Formuoti darbuotojų reikalus yra procesasyra privalomas beveik visoms įmonėms. Pagal Rusijoje nustatytas taisykles, kiekvienas darbdavys turėtų turėti savitą kiekvieno darbuotojo dokumentų rinkinį. Šis dokumentas gali apibūdinti pavaldinį nuo jo paties užimtumo. Asmeniniai reikalai randami ne tik darbe, bet ir, pavyzdžiui, universitete. Bet kokiu atveju šis dokumentas yra svarbus. Jis turi būti tinkamai suformuotas. Bet kaip tai padaryti? Kada nebūtina saugoti tokios dokumentacijos? Ką galima ir ko negalima įtraukti į asmeninį reikalą? Suprasti visa tai nėra taip sunku, kaip atrodo.
Darbuotojo asmeninė dokumentacija yra tam tikras dokumentas, kuriame saugomi visi konkretaus kadro dokumentai. Jį sudaro viršelis ir specialūs dokumentai, susiję su pavaldiniu.
Tokio pobūdžio dokumentai pradedami kurti nuo pat akimirkospersonalo įdarbinimas. Ir tai turėtų būti vykdoma iki darbuotojo atleidimo. Tada byla perkeliama į archyvą saugoti. Jūs negalite sunaikinti šio dokumento tam tikrą laiką.
Bylų formavimo toli gražu nėraprivalomas procesas. Kai kuriais atvejais galite to išvengti. Bet tada rinkti informaciją apie tą ar tą pavaldinį bus labai problematiška. Paprastai ši procedūra atliekama didelėse organizacijose. Sukuriama visa duomenų bazė, kurioje rodoma informacija apie kiekvieną pavaldinį.
Jau buvo pasakyta, kad visai nereikia tvarkyti darbuotojų reikalų. Bet bet kuri save gerbianti įmonė turi tokio pobūdžio dokumentus. Kada reikia sudaryti dokumentų rinkinį, o kada ne?
Teisės aktai niekur nenumato taisykliųŠi problema. Tačiau praktikoje paaiškėja, kad didelės įmonės savo pavaldiniams formuoja asmenines bylas, o mažos - ne. Rekomenduojama spręsti šią problemą įmonėms, turinčioms didelę apyvartą.
Dažnai organizacijos tvarko asmeninius reikalus ne visiems pavaldiniams, o tik tam tikrų kategorijų darbuotojams. Dažniausiai jie yra:
Rekomenduojama netingėti ir elgtis tokio pobūdžiovisų pavaldinių dokumentai. Darbuotojų bylų formavimo procesą nėra taip sunku prisiminti. Čia gali būti saugomi ne visi dokumentai, atspindintys informaciją apie rėmelį. Kokias proceso ypatybes reikėtų prisiminti? Net menkiausias darbdavio pažeidimas gali pasirodyti ne pačiu geriausiu būdu. Todėl jūs turite atidžiai išnagrinėti atliekamą užduotį.
Jau buvo sakyta, kad pavaldinių asmens bylosnet ir žmogui pasitraukus, jie lieka įmonėje. Jie nėra išdalijami, o patalpinami specialiuose archyvuose. Leidžiama net elektroniniu būdu saugoti informaciją apie personalą. Tačiau popierinėje versijoje bylos turėtų vykti.
Yra keletas taisyklių, kurios turėslaikytis viršininko. Failų saugojimas yra beveik nesibaigiantis procesas. Jūs negalite sunaikinti šių dokumentų 75 metus nuo to momento, kai kadrai nustojo veikti.
Būtent dėl šios priežasties bando daugelis įmoniųper daug nesivarginkite rinkdami informaciją apie tam tikrus pavaldinius. Nedaug korporacijų veikia daugiau nei 75 metus. Įmonės dažnai atsidaro ir užsidaro, o asmeninės bylos lieka archyvuose.
Jie supaprastina dokumentų saugojimąįvairių taisyklių. Iš esmės šie dokumentai saugomi surūšiuoti abėcėlės tvarka. Be to, rekomenduojama archyvus kurti pagal metus. Šis požiūris supaprastins informacijos apie darbuotojus, kurie tam tikru metu dirbo įmonėje, paiešką.
