Organizacja i prowadzenie administracji HR- Bezpośrednia odpowiedzialność personelu obsługi personelu. W sytuacjach tworzenia nowej organizacji, przekształcania starych lub innych opcji reorganizacji, dział zarządzania i personelu musi znać główne punkty pracy: szkolenie i znajdowanie pracowników, zatrudnianie, przekazywanie i zwalnianie pracowników, a także zasady archiwizacji i operacyjnego przechowywania dokumentów.
W każdej organizacji, niezależnie od formynieruchomości, są pracownicy. Różni się liczbą i składem pod względem funkcji i poziomu umiejętności. Zadaniem działu personalnego jest zapewnienie, że wszystkie problemy i problemy związane z pracownikami przedsiębiorstwa zostaną rozwiązane tak szybko i kompetentnie, jak to możliwe.
Od tego zależy stabilna praca organizacjijej personel. Podstawowym zadaniem obsługi personelu jest kompetentna i terminowa selekcja pracowników, prowadzenie dokumentacji kadrowej zgodnie z prawem oraz terminowe przekazywanie dokumentów do archiwum. To podstawa stabilnego działania każdego przedsiębiorstwa.
Instrukcje dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi są jasnewskazuje na potrzebę szkolenia specjalistów personelu. Jednak w praktyce często występuje problem ze szkoleniem pracowników o pożądanym profilu.
Wyższe i średnie specjalne placówki edukacyjne nieabsolwenci specjalistów o tak wąskich kwalifikacjach jak „zarządzanie dokumentacją personelu”. Szkolenie zwykle odbywa się na miejscu lub na specjalistycznych kursach. Możliwe jest również przeszkolenie pracownika bezpośrednio w miejscu pracy przy użyciu metody mentoringu.
Szkolenie specjalistów w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi obejmuje następujące sposoby:
Zasoby ludzkie i organizacja ogólnaAdministracja HR bardzo zależy od aktualnych przepisów i wewnętrznych dokumentów regulacyjnych. Ta funkcja wiąże się z niuansami pracy z dużą liczbą dokumentów osobistych, które często są poufne.
Prowadzenie dokumentacji w służbie personelu regulują następujące akty prawne:
Pracownicy obsługi personalnej są zobowiązani do ścisłego przestrzegania wymogów przepisów regulacyjnych, a przede wszystkim Kodeksu pracy.
Prowadzenie zarządzania dokumentacją personelu rozpoczyna się od wyszukiwania i rejestracji personelu. Przede wszystkim musisz zdecydować o możliwościach znalezienia nowych pracowników. Wśród nich wyróżniają się w szczególności:
Wszystkie opcje wyszukiwania dla pracowników mają swoje zalety i wady, pracownik działu personalnego powinien jak najlepiej wykorzystać wszystkie możliwości zamknięcia wakatu.
Po znalezieniu wnioskodawcy jest on przetrzymywany razem z nimwywiad Pożądane jest udokumentowanie jego przebiegu: łatwiej jest podjąć zrównoważoną decyzję o zatrudnieniu lub odmowie. W tym ostatnim przypadku osoba zostaje powiadomiona na piśmie o przyczynach w ciągu pięciu dni roboczych. Jeśli wnioskodawca nadaje się na wolne stanowisko, należy go zapisać. Od tego momentu rozpoczyna się przygotowanie dokumentacji personalnej dla konkretnego pracownika.
Etapy ubiegania się o pracę:
Administracja HR obejmujeobowiązkowa rejestracja dokumentacji księgowej, w szczególności kart kadrowych i personalnych. Dokumenty te są obowiązkowe dla organizacji wszystkich form własności.
Poziomy kadrowe i kadrowe muszą być aktualne i odpowiadać potrzebom organizacji. Zawiera nazwy wszystkich stanowisk, ilość stawek wraz ze wskazaniem wolnych miejsc na dany okres.
Karty osobiste to ujednolicone dokumenty,zawierające krótkie dane dotyczące aktywności zawodowej pracownika oraz dane osobowe. Podlegają one ścisłym warunkom księgowym i specjalnym warunkom przechowywania, w miejscach, które zapobiegają uszkodzeniom i kradzieży.
