O livro de trabalho é um dos documentos mais importantesenvolvido na formalização do relacionamento entre o empregador e o empregado. As normas para seu manuseio são determinadas no nível dos atos jurídicos federais. As regras para manter um livro de trabalho são um exemplo de legislação bastante rígida. Qual é a sua especificidade?
A principal fonte legislativa,regulamentação das regras para manutenção de cadernos de trabalho - 225º Decreto do Governo da Rússia, publicado em 16 de abril de 2003. Ele define consistentemente todas as nuances relacionadas ao manuseio correto deste documento. Considere os fatos gerais sobre a manutenção de livros trabalhistas, contidos no Decreto.
Este ato legal estabelece que a apostila- Este é o principal documento que reflete informações sobre as atividades e experiências de um cidadão. A Resolução diz que os empregadores são obrigados a criar cadernos de trabalho (bem como continuar a manter os existentes) para cada funcionário que tenha trabalhado na organização por mais de 5 dias (desde que este seja o principal).
Pode-se notar que, naqueles casos bastante raros em que o empregador é um indivíduo, a pasta de trabalho não inicia - isso é proibido por lei.
As principais informações refletidas emPasta de trabalho: dados pessoais sobre o funcionário, a natureza do trabalho que ele executa, informações sobre transições entre diferentes empregadores, fatos sobre prêmios por diversas realizações. Qualquer ação disciplinar não se enquadra no documento, a menos que seja demitido.
Os livros de trabalho são preenchidos em russo e, nas repúblicas russas nacionais, é possível usar os idiomas locais, que têm o status do estado.
Podemos começar a investigar as regras para manter uma pasta de trabalho com pontos que refletem as características de preenchimento de um documento. Listamos os fatos mais importantes sobre este processo:
- se o empregado for contratado pela primeira vez, a empresa empregadora deverá emitir a carteira de trabalho para ele no prazo de uma semana após o início da atividade laboral;
- as informações sobre o trabalhador são inseridas no documento em questão com base num passaporte ou outra fonte de identificação reconhecida por lei;
- os dados sobre a formação do trabalhador, bem como sobre as suas especialidades, profissões, são retirados de diplomas e outros documentos que comprovem as habilitações;
Assim que a pasta de trabalho for concluída, o empregadorcompromete-se a conduzi-lo corretamente. Mas, em essência, tudo o que uma empresa pode fazer com uma pasta de trabalho é inseri-la e fazer ajustes. Portanto, é extremamente importante saber fazer os lançamentos corretos no documento correspondente.
As regras para a manutenção de uma pasta de trabalho pressupõem quetodos os lançamentos nele contidos (por exemplo, referentes a traduções, fatos sobre habilitações, demissões, indenizações, etc.) são efetuados com base em uma ordem, que deve ser assinada por pessoa competente da administração da empresa empregadora. O ingresso na apostila de informações deve ser realizado sem o uso de abreviaturas. As inscrições devem ser acompanhadas de um número sequencial. Sempre que o departamento de pessoal da empresa corrige a carteira de trabalho de um funcionário, deve notificá-lo das alterações contra assinatura.
Se você tiver que inserir informações sobredemissão, a redação deve estar em total conformidade com as previstas no Código do Trabalho da Federação Russa e outras leis federais. Se o contrato de trabalho for rescindido de acordo com o artigo 77 do Código do Trabalho da Federação Russa, então na apostila é necessário referir-se ao item necessário de sua 1ª parte. Se uma pessoa sai com base nas disposições do Artigo 81 do Código do Trabalho da Federação Russa, o documento também deve refletir o texto previsto na lei. Se o contrato de trabalho for rescindido devido a circunstâncias fora do controle do empregador e do empregado, a referência deve ser feita ao artigo 83 do Código do Trabalho da Federação Russa.
Se o funcionário desejar, na pasta de trabalho eles podemser registada informação relativa ao trabalho a tempo parcial (incluindo despedimento). Mas, para isso, o trabalhador deve apresentar ao serviço de pessoal um documento que comprove a sua relação de trabalho com outro empregador.
