Uansett yrke, noenorganisasjonen jobber med mennesker. Juridisk registrering av ansatte er nødvendig i alle ledd i arbeidsforholdet. Sammensetningen av personaldokumenter som er opprettet i disse tilfellene inkluderer mange forskjellige typer papirer, forskrifter og personopplysninger.
Arbeidsgiveren må ikke bare kompetent oppføre segdokumenter i personaljournaler, men også organisere lagring, overføring til arkivet og om nødvendig ødeleggelse. Alle disse handlingene må være i samsvar med gjeldende lov.
Alle stadier i bevegelsen av ansatte skal gjenspeiles i de relevante papirene. Personaldokumentene som gjenspeiler bevegelsen av personell inkluderer følgende:
Personell og sekretærstabbedrifter må huske behovet for personlige dokumenter i samsvar med lovens krav. Reglene foreskrevet i forskriftsfestingene av foretaket skal ikke være i strid med de høyere retningslinjene.
Riktig utførelse av dokumenter på en personligforetakets sammensetning er angitt i de relevante instruksjonene. I den med eksempler og lenker skal det vises alle nyanser ved å fikse på papirarbeid med personalet. Denne normative handlingen utstedes og godkjennes av ledelsen i organisasjonen og er ubegrenset.
Personlige dokumenter kan utstedes som ielektronisk og i papirform. Hvis teksten er skrevet for hånd, er det nødvendig å overvåke nøyaktigheten til håndskrift og prøve å ikke lage blots. Eventuell korrigert feil må bekreftes av organisasjonens segl og sertifiseres av hodets signatur.
Personelljournaler er ofte slittHemmelig karakter, ettersom de inneholder personopplysninger beskyttet av loven. Bare en strengt definert krets av spesialister har lov til å samarbeide med dem.
I personaltjenestens dokumenter er det to typer ordrer:
De er forskjellige i måten å registrere seg på, i rekkefølgegodkjenninger, underskrifter og publikasjoner. I tillegg fungerer personalbestillinger ofte med personlige ordrer. De er også lagret der, atskilt fra andre dokumenter. Slike ordrer er en del av dokumentene til personell i organisasjonen.
De fleste personlige bestillinger harensartede former. Bekvemmeligheten av å jobbe med slike former innebærer deres enhet for selskapet. Den obligatoriske bruken av standardiserte skjemaer er imidlertid kun foreskrevet til offentlige etater og budsjettorganisasjoner. Foretak med en annen eierform må ikke overholde disse reglene.
Blant personlige bestillinger er følgende ofte funnet:
Eventuell ordre på personell blir gjort oppmerksom på den ansatte han er opptatt av. Hvis den ansatte av en eller annen grunn ikke signerer dokumentet, utarbeides det en handling om dette.
Alle personlige bestillinger må beståobligatorisk registrering i en spesiell journal. Samtidig tildeles et nummer dem, som indikerer at de er registrert og ytelsen deres blir overvåket. En kopi av ordren må arkiveres i en personlig fil, originaldokumentet lagres separat i et år, hvoretter det enten sendes til arkivet eller ødelegges.
Avhengig av skjema i hver organisasjoneiendom og andre funksjoner, vil det bli opprettet forskjellige dokumenter på bedriftens personell. Deres liste bør gis i instruksjonene for å gjennomføre personaljournalhåndtering.
Oftest er det:
Hvert selskap bestemmer uavhengig av de nødvendige dokumenttypene for personell, samt hvordan de opprettes og lagres.
Den viktigste og fullstendige informasjonen om den ansattenedtegnet i hans personlige fil. Sammensetningen av dokumenter og særegenhetene ved fullførelsen av disse bestemmes av hver organisasjon uavhengig og må foreskrives i et forskriftsdokument. Det er mulig å arkivere kopier av verdipapirer både i direkte og i omvendt rekkefølge, eller å forme seg i grupper.
Personlige filer kan håndteres som de flesteansatte i organisasjonen, og utelukkende på ledere og ledende spesialister. Imidlertid foretrekker de fleste organisasjoner i praksis å ha et sett med dokumenter og annen informasjon om enhver ansatt, uavhengig av deres stilling og status.
Kategorier av dokumenter og kopier av dem for lagring i den personlige filen til den ansatte:
Hver ansatt har en egen mappe,hvor de oppførte dokumentene og kopiene av dem er arkivert. Personlige filer lagres separat fra andre personaldokumenter. De inneholder personopplysninger og bør derfor ikke være tilgjengelige for uautoriserte personer.
Et enhetlig personlig ansattkort er obligatorisk for alle firmaer, uavhengig av eierskap. Det er et grunnleggende dokument beregnet på regnskapsansatte i organisasjonen.
Personlig kort inneholder all grunnleggende informasjon omarbeidstaker. Det fylles vanligvis for hånd, men det er tillatt å introdusere primær informasjon ved hjelp av teknologi. Et personlig kort oppbevares hele tiden en ansatt jobber i organisasjonen. Når du fyller ut seksjonen, er det lov å skrive ut og lime inn innsetningen.
Når du fyller ut et personlig kort, må du være oppmerksomå kode lenker. De er indikert til høyre for de tabellene der informasjonen er samlet. Informasjonen i disse seksjonene må være i samsvar med klassifiserere og andre forskriftsdokumenter.
