Journalister uppskattar verkligen att delta ipresskonferenser, eftersom de ger möjlighet att få den mest relevanta informationen från första hand. De deltas av företrädare för stora företag, populära personer. Det finns en möjlighet att uppmärksamma ett problem, införa en ny typ av tjänst, berätta om de framgångar som företaget har uppnått. När allt kommer omkring är en presskonferens en central händelse där många viktiga frågor och uppgifter tas upp. Därför är det viktigt att veta hur man organiserar evenemanget.
Stora organisationer intresserade avobjektiv mediatäckning av sina aktiviteter, förbereda en plan för frekvensen på presskonferenser. Dessutom indikerar frekvensen av sådana händelser förtroende för pressen och kan skapa en känsla av stabilitet. Medelstora organisationer måste själva bestämma vad som är bäst för dem. Oftast inbjuds journalister varje månad eller kvartalsvis.
Efter att ha övervägt händelsens huvudtema (en berättelse ommarknadssituation, presentation av nya företagstjänster, analys av aktivitet för kvartalet), det är nödvändigt att formulera det på ett rymligt sätt. Det borde låta för att uppmärksamma den kommande presskonferensen.
Det är tillrådligt att presskonferensen inte är detsammanföll med distrikts-, stadshändelser eller större evenemang som kan distrahera en betydande del av journalisterna. Den optimala tiden för en presskonferens är mitten av veckan, senast fyra på eftermiddagen. Det är också oönskat att din händelse sammanfaller med en liknande som kommer att hållas av myndigheterna.
Att välja en plats där du planerar att hållapresskonferenser bör baseras på organisationens kapacitet. Rummet måste nödvändigtvis vara tillräckligt rymligt för att rymma minst tjugo personer, men å andra sidan bör det inte finnas mycket ledigt utrymme för att inte skapa en känsla av obetydlighet av evenemanget. Du bör vara uppmärksam på om det finns mikrofoner i hallen och om nödvändigt ta hand om närvaron av projektionsskärmar. Om TV-journalister bjuds in måste de ge ledigt utrymme för TV-kamerorna.
Till förberedelse och hållning av en presskonferenshölls på en hög nivå är det nödvändigt att sammanställa en lista med media vars representanter kommer att delta i evenemanget. Två veckor före den utsedda konferensen skickas pressmeddelanden till reportrar samt inbjudningar som innehåller evenemangets tema, journalistens namn, datum och plats. Om adressen ligger på en lite känd gata är det bättre att ge en inbjudan med ett trafikdiagram. Inför evenemanget måste journalister ringa för att klargöra antalet gäster. När allt kommer omkring kan de glömma inbjudan eller inte få ett pressmeddelande.
Innan konferensen registreras deltagarna. Senare får värd för evenemanget en lista med inbjudna journalister. Att hålla en presskonferens skapat en atmosfär av gästfrihet, du måste ta hand om borden för journalister, som bör placeras namnen på media.
För journalister förbereda specialpresentationspaket som innehåller ”utdelning”, som inkluderar ett pressmeddelande, en lista över talare på presskonferensen, reklam och marknadsföringsmaterial.
Talesman för vilken mötet hållspresskonferens, öppnar evenemanget, tillkännager sitt ämne och representerar sedan de personer som ger presskonferensen. Dessutom omfattar hans uppgifter övervakning av förordningarna. En talesman måste kunna gå i dialog. Han bör, när ett problem inträffar i en konversation, fylla i pausen som visas.
På bordet, där folk sitter,Att ge en presskonferens är det nödvändigt att placera skyltar med deras namn och position. För evenemang utformade under lång tid, en paus för en kaffepaus, ett besök på toaletten och rökrum ska ges.