Entre outros registros populares queestabelecer as regras para a manutenção de uma caderneta de trabalho - informações sobre o serviço militar (bem como sobre o trabalho nos órgãos de corregedoria e outras estruturas de Estado e de poder). Além disso, as informações podem ser inseridas no documento, refletindo o fato de os funcionários terem concluído os cursos de formação avançada.
Na pasta de trabalho, como observamos acima, são registradosinformações sobre a premiação do funcionário por suas conquistas profissionais. Podem ser informações sobre prêmios estaduais, títulos honorários, a apresentação de certificados, distintivos, diplomas e outros tipos de incentivos previstos pelas leis da Federação Russa e pelos atos jurídicos locais dos empregadores.
As regras para manter uma carteira de trabalho também permitemfazer alterações e correções neste documento. Como eles devem ser produzidos? Se se trata de mudança de nome, data de nascimento, informação sobre escolaridade, então a atuação do serviço de pessoal deve ser comprovada por documentos relativos aos fatos atualizados.
Se acontecer que o oficial de pessoal se enganou ao apresentarentrada na pasta de trabalho, então isso pode ser corrigido. Paralelamente, o departamento de pessoal também pode fazer um ajustamento correspondente a um novo posto de trabalho, se tiver à sua disposição um documento comprovativo do empregador anterior.
Se estamos falando sobre correções nas seções,refletindo fatos sobre o trabalho ou sobre prêmios, os dados incorretos não podem ser riscados: você deve anotar que eles são inválidos e as informações corretas são inseridas em seguida.
É possível um cenário em que uma organização,que cometeu um erro ao redigir uma caderneta de trabalho, mudou seu status legal. Nesse caso, os ajustes no documento devem ser feitos pela empresa que se tornou a sucessora legal da empresa. Quando a organização é liquidada, o novo empregador faz alterações na pasta de trabalho. Cenário semelhante - se o empregador for um empresário individual que liquidou seu status.
Considere outro aspecto importante queincluem as regras para manter livros de trabalho. O 225º Decreto do Governo da Federação Russa permite a emissão de seus duplicados. Ao mesmo tempo, pode haver várias razões para realizar este procedimento. Estudaremos os principais itens contidos nas regras para a manutenção de uma pasta de trabalho. O que um funcionário deve fazer se, por exemplo, perder acidentalmente o documento relevante?
Em primeiro lugar, você precisa relatar esse fato.Empregador. De acordo com a lei, a empresa deve emitir, neste caso, uma segunda via da pasta de trabalho em até 15 dias. Ao preencher este documento, o empregador deve inserir nele informações que reflitam o tempo de serviço (que está documentado), bem como informações sobre as premiações.
Possível opção com a emissão de uma duplicata em vez decarteira de trabalho válida, que contenha registro inválido de dispensa ou transferência para outro local de trabalho. Neste caso, a nova versão do documento conterá todos os dados necessários, exceto os incorretos.
Regras para manter, armazenar livros de trabalhosugerem que o empregador deve garantir sua integridade, prevenir danos e não perder os documentos relevantes. Mas acontece que, por vários motivos, a empresa ainda viola uma dessas regras. Por exemplo, devido a uma emergência. Se sucedeu que os cadernos de trabalho foram perdidos em massa pelo empregador, então o tempo de serviço dos empregados neles registado é estabelecido por uma comissão especial. É composto por representantes competentes das empresas empregadoras, várias organizações sindicais e outros órgãos autorizados.
A comissão examina os documentos queempregado - certificados ou, por exemplo, relativos às atividades do sindicato - tickets, cartões de registro, folhas de pagamento. Se o funcionário não tiver as fontes relevantes, então os fatos de que ele trabalhou em tal ou tal empresa podem ser confirmados com base no depoimento de duas ou mais pessoas que já foram colegas da pessoa. Após os trabalhos da comissão, são entregues aos empregados duplicados dos documentos, lavrados da forma prescrita. Também é possível envolver os tribunais no processo de determinação da antiguidade.