Šiuo klausimu yra dar vienas ypatumas.Visa problema yra ta, kad kai kurie asmeniniai failai yra nuolat saugomi įmonės archyvuose. Ir jie nesunaikinami nei po 10 metų, nei po 100 metų. Ši taisyklė patenka į organizacijos vadovų dokumentus ir valstybės tarnautojų bylas. Nepamirškite apie pavaldinius, kurie turi apdovanojimus, medalius ir įvairius titulus.
Kitas klausimas yra prieigos prie tirtų klausimasdokumentacija. Dažnai darbuotojų bylose yra duomenų, kurie skirti tik darbdaviui. Daugumai darbuotojų jų nereikia žinoti.
Dažnai bylos yra užšifruojamos, prie jų gali naudotis tik įmonės vadovas, taip pat personalas, dalyvaujantis formavime. Paprastiems pavaldiniams neleidžiama peržiūrėti surinktos informacijos.
Darbdavys garantuoja darbuotojų reikaluskonfidencialumas. Tokia informacija nėra viešai prieinama. Paprašius, atleidimo dieną personalui pateikiamos dokumentų kopijos. Bendrovė yra atsakinga pavaldiniams už informacijos saugumą, esančią asmens bylose.
Taip pat turėtumėte kartą ir visiems laikams prisiminti - dokumentai nėraišduodamas pavaldiniams be jokio preteksto. Darbuotojai neturi teisės imti asmens bylų, taip pat reikalauti jas išleisti. Čia galite paprašyti duomenų tik atleidę iš darbo. Darbdavys darbuotojams duoda tik informacijos, saugomos asmens bylose, kopijas. Jums nereikia kito. Nė vienas pavaldinys neturi teisės atsiimti šių dokumentų perduodamas kitai korporacijai arba galutinai sustabdžius darbą. Jau buvo sakyta, kad kiekvienas darbdavys 75 metus saugojo dokumentų rinkinį apie darbuotojus. Tam tikromis aplinkybėmis šis laikotarpis gali būti pratęstas.
Dabar šiek tiek apie tai, kaip tiksliaipanaši dokumentacija. Realiai pavaldžių bylų formavimo taisyklės nėra teisiškai įtvirtintos. Ir šį klausimą sprendžia įmonės vadovybė. Ji pati nustato, kokia informacija turėtų būti saugoma ir kaip tvarkyti pavaldinių failus. Tai yra pagrindinė viso formavimosi proceso problema.
Nepaisant to, neatsižvelgiant į taisyklių pasirinkimą, kai kurie duomenys bet kuriuo atveju bus saugomi asmeninėje byloje. Kokie dokumentai yra visuose tokiuose dokumentuose? Tai:
Aukščiau pateiktas sąrašas yra privalomaspopieriaus. Bet turint kitos informacijos, gali kilti tam tikrų problemų. Juk ne visą informaciją apie pavaldinius galima įvesti į asmens bylą. Tam yra tam tikrų apribojimų. Į kokius dalykus turėtumėte atkreipti dėmesį, kad išvengtumėte skundų dėl neteisingo personalo bylų formavimo?
Tiesą sakant, jei jūs tikrai įsigilinsite į taigali supainioti visi darbuotojų registravimo ir asmeninės dokumentacijos formavimo klausimai. Todėl prieš pradėdami archyvą turėtumėte prisiminti tik keletą funkcijų. O tiksliau - draudimai. Jie aktualūs visoms įmonėms, neatsižvelgiant į nustatytas taisykles. Jūs negalite:
Kokie konkretūs dokumentai gali būtisvarstomos dokumentacijos? Kas, be minėtų dokumentų, praktiškai randama asmens bylose? Norėdami išvengti klaidų, galite vadovautis patarimais, kaip rinkti informaciją darbuotojų dokumentacijoms.