Personlige kort lagres riktig separatfra andre personlige dokumenter, i en safe eller i et metallskap med lås. Dette dokumentet inneholder personlig informasjon og er underlagt streng regnskapsføring. Når en ansatt blir sagt opp, gjøres en passende oppføring, og det utstedes et personlig kort for arkivlagring.
En arbeidsbok er et dokument som bekrefterarbeidserfaring, lengde på tjenesten og ansattes stilling. Dens oppførsel er obligatorisk for alle. Det starter i begynnelsen av fødselen og følger deretter en person frem til pensjon.
Plikt til å anskaffe blanke skjemaer og innleggarbeidsbøker hviler hos regnskapsorganisasjonen. Ansatte holder dem i trygghet og gir dem ut til personalavdelingen på forespørsel. Dette er registrert i den aktuelle kontoboken. Administrasjon anbefales ikke å godta blanke skjemaer og emner med arbeidsbøker med ukjent opprinnelse fra arbeidere.
En arbeidsbok er alltid laget for hånd.Registreringer er laget med en kulepenn med blått blekk. Hvis det oppstår en feil, må den korrigeres og bekreftes med signatur fra administrasjonen og organisasjonen. All angitt informasjon må være i samsvar med lov og forskrift.
Arbeidsbøker lagres separat fra andre.dokumenter i safe. Det er forbudt å gi dem til ansatte og desto mer til tredjepart. Hvis en ansatt i organisasjonen trenger å skaffe informasjon om oppføringer i dette dokumentet, blir det laget en kopi av alle sider, så blir de sydd, og hver side er sertifisert med et segl. Ved oppsigelse overleveres arbeidsboken til den ansatte samme dag.
Riktig lagring av dokumenter på personell- et av hovedansvaret for personaltjenester. Informasjonen i dem tilhører kategorien personlig og er ikke gjenstand for utlevering. I tillegg må slike dokumenter lagres og behandles i samsvar med spesielle vilkår.
Før du signerer en arbeidsavtale fra fremtidenarbeidstakeren må ta en skriftlig tillatelse til å behandle personopplysninger. En kopi av dette dokumentet arkiveres i en personlig fil eller i en egen mappe.
Alle dokumenter knyttet til personopplysninger måholdt isolert fra vanlige papirer. Tilgang til dem er bare tillatt for spesialister på personalavdelingen og organisasjonslederen. Det er strengt forbudt å avsløre personopplysninger om ansatte til eksterne parter og organisasjoner. Unntakene er rettslige og påtalemyndigheter som har inngitt en offisiell dokumentert forespørsel.
For lagring av personlige dokumenteregen nomenklatur for saker. Mapper og esker med dokumenter legges i skap. Det anbefales å isolere dem fra direkte sollys og forhøyet temperatur. For et stort antall dokumenter er det lurt å tildele et spesielt rom.
Personlige filer, profiler og personlige kort oppbevares i operativ lagring så lenge organisasjonen samarbeider med en bestemt ansatt. Etter oppsigelse blir de sendt til arkivlagring.
Personalordrer holdes hele året.etter publiseringen. Jobbbeskrivelser og andre instruksjoner er ubegrenset inntil kansellering. Bemanningsplanen, så vel som ferieplanen, publiseres årlig og lagres i personalavdelingen eller i regnskap for et år etter at handlingen er fullført.
Etter utløpet av driftslagringpersonaldata blir sendt til personaldokumentarkivet. Dette kan være en inndeling av organisasjonen eller en tredjepart, oftest statseid, organisasjon.
Listen over dokumenter som er underlagt langsiktig arkivlagring er som følger:
Dokumenter i arkivet utføres av en ansatt ved personalavdelingen eller sekretær. Det er mulig å lagre filer og andre papirer i lang tid både i organisasjonen selv, og etter avtale i en spesialisert institusjon.
Dokumenter i en mappe for langtidslagringdannes etter dato, starter fra det tidligste. Du må overvåke papirets fysiske sikkerhet nøye, og om nødvendig lage og bekrefte en kopi. Alle arkene i saken er nummerert og sydd, hvoretter en inventar blir samlet.
Mapper med dokumenter skal plasseres i strengerekkefølge. I selve rommet er det nødvendig å opprettholde optimal temperatur og lav luftfuktighet, samt å forhindre direkte sollys. Hyllene skal rengjøres regelmessig for støv, og rom med dokumenter skal behandles fra gnagere og andre skadedyr.
Til tross for langtidslagring, dokumenter påpersonell kan bli ødelagt. Før denne prosedyren finner et møte i en spesiell kommisjon sted, som samlet bestemmer den videre skjebnen til personlige dokumenter.
Ødeleggelse skjer alltid strengt i henhold til inventaret, i nærvær av alle medlemmer av kommisjonen. Dette kan være brennende, ødeleggelse ved sliping, pressing og andre metoder.
Sammensetningen av personlige dokumenter er mangfoldig og mangfoldig. Ansatte ved menneskelige ressurser og selskapsledelse bør vite hvordan de ordner, lagrer og ødelegger dem på riktig måte.
