PDCA-cykel (Deming-cykel) är en av de viktigastebegrepp i modern förvaltningsteori. Det utgör också grunden för ISO 9000-serien av standarder, som används över hela världen för kvalitetsledning i företag av alla storlekar och typer.
Deming PDCA-cykeln är en kontinuerligförbättra processer både inom affärsverksamheten och inom alla andra verksamhetsområden. Namnet på denna metod är en förkortning av fyra engelska ord, vilket betyder en logisk sekvens av förbättringsstadier:
Allt är logiskt och enkelt: först måste du tänka på handlingarna. Sedan utförs de i enlighet med planen. Det tredje steget är att analysera resultaten. Och slutligen innebär det sista steget - Act - att införa specifika förändringar för att förbättra processen och / eller sätta nya mål. Därefter börjar planeringsfasen igen, där allt som har gjorts tidigare bör beaktas.
PDCA-kontrollcykeln visas schematiskt som ett hjul, vilket visar kontinuiteten i denna process.
Låt oss nu titta på varje steg i detalj.
Det första steget är planering. Det är nödvändigt att tydligt formulera problemet och sedan bestämma huvudriktningarna för arbetet och komma fram till en optimal lösning.
Ett vanligt misstag är att utveckla en plan baserad påsubjektiva gissningar och antaganden om ledningen. Utan att känna till orsakerna till problemet är det i bästa fall möjligt att neutralisera dess konsekvenser, och då bara tillfälligt. Vilka verktyg kan du använda för detta?
Metod "5 Varför"
Den utvecklades redan på 40-talet, men blev populär 30 år senare, när Toyota började använda den aktivt. Hur görs denna analys?
Först måste du formulera och skriva nerproblem. Ställ sedan frågan "Varför händer det här?" och skriv ner alla skäl. Därefter måste du göra detsamma för varje svar. Sedan går vi i samma riktning, medan frågan "Varför?" kommer inte att ställas 5 gånger. Vanligtvis är det femte svaret den verkliga anledningen.
Ishikawa-diagram
Med den här metoden kan du grafiskt representera orsak och verkan-förhållanden för alla fenomen i verksamheten. Uppkallad efter sin skapare, kemist Kaora Ishikawa, och används ofta i ledningen.
När du bygger ett diagram är det 5 troligaproblemkällor: människor, material, miljö (miljö), utrustning och metoder. Var och en av dem kan i sin tur innehålla mer detaljerade skäl. Till exempel beror arbetet på anställda på kvalifikationsnivån, hälsan, personliga problem etc.
Sekvensen för att konstruera Ishikawa-diagrammet:
Därefter skrivs alla resulterande alternativ i en kolumn, från det mest realistiska till det minsta.
"Spåna"
Paneldiskussion med experter och nyckelpersoneranställda, där varje deltagares uppgift är att nämna så många potentiella orsaker och lösningar på problemet, inklusive de mest fantastiska.
Efter en teoretisk analys är det nödvändigt att hitta verkliga faktiska data som bekräftar att orsakerna till problemet identifieras korrekt. Det är omöjligt att agera utifrån gissningar ("troligtvis ...").
När det gäller planering direkt, dådetaljerna är också viktiga här. Det är viktigt att fastställa tidsfrister, schemalägga en tydlig sekvens av åtgärder och mätbara resultat (inklusive mellanliggande) som de ska leda till.
Det andra steget i PDCA-cykeln är genomförandet av planen,genomförande av förändringar. Oftast är det bäst att först genomföra de beslut som fattas i liten skala, genomföra ett "fältprov" och testa hur det fungerar i ett litet område eller en anläggning. Om det finns förseningar, förseningar är det viktigt att förstå vad orsaken är (orealistisk planering eller brist på disciplin från de anställdas sida). Dessutom införs ett system för tillfällig kontroll som inte bara gör det möjligt att vänta på resultat utan också ständigt övervaka vad som redan har gjorts.
Enkelt uttryckt är det nu nödvändigt att gesvaret på en enda fråga: "Vad har vi lärt oss?" PDCA-cykeln innebär en kontinuerlig bedömning av uppnådda resultat. Du måste utvärdera framstegen mot de uppsatta målen, bestämma vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras. I grund och botten utförs det genom att kontrollera företagets rapporter och annan dokumentation.
För ett framgångsrikt genomförande av Shewhart-Deming-cykeln(PDCA) måste skapa regelbundna framstegsrapporter och diskussioner med anställda. Det perfekta verktyget för detta är införandet av nyckeltal KPI, på grundval av vilket ett system för motivation och belöning för de mest produktiva medarbetarna byggs.
Det sista steget är faktiskt handling. Det kan finnas flera alternativ här:
Om något fungerar bra och kanskeupprepade måste denna lösning standardiseras. För att göra detta görs lämpliga ändringar av företagets dokumentation: arbetsföreskrifter, instruktioner, checklistor för kontroll av arbetets utförande, utbildningsprogram för medarbetare etc. Parallellt bör möjligheten att införa förbättringar i andra affärsprocesser där liknande problem kan uppstå bör bedömas.
Om den utvecklade handlingsplanen inte gav de förväntade resultaten måste du analysera orsakerna till misslyckandet och sedan återvända till första steget (Plan) och prova en annan strategi.