Asmens bylos sudėtis yra įvairi.Jau minėta, kad pati įmonė nustato šios dokumentacijos tvarkymo taisykles. Todėl neįmanoma tiksliai pasakyti, kas užfiksuota archyvuose. Privalomi dokumentai jau yra išvardyti. Bet kad nebūtų padaryta klaidų, buvo sugalvotas tam tikras leidžiamų saugoti dokumentų sąrašas. Kas turėtų būti asmens byloje? Jei neįtrauksime anksčiau išvardytų objektų, tai liks (daugiausia kopijų pavidalu):
Nepamirškite, kad bet kuris atsakingasdarbdavys parengia įvairius aktus, siekdamas laikytis darbo procesų, taip pat užtikrinti savo saugumą. Pavyzdžiui, apie atsisakymą pasirašyti įsakymą dėl atleidimo. Tokie dokumentai taip pat turėtų būti saugomi asmeninėse bylose. Sertifikavimo darbų rezultatai ir kiti užsakymai, turintys įtakos konkretaus kadro darbui, yra dar keli taškai, kuriuos leidžiama įtraukti į dokumentų rinkinį.
Kitas svarbus dalykas yra saugojimasvadinamas asmens bylos inventorizacija. Dokumentas, kuris darbdaviui gali atnešti daug rūpesčių. Tai turi būti privaloma kiekvienoje asmens byloje. Priešingu atveju galite kaltinti vadovybę dėl to, kad kai kurie dokumentai buvo pridėti nelegaliai. Asmeninės bylos aprašas yra specialus dokumentas, kuriame pateikiama visa prie aplanko pridėta dokumentacija. Pateikiama pačioje dokumentacijos pradžioje. Be inventorizacijos darbdaviui gali kilti problemų. Darbuotojas gali apkaltinti tam tikrų dokumentų klastojimu ar vagystėmis.
Asmeninės bylos formavimas nėra toks procesastinkamai tam pasiruošus, sunku. Darbdavys turėtų tiesiog įvesti visą svarbią informaciją apie darbuotojo veiklą. Bet draudžiama įvesti asmeninę informaciją apie personalą. Religijos pavyzdys jau pateiktas. Šeimos sudėtis ir pavaldinio gyvenimo būdo ypatumai taip pat yra tabu.
Bet kai kurie darbuotojo pasiekimai turibūti įrašyti į asmens bylas. Tai nėra privalomas komponentas, tačiau patartina to nepamiršti. Ypač, kai kalbama apie tikrai talentingą žmogų. Leidžiama įvesti informaciją apie gautus apdovanojimus, titulus, pažymėjimus, medalius, diplomus.
Asmens byloje esantys dokumentai gali būti skirtingi, taisuprantama. Tikslų sąrašą kiekviena įmonė sudaro vadovo nuožiūra. Bet jau išvardytas labiausiai paplitęs vertybinių popierių sąrašas. Formuojant ir tvarkant dokumentaciją, reikia nepamiršti vienos mažos taisyklės. Tai yra privaloma sąlyga, kurios pažeidimas neleidžiamas. Asmeninių reikalų tvarkymas yra atsakingas užsiėmimas. Tam reikia ypatingos priežiūros.
Tai yra apie asmeninių bylų dydį.Pagal nustatytas taisykles galime sakyti, kad tam tikro kadro dosjė atidėto aplanko storis neturėtų viršyti 4 centimetrų. Jei tūris viršija nustatytą ribą, geriau pradėti naują atvejį. Ir tiesiog kažkaip pažymėkite, prisidengdami esamų dokumentų tęstinumu.
Praktiškai yra labai nedaug atvejųstorio siekia daugiau nei 4 centimetrus. Todėl turėtumėte tiesiog prisiminti nustatytą taisyklę ir nesijaudinti dėl jos pažeidimo. Jei personalui yra daug dokumentų, atliekamas specialus patikrinimas. Remdamasis jo rezultatais, darbdavys nusprendžia dokumentaciją padalyti į kelias dalis.
Bylų formavimo tvarka yra paprasta.Pakanka apibrėžti, kokią dokumentaciją čia galima laikyti. Tada turėtumėte prisiminti anksčiau pateiktus apribojimus. Ir tada jau kuriama byla. Pirmasis žingsnis yra padengti dangtelį. Pakanka įsigyti specialius aplankus pavadinimu „Byla“. Paprastai jie saugo visus tam tikro rėmo dokumentus.
