היום הוא כדלקמן: "האזינו", "דיבר", "החליט". הכלל הבסיסי של העיצוב של חלק זה של הפרוטוקול הוא שזה לא צריך להיות סוג של תמליל.
בפרט, המשנה "האזינו" מתארת,מי היה הדובר המרכזי בנושא, מה הוא הציע בסוף נאומו. המשתתפים המדברים מציינים גם מי אמר את מה שהציעו. ההחלטה קובעת את עמדתם הסופית של רוב המשתתפים בפגישה. אם זה אומץ בהצבעה, אז מצוין כמה אנשים היו בעד זה, כמה היו נגד, כמו גם מספר הנמנעים. בהתאם לחשיבות הנושאים הנדונים, ניתן לרשום את שמו המלא של האדם. אנשים שלקחו עמדה זו או אחרת.
פרוטוקול הישיבה נערךהמזכירה, המסמך עצמו חתום על ידי המוציא לפועל והנשיא בישיבה. מקור המידע להרכבתו הם טיוטות בכתב יד, הקלטות שנעשו באמצעות דיקטפון, תמלילים. אם נדרשות סמכויות של בכיר שלא השתתף בפגישה כדי לפתור את הנושאים שזוהו במהלך הפגישה, ניתן בנוסף לאשר את החלטותיו של ראש זה. ניתן לשלוח את הפרוטוקול החתום והרשום הן כמסמך יחיד והן בצורה של תמציות לפקידים שרק חלק מהשאלות חלות עליהם.
