הצורך בראיות תיעודיותההחלטות שנעשות נדרשות במצבים שבהם הן נעשות באופן קולקטיבי. לרוב, תיעוד של נתונים כגון פרוטוקול משמש להקליט את מהלך האירוע.
למילה "פרוטוקול" יש כמה משמעויות - זהיכול להיות שיש נוהל קבוע לפעולות במצב ספציפי, ומסמך רשמי שבוצע כהלכה ובו נתונים על מהלך הרצף של הדיון, הדיון וקבלת ההחלטות בישיבות ובפגישות, ועידות וישיבות. יש לזכור כי יש לו כמה צורות שונות בתכליתן. פרוטוקול ישיבת התושבים הוא מסמך בקטגוריה שונה במקצת מאשר למשל הפרוטוקול של רשויות החקירה או רשות פיקוח אחרת.
פגישות קולגייט קבועות / זמניותקהילות (ועדות, ישיבות בעלי מניות, תושבים, דירקטוריון) כפופות לתיעוד חובה. בהתאם להחלטה שקיבל יו"ר הארגון או הקבוצה, ניתן לשמור את פרוטוקול הישיבה במלואו (הקלטה יסודית של נאומים, ויכוחים, שאלות ותשובות) או בצורה מקוצרת. ככלל, במהלך פגישה מזכיר או אחראי אחר רישום של כל מה שקורה, אוסף חומרים קשורים שמספקים המשתתפים ואז מסכם אותם למסמך בודד.
לגבי הדרישות עבור פקיד זהנייר, הם מצויינים בתקן המדינה המסדיר את הנוהל הנכון לרישום. אז בפרוטוקול ישיבת בעלי הדיירים או נציגי קבוצות וארגונים אחרים, בנוסף לשם המסמך והארגון, תאריך האירוע וסדר היום יש לציין את המידע על היו"ר, המזכיר והנוכחים.
בקצרה, מתאר המידע נראהכדלקמן: האזינו - דיברו (ים) - החליטו / החליטו. דיוק הנתונים המוצגים מאושרים בחתימת היו"ר והמזכירה. במידת הצורך, המשתתפים בפגישה יכולים לקבל גם עותק מלא של פרוטוקול הישיבה, וגם תמצית מכל חלק בה.
כמה ניואנסים של נתוני מידע לובשיםמסמך המשקף את מהלך הישיבות הקולקטיביות של האוכלוסייה המתגוררת בבנייני דירות. במקרה זה, יש להזין נתונים על צורת האירוע (התכנסות בפועל של אנשים או הצבעה נפקדת על סעיפי סדר יום), הכתובת והאזור בפועל של האובייקט המנותק המצוין, מספר הקולות שנמצאים בבעלותם בבעלותם בפרוטוקול ישיבת בעלי הבית.
בנוסף, נספח מחייב למסמךהיא רשימת שם משפחה של משתתפים (או נציגיהם) המציינת את מספר הדירה שברשותם. אם חוות הדעת של התושבים התקבלה בהעדר, הרי שהרשימה הנוספת צריכה להכיל לא רק מידע אודות האדם, אלא גם על החלטותיו בכל הנושאים העומדים על הפרק. עליו לכלול גם מידע על המסמך המאשר את זכות הבעלות או החזקה של חדר ספציפי בבית, כמו גם את רצונו של כל אזרח על הסעיפים המצוינים על סדר היום בצורות ברורות ומקובלות (אני מסכים, לא מסכים, נמנע). רק בתנאי זה יהיה לפרוטוקול ישיבת הדיירים כוח משפטי.