Toliau antraštiniame puslapyje (šiuo atveju -aplanko viršelis) rašoma asmeninė informacija apie rėmelį. Būtent - visas vardas. Apačioje privaloma nurodyti dokumentų pateikimo datą. Kas turėtų būti asmens byloje?
Inventorius pridedamas kaip pirmasis puslapis.Jo galima nepaisyti, tačiau to daryti nerekomenduojama. Šis dokumentas žymiai palengvina gyvenimą ir pašalina dalį darbdavio atsakomybės už dokumentuose pateiktų informacijos laikmenų saugumą - tai, kas nėra nurodyta inventoriuje, nėra saugoma asmens byloje.
Po to aplanke yra įvairiųdokumentai, tiesiogiai susiję su pavaldiniu. Taip formuojama asmens bylos sudėtis. Patartina talpinti dokumentų kopijas ar originalus, kokie jie buvo gauti - pirmiausia pareiškėjo anketą, tada prašymą įsidarbinti, darbdavio įsakymą dėl paskyrimo į tam tikras pareigas ir pan. Byla baigiama atleidimo įsakymu ir pasirašytu aktu gavus darbo knygą.
Tai dar ne viskas.Bylų formavimo procesas yra daug darbo reikalaujantis darbas, nors ir gana paprastas. Yra dar vienas nedidelis apribojimas, kuris gali sukelti tam tikrų nepatogumų darbdaviui. Personalo pareigūnas, įvedantis informaciją į pavaldinių asmens bylas, privalo stebėti aplanko lapų skaičių. Jų neturėtų būti daugiau nei 250. Jei ji viršijama, pradedama antroji asmens bylos šiam ar tam darbuotojui dalis.
Dabar aišku, kaip vyksta bylų susidarymasdarbuotojų įmonėse. Visas procesas tuo nesibaigia. Jei įmonė nusprendžia saugoti tokio pobūdžio dokumentus, ji privalo turėti specialų žurnalą apie asmenines bylas. Kas tai yra?
Šis komponentas yra sąrašasvisų turimų darbuotojų bylų. Joje skelbiama atvejų skaičius, pavaldinių asmens (asmeniniai) duomenys, tam tikrų „asmeninių aplankų“ formavimo datos.
Nėra vieno žurnalo pavyzdžio.Darbdavys turi visas teises savo nuožiūra sukurti tokį duomenų archyvą. Pastaruoju metu itin plačiai paplitusi forma yra elektroninis žurnalas. Gera idėja tiems, kurie nesinori per daug tvarkyti dokumentų. Svarbiausia - laiku užpildyti atitinkamus žurnalo laukus. Tada be problemų galite lengvai rasti informaciją apie kiekvieną darbuotoją.
Nuo šiol aišku, kaip vyksta susidarymasasmens byla. Tai labai paprastas, bet sudėtingas procesas, kurio procedūra jokiu būdu nėra nustatyta Rusijos Federacijos teisės aktais. Darbdaviai savarankiškai nustato dokumentus, kurie bus saugomi asmeninėse bylose. Taip pat galite pasirinkti informacijos pateikimo formą.
Rekomenduojama netaikyti asmeniniams reikalamsdokumentų originalai - tik vieno egzemplioriaus kopijos. Darbuotojų dokumentai turės būti nagrinėjami ypatingai atidžiai - informacijos nutekėjimas, įrašytas į tokio pobūdžio dokumentus, gali sukelti problemų vadovui. Iš tiesų, rinkdamas duomenis apie pavaldinius, kaip jau minėta, darbdavys įsipareigoja užtikrinti visišką informacijos konfidencialumą. Ši taisyklė taikoma ir darbo laikui, ir visam dokumentų saugojimo laikotarpiui po darbuotojų atleidimo. Tai viskas. Išsamiai išnagrinėta pagrindinė informacija apie personalo reikalų formavimą. Šio proceso ypatumus ir sudėtį reikėtų sužinoti kiekvienoje įmonėje. Kai kurie žmonės stengiasi to nedaryti visai. Atvejų registracija (asmeninė) nėra privaloma, tačiau labai naudinga darbdaviui.
