Организација и вођење кадровске евиденције- непосредна одговорност запослених у кадровској служби. У ситуацијама стварања нове организације, трансформације старе или других опција реорганизације, менаџмент и кадровска служба морају да познају главне тачке рада: обуку и тражење запослених, запошљавање, премештај и отпуштање кадрова, као и правила за како архивско тако и оперативно складиштење докумената.
У било којој организацији, без обзира на формуимовина, особље. Разликује се по величини и саставу, по функцијама које обавља и нивоу квалификације. Задатак кадровске службе је да се побрине да се сва питања и проблеми у вези са запосленима предузећа реше што је брже и компетентније.
Успех организације зависи одњени запослени. Примарни задатак кадровске службе је компетентан и благовремен одабир запослених, вођење кадровске евиденције у складу са законом и благовремена достава документације у архив. Ово је основа за стабилан рад сваког предузећа.
Јасна упутства за управљање кадровском евиденцијомуказује на потребу стручног усавршавања кадровских специјалиста. Међутим, у пракси се често јавља проблем са обуком радника потребног профила.
Више и средње специјализоване образовне установе нисупроизводе специјалисте тако уске квалификације као што је „менаџмент кадровске документације”. Обука се обично одвија већ на лицу места или на специјализованим курсевима. Такође је могуће обучити запосленог директно на радном месту менторством.
Обука стручњака за управљање кадровском евиденцијом укључује следеће начине:
Пословање људских ресурса и општа организацијауправљање кадровском евиденцијом у великој мери зависи од важећег законодавства и интерних регулаторних докумената. Ова карактеристика је повезана са нијансама рада са великим бројем личних докумената, који су често поверљиви.
Канцеларијски рад у кадровској служби регулисан је следећим актима:
Запослени у кадровској служби дужни су да стриктно поштују захтеве регулаторних аката и пре свега Закона о раду.
Управљање људским ресурсима почиње тражењем и регистрацијом кадрова. Пре свега, потребно је одлучити се о опцијама за проналажење нових запослених. Међу њима се истичу:
Све опције тражења запослених имају своје предности и мане, запослени у кадровској служби мора максимално искористити све могућности за затварање конкурса.
Када се подносилац пријаве пронађе, то се спроводи са њиминтервју. Пожељно је да се њен напредак документује: лакше је донети информисану одлуку о запошљавању или одбијању. У другом случају, лице се писмено обавештава о разлогу у року од пет радних дана. Ако је кандидат погодан за упражњено радно место, онда га треба уписати. Од овога почиње припрема кадровске документације за одређеног запосленог.
Фазе пријаве за посао:
Администрација људских ресурса укључујеобавезна регистрација рачуноводствене документације, посебно кадровских и личних карата. Ови документи су обавезни за организације свих облика својине.
Особље и број запослених треба да буду ажурни и да одговарају потребама организације. Садржи називе свих позиција, број стопа, указујући на слободна радна места за дати период.
Личне карте су обједињени документи,који садржи кратке податке о радној активности запосленог и личне податке. Подлежу строгим рачуноводственим и посебним условима складиштења, на местима која спречавају њихово оштећење и крађу.
Општи канцеларијски рад у кадровском раду ууглавном изражено у наредбама и упутствима руководства. Ови документи се могу односити и на појединачне запослене и на целокупно особље у целини. Они се разликују по карактеристикама дизајна и имплементације.
Већина наредби и директива које се тичуспецифичне радње са запосленим имају јединствену форму. Подлежу обавезном договору са свим заинтересованим лицима и упознавању од стране запосленог уз пријем. Копије персоналних налога чувају се у личном досијеу, а оригинали у посебним фасциклама.
За обрачун кретања докумената, канцеларијски рад укадровска служба подразумева вођење специјализованих часописа. То су табеларни документи вишестраничног формата, најчешће обједињени. Обично се започињу или у великим свескама, или се купују готове у специјализованим продавницама.
Врсте кадровских часописа:
Сви часописи морају бити укоричени и запечаћени, а листови морају бити нумерисани. Треба их чувати одвојено од свих докумената. По могућству у сефу или посебном ормарићу.
Вођење личне евиденције није обавезно. Међутим, већина организација прикупља евиденцију запослених у овом или оном облику. Наравно, згодније је то учинити у једној фасцикли.
Лични досије је скуп документованих личних података о запосленом, прикупљених и формираних по одређеном редоследу. Може укључивати различите документе и копије:
Личне ствари укључују личнеинформације, треба их држати подаље од других докумената. Приступ им је дозвољен само строго ограниченом кругу службеника. По отпуштању особља лични досијеи се предају на архивско чување.
Све организације су дужне да воде евиденцију о запошљавању засопствено особље, са изузетком запослених на одређено време. Приликом првог пријема, послодавац самостално прибавља празне формуларе и врши први упис у њих. На насловној страни унесите релевантне податке о запосленом. Након тога, потребно је пратити њихову релевантност и на време извршити промене.
На ширењу главног дела уписују се орадне и друштвене активности запосленог, његово прихватање сталних премештаја, отпуштање. Сви уноси су нумерисани општим редоследом и врше се на основу налога. Записник о разрешењу прати отисак печата организације и потпис руководиоца.
Уписи у радну књижицу врше се ручно, плаве бојехемијска оловка, јасан и читљив рукопис. Пажљиво пратите релевантност и поузданост унетих података. Ако је потребно исправити податке, онда се морају пажљиво прецртати једном линијом и унети тренутне информације. Ова радња мора бити потврђена потписом главе и печатом.
Радне књижице чувајте одвојено од осталих докумената, у сефу. Забрањено је предати запосленима или трећим лицима без посебног налога надлежних органа.
Чување кадровских докумената одређује се њиховимпосебан значај. Они садрже личне податке и поверљиви су. Такви подаци не подлежу неовлашћеном откривању. У супротном, кажњава се новчана казна запосленима у кадровској служби и шефу организације.
Организовати правилно складиштење особљадокумената у кадровској служби, пожељно је имати посебну просторију. У њу мора бити један улаз и мора бити опремљен металним вратима са алармом.
Сами документи морају бити похрањени у металуормани или сефови. Избегавајте излагање сунчевој светлости и прашини, као и температурне флуктуације и прекомерну влажност. Ови једноставни кораци ће вам помоћи да сачувате личне податке.