Ogólna praca biurowa w pracy kadrowej wwyrażone głównie w rozkazach i rozkazach kierownictwa. Dokumenty te mogą dotyczyć zarówno poszczególnych pracowników, jak i całego personelu. Różnią się cechami konstrukcyjnymi i wykonawczymi.
Większość nakazów i dyrektyw dotyczącychkonkretne działania z pracownikiem mają ujednoliconą formę. Podlegają obowiązkowemu uzgodnieniu ze wszystkimi zainteresowanymi stronami i zapoznaniu się przez pracownika za pokwitowaniem. Kopie zleceń personalnych przechowywane są w aktach osobowych, a oryginały w osobnych teczkach.
Aby rejestrować ruch dokumentów, praca biurowa wobsługa personalna polega na utrzymywaniu specjalistycznych czasopism. Są to dokumenty tabelaryczne w formacie wielostronicowym, najczęściej ujednolicone. Zwykle są one zwijane w duże zeszyty lub kupowane jako gotowe w wyspecjalizowanych sklepach.
Rodzaje magazynów HR:
Wszystkie czasopisma muszą być bezbłędnie oprawione i zapieczętowane, a kartki muszą być ponumerowane. Powinny być przechowywane oddzielnie od wszystkich dokumentów. Najlepiej w bezpiecznej lub specjalnej szafie.
Prowadzenie plików osobistych jest opcjonalne. Jednak większość organizacji gromadzi dokumenty pracownicze w takiej czy innej formie. Oczywiście wygodniej jest to zrobić w jednym folderze.
Akta osobowe to zespół udokumentowanych danych osobowych pracownika, zebranych i utworzonych w określonej kolejności. Może zawierać różne dokumenty i kopie:
Pliki osobiste obejmują osobisteinformacje, powinny być trzymane z dala od innych dokumentów. Dostęp do nich ma tylko ściśle ograniczony krąg urzędników. Po zwolnieniu personelu akta osobowe są przekazywane do archiwum.
Wszystkie organizacje są zobowiązane do prowadzenia ksiąg pracywłasny personel, z wyjątkiem pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Przy wstępnym przyjęciu pracodawca samodzielnie nabywa blankiety i dokonuje w nich pierwszego wpisu. Odpowiednie informacje o pracowniku są wprowadzane na stronie tytułowej. Następnie konieczne jest monitorowanie ich trafności i wprowadzanie zmian w czasie.
Na rozkładówce głównej części znajdują się wpisy dotyczącedziałalność zawodowa i społeczna pracownika, jego akceptacja stałych transferów, zwolnienie. Wszystkie wpisy są numerowane w sposób ogólny i wprowadzane na podstawie zamówienia. Do rezygnacji dołączona jest pieczęć organizacji i podpis kierownika.
Wpisy w zeszycie ćwiczeń wykonywane są ręcznie, kolorem niebieskimdługopis, wyraźne i zrozumiałe pismo odręczne. Uważnie monitoruj trafność i dokładność wprowadzonych danych. Jeśli konieczne jest poprawienie informacji, należy je dokładnie przekreślić jedną linią i wprowadzić rzeczywiste informacje. Czynność ta musi być potwierdzona podpisem głowy i pieczęcią.
Książki pracy przechowują oddzielnie od innych dokumentów, w sejfie. Zabronione jest przekazywanie ich pracownikom lub osobom trzecim bez specjalnego polecenia odpowiedzialnych władz.
Przechowywanie dokumentów personalnych zależy od ichszczególne znaczenie. Zawierają dane osobowe i są poufne. Dane te nie podlegają ujawnieniu osobom nieuprawnionym. W przeciwnym razie na pracowników działu personalnego i szefa organizacji nakładana jest grzywna.
Aby zorganizować prawidłowe przechowywanie personeludokumenty w obsłudze personelu, pożądane jest posiadanie oddzielnego pokoju. Musi być do niego jedno wejście i musi być wyposażone w metalowe drzwi z alarmem.
Same dokumenty muszą być przechowywane w metaluszafy lub sejfy. Unikaj dostępu światła słonecznego i kurzu, a także skrajnych temperatur i nadmiernej wilgotności. Te proste kroki pomogą Ci zapisać Twoje dane osobowe.