Existem vários regulamentos, uma via oucaso contrário, correlacionada com a Resolução, que estabelece as regras para a manutenção de uma carteira de trabalho. De acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa, em particular, o empregador é obrigado a entregar ao empregado o documento apropriado em suas mãos após a demissão. Como isso é feito na prática?
No processo de demissão, registra-se que o pessoalo serviço do empregador inserido na pasta de trabalho do funcionário deve ser certificado da maneira prescrita. Além disso, o funcionário deve colocar sua assinatura. Se as informações da pasta de trabalho não foram inseridas apenas em russo, o texto também foi certificado em outro idioma.
A caderneta de trabalho também pode ser acompanhada porinserção devidamente executada. Possui identificadores exclusivos - série e número. Ele é usado se todas as páginas da pasta de trabalho estiverem preenchidas ou relacionadas a qualquer uma das seções da página, como resultado, não há onde inserir novas informações.
O forro é mantido de acordo com as mesmas regras quelivro de trabalho, e sem este documento é inválido. Sempre que o departamento de pessoal elabora um encarte, é necessário colocar um selo refletindo esse fato no caderno de trabalho.
A 225ª Resolução reflete não apenasregras básicas para manter um livro de trabalho. Como armazenar esses documentos, bem como manter os registros, também é descrito lá. Pode-se observar que o empregador deve manter procedimentos apropriados não apenas com relação a cadernos de trabalho e encartes válidos, mas também a formulários.
Para garantir a correta contabilização dos documentos, a empresa deve criar diversos documentos:
- um livro de receitas e despesas, que registra informações em formulários de livros de trabalho e encartes;
- um livro para registrar a movimentação de documentos.
As formas dos documentos relevantes são determinadas emregulamentos emitidos pelas autoridades executivas da Federação Russa. No que se refere ao livro de receitas e despesas, devem ser nele inseridos todos os procedimentos que refletem o recebimento ou a despesa dos formulários em questão. É necessário, na realização da contabilidade, indicar a série e o número de cada documento. No livro de contabilidade da movimentação de livros e encartes, é necessário registrar os documentos que são aceitos pelos funcionários que ingressam no trabalho, bem como as cadernetas de trabalho e encartes complementares. No momento da demissão, um funcionário da empresa assina os dois livros.
Formulários de livros de trabalho e encartes devem ser armazenados emqualidade dos documentos de relatórios rigorosos. Eles são emitidos apenas para funcionários competentes da empresa, mediante solicitação. Um especialista com o perfil adequado deve apresentar ao seu departamento de contabilidade um relatório sobre como estão as coisas com a quantidade de formulários, sobre os valores recebidos em cadernos de trabalho e encartes.
A pasta de trabalho é o documento mais importante e, portanto,é feito na ordem que é aprovada em nível de autoridades oficiais. Os formulários dos cadernos de trabalho, bem como as inserções, possuem recursos de segurança apropriados. A própria empresa empregadora deve adquirir os tipos de documentos em consideração, mas, ao mesmo tempo, tem o direito de assumir dos trabalhadores os respectivos custos.
Fatos interessantes refletem evoluçãolegislação que estabelece as regras para a manutenção de livros de trabalho. A Rússia é um estado com leis que mudam frequentemente em muitas áreas. De acordo com muitos advogados, a esfera do direito do trabalho e indústrias relacionadas é um exemplo claro disso.
