Suksessen til mange organisasjoner avhenger avfra riktig strukturert arbeid. Hver ansatt, enn si en leder, må forstå papirene. Hva er det, hva er dets funksjoner, hovedtyper, og hva tas i betraktning når du organiserer arbeidsflyten?
Hvert selskap, uavhengig av status ogantall ansatte i løpet av sine aktiviteter problemer og behandler et stort antall dokumenter. Alle refererer til organisatoriske og administrative dokumenter. De grunnleggende konseptene i denne saken inkluderer kontorarbeid og arbeidsflyt.
Kontorarbeid er en type aktivitetsom sikrer opprettelse av offisielle dokumenter, samt organiserer arbeid med dem. På sin side forstås arbeidsflyt som en type aktivitet som er rettet mot å organisere bevegelsen av dokumenter i et selskap fra det øyeblikket de ble opprettet eller mottatt, til det øyeblikket de er fullført (sende til adressaten, arkivere dem i arkivet).
Ofte for kontorarbeidet tildeler organisasjonen en eller flere ansatte som kontrollerer prosessen.
Ingen virksomhet kan eksistereuansett lovgivning. Det er det som regulerer kontorarbeidet og dokumentflyten. Spørsmål på disse områdene avgjøres av sekretærer, arkivister og ansatte ved personalavdelingen.
Posthåndtering er basert på datafikseringgjennom å lage en papir eller elektronisk handling. I denne forbindelse er det en arbeidsflyt, det vil si bevegelsen av ethvert dokument fra skapelsesøyeblikket og slutter med utførelsen. Dokumentflyt kan deles inn i internt og eksternt.
Intern sirkulasjon av dokumenter er representert av følgende trinn:
Ekstern omsetning innebærer følgende trinn:
Når det gjelder ledelsen er dokumentflyten:
Hver bevegelse av ethvert dokument må registreres i en spesiell journal. Dette kan være en regnskapsjournal, et dokumentkort, en elektronisk journal m.m.
Noen ansatte forstår ikke i det hele tatt.kontorarbeid. Hva det er, vet sekretæren godt, for det er hans direkte plikt å overvåke dokumentflyten i organisasjonen. Sekretariatet er forpliktet til å utføre hovedfunksjonene med å gi kontoret dokumenter. Gitt formen og funksjonene til arbeidet, kan kontorarbeid deles inn i:
I små organisasjoner, funksjonenfunksjonæren kan utføres av enhver ansatt som er betrodd denne plikten, eller av lederen selv. Hvis disse funksjonene ikke er foreskrevet for den ansatte i ansettelseskontrakten, er det nødvendig å utstede en tilleggsavtale for deres utførelse der de vil bli indikert, og beløpet for pengegodtgjørelse for utførelsen av oppgavene til en kontorist bør også være angitt.
Uavhengig av størrelsen på selskapet og dets form, bør lederen ikke overse tilstedeværelsen av instruksjoner for kontorarbeid.
Instruksen er ikke bare en normativ handling,slik at virksomheten kan etableres. Hva det er? Dette er et internt dokument fra selskapet, som er godkjent av ledelsen, og som ikke har en utløpsdato.
Her er hovedstadiene for bevegelse av dokumenter foreskrevet, en liste over tjenestemenn som har rett til å signere et bestemt dokument er gitt, eksempler på utfylling og behandlingsskjemaer er gitt.
La oss ta en titt på HR. Hva det er? Hvis minst en ansatt jobber i organisasjonen, er de relevante dokumentene obligatoriske for ham.
Personalledelse forstås som bevegelsenspesielle dokumenter knyttet til arbeidsaktiviteten til en borger. I hyppige tilfeller er vedlikehold av slik dokumentasjon tildelt ansatte i personalavdelingen. De skal godta dokumenter fra den ansatte, behandle og oppbevare dem i henhold til instruksens regulerte regler. I tillegg inkluderer deres plikter behandling av personopplysninger, inkludert konfidensielle.
Behandling av personelljournaler utføres separat fra det generelle, i samsvar med reglene for konfidensialitet.
I en tid med høyteknologi og databehandling finnes detdet er mange bedrifter, og ikke små, som fortsetter å oppbevare papirdokumenter. Kontordokumenter er fortsatt registrert i vanlige journaler, og brev sendes per post.
Dette skyldes for det første ansattes manglende viljeomskolere seg, og for det andre er det ikke alle som har økonomisk støtte. Men enhver leder bør forstå at betydelige investeringer i optimalisering kan redusere selskapets kostnader betydelig i fremtiden.