Em primeiro lugar, observamos que as regras para manterlivros de trabalho até 2003 e aqueles que foram estabelecidos agora eram regulamentados por regulamentos fundamentalmente diferentes. Apesar do fato de que em 2003 o moderno Estado russo já havia ocorrido plenamente, as leis soviéticas estavam em vigor na esfera de regulamentação da circulação de livros de exercícios. Assim, o procedimento de preenchimento dos respectivos documentos foi regulamentado pelo Decreto nº 656 de 09/06/1973, publicado pelo Conselho de Ministros da URSS, bem como pelo Conselho Central de Sindicatos em conjunto - “Sobre os trabalhos livros de trabalhadores e empregados. " De acordo com esta fonte de lei, também foi emitida uma Instrução, segundo a qual o registro dos livros de trabalho deveria ser realizado nas empresas soviéticas. Este documento foi aprovado, por sua vez, pelo Decreto da Comissão Estadual do Trabalho da URSS. Um dos recursos mais acessíveis com o qual você pode encontrar as regras soviéticas para manter um livro de trabalho para referência - "Consultor". Mas este documento também é encontrado em outros sistemas de referência legal.
Que fatos interessantes contêm as regras soviéticas?mantendo livros de trabalho? A Rússia mudou muito? Em princípio, muitas das disposições do ato legal emitido na URSS eram semelhantes às que observamos na legislação moderna. Assim, por exemplo, em uma das disposições do documento soviético, é dito que os funcionários devem se familiarizar com os fatos de fazer qualquer alteração na pasta de trabalho ou em uma inserção nela. Aproximadamente a mesma redação, conforme observamos acima, contém as regras para a manutenção de livros de trabalho de 2014.
Também entre as normas de natureza semelhante amoderno - a disposição de que a cada registro na carteira de trabalho, refletindo o fato de contratação de pessoa, demissão ou transferência para outro local de trabalho, o serviço de pessoal deve familiarizar o empregado contra assinatura.
Ao mesmo tempo, ao nível das disposições por nós indicadastambém há diferenças significativas entre as abordagens soviética e russa para o gerenciamento de pastas de trabalho. Assim, por exemplo, nos atos jurídicos editados na URSS, dizia-se que o empregado deveria colocar no documento assinaturas que atestassem os demais ajustes em formulários especiais. Já as regras de manutenção da carteira de trabalho de 2014 admitem que uma pessoa também pode assinar na própria carteira de trabalho.
Outro aspecto histórico importante, refletindoa especificidade das pastas de trabalho russas é que elas são publicadas em diferentes séries. Agora, existem cinco deles.A primeira série foi publicada no ano seguinte, após a introdução de novas regras para manter livros de trabalho do modelo russo, que substituíram as normas soviéticas. A série recebeu o índice TK. Em comparação com as versões anteriores das pastas de trabalho, o formulário diminuiu ligeiramente, mudou de cor.
A série TK é caracterizada por vários grausproteção. Assim, por exemplo, em todas as páginas dos cadernos de exercícios há a frase "Caderno de trabalho" visível em raios ultravioleta, bem como marcas d'água na forma da abreviatura TK. As folhas de documentos da nova série foram costuradas com fio bicolor, que consiste em duas cores.
Como observamos acima, 5 episódios foram lançados desde 2004livros de trabalho. Em 2004-2005 - TC, em 2006-2007, foi utilizado outro enxofre - TC - I, de 2008 a junho de 2010 - o seguinte, TC - II, então - TC - III, que operou até 2012. Em 2013, foi publicada a mais nova série de apostilas - TC - IV.
Que implicações práticas são essas?O fato é que o pertencimento de uma pasta de trabalho a uma série particular pode afetar, por exemplo, a determinação de sua autenticidade. Se o documento da série 2012 contiver dados, mesmo que sejam observadas todas as regras de manutenção da carteira de trabalho de 2010, ele será inválido. Talvez o empregador simplesmente não tenha conseguido acompanhar a correspondência do ano de emissão do livro até o momento em que foi preenchido, mas o legislador pode interpretar isso como uma falsificação do documento. De referir ainda que os empregadores são obrigados a certificar-se de que os cadernos de trabalho trazidos pelos trabalhadores das empresas anteriores são genuínos - e não apenas verificando a conformidade da informação constante do documento com o ano de emissão da sua série.
