การสร้างลิงค์สื่อสารของบริษัทเป็นไปไม่ได้ที่จะจินตนาการหากไม่มีเครื่องมือเช่นข่าวประชาสัมพันธ์ เป็นข้อความสื่อข้อมูล มีการร่างและเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของบริษัทในกรณีต่อไปนี้:
ในกรณีดังกล่าว สามารถสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ได้ทั้งก่อนและหลังเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง กรณีหลังจะเป็นการให้ข้อมูลไม่ประกาศ
ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นข้อมูลที่สำคัญข้อความสำหรับนักข่าว จุดประสงค์ในการส่งเพื่อกระตุ้นความสนใจของสื่อในหัวข้อดังกล่าว พร้อมทั้งเผยแพร่บทความต่อไป ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ที่เขียนขึ้นเมื่อมีการออกรถรุ่นใหม่อาจมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อดีและถูกส่งไปยังสิ่งพิมพ์เพื่อวัตถุประสงค์ในการเผยแพร่ต่อไป (ในกรณีที่หัวข้อดูเหมือนเกี่ยวข้องกับผู้อ่าน)
ข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ใช่สิ่งพิมพ์โฆษณาดังนั้นการตัดสินใจเผยแพร่จึงกระทำโดยบรรณาธิการของสิ่งพิมพ์เท่านั้น หากข้อความมีองค์ประกอบเชิงพาณิชย์เพียงอย่างเดียว สิ่งพิมพ์จะผ่านแผนกโฆษณาและเรียกเก็บเงินตามนั้น
การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลหากเหตุผลที่ควรไปสื่อ นี่เป็นวิธีเดียวที่บริษัทจะมีโอกาสสูงที่จะถูกสังเกตเห็นในสื่อ ทางอินเทอร์เน็ต หรือทางโทรทัศน์
ตัวอย่างที่สำคัญของการแถลงข่าวที่ดึงดูดความสนใจอย่างใกล้ชิดของสื่อและทำให้เกิดกระแสสิ่งพิมพ์ - นี่เป็นการกระทำที่ไม่ได้มาตรฐานของ บริษัท Euroset รวมถึงการดำเนินการที่มีการเรียกร้องให้ "เปลื้องผ้าและรับโทรศัพท์มือถือ" เป็นต้น สำหรับตัวแทนของธุรกิจขนาดใหญ่ ทุกอย่างจะง่ายขึ้นมาก เนื่องจากตัวสื่อเองก็กำลังมองหาข้ออ้างที่จะกล่าวถึงประเด็นที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมในสื่อสิ่งพิมพ์ของตน
ประเภทของการเขียนข้อความเผยแพร่ควรเป็นข้อมูลโดยไม่คำนึงถึงขอบเขตและขนาดขององค์กร อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรใช้ข้อความที่มีคำศัพท์เฉพาะทางมากเกินไป ข้อมูลที่ให้ไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ แทนที่จะเป็นสิ่งพิมพ์โฆษณา ควรมีวัตถุประสงค์มากที่สุด
การใช้คำอุทาน "ฉัน", "เรา" คือไม่เหมาะสม ข้อความไม่ควรมีอารมณ์ โปรดอ่านข้อความในข้อความอีกครั้งก่อนส่ง เนื่องจากภาพลักษณ์ของบริษัทจะขึ้นอยู่กับการรู้หนังสือและเนื้อหาข้อมูลเป็นส่วนใหญ่
เมื่อเขียนการเผยแพร่ ควรสังเกตโครงสร้างข้อมูลบางอย่าง ซึ่งคล้ายกับปิรามิดที่พลิกคว่ำในตอนต้นซึ่งจะมีการระบุข้อเท็จจริงที่สำคัญที่สุด
โครงสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ควรประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้:
ส่วนนี้แสดงสาระสำคัญทั้งหมดของการเปิดตัวบรรยายถึงเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น พาดหัวข่าวควรมีส่วนร่วม ไม่เกินแปดคำ และชัดเจนและตรงประเด็น ผู้เชี่ยวชาญหลายคนแนะนำให้เขียนหลังจากเขียนเนื้อหาของบทความ
กฎการแถลงข่าวกำหนดไว้สำหรับการเขียนหัวเรื่องด้วยอักษรตัวหนาและใหญ่กว่า คำแรกควรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ (ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด) ขอแนะนำให้ใช้กาลปัจจุบันโดยไม่มีบทความที่ไม่จำเป็น
จำเป็นต้องมีชื่อที่มีคำหลักของบทความ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงคุณสมบัติการค้นหาของข่าวเผยแพร่ ตลอดจนทำให้นักข่าวเข้าใจสาระสำคัญของเนื้อหามากขึ้น
ข่าวประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมสำหรับงานควรเขียนด้วยหัวจดหมายและพาดหัวข่าวที่มีความหมายและน่าสนใจสำหรับนักข่าว ในย่อหน้าแรก คุณควรตอบคำถาม: อะไร ที่ไหน เมื่อไร และเพื่อวัตถุประสงค์อะไร
ย่อหน้าต่อไปนี้ควรเป็นข้อมูลโหลด มีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์หรือคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ ตำแหน่งในตลาด ข้อความควรมีข้อเท็จจริงมากที่สุด บล็อกนี้สามารถรวมความคิดเห็นจากกรรมการบริษัท
ดังนั้น ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ที่เขียนเกี่ยวกับงานตีพิมพ์หนังสือจึงมีลักษณะเช่นนี้
หัวข้อ:"สำนักพิมพ์ Bukinist กำลังออกหนังสือใหม่เกี่ยวกับการเดินทางข้ามเวลา" ประโยคแรกควรเป็นดังนี้: "สำนักพิมพ์ Bukinist กำลังออกหนังสือเล่มใหม่ของนักเขียนนิยายวิทยาศาสตร์ชื่อดัง Bernard Werber เกี่ยวกับการเดินทางข้ามเวลาที่ไม่มีตัวตน"
ข้อความควรมี "น้ำ" น้อยที่สุดและมีขนาดกะทัดรัด นอกจากนี้ การใช้คำสแลงและสำนวนจะไม่จำเป็น ความกะทัดรัดเป็นน้องสาวของพรสวรรค์ แต่เพื่อให้ข่าวประชาสัมพันธ์ได้รับความสนใจจากสื่อ คุณต้องให้ข้อมูลและน่าสนใจที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับผู้อ่านในภาคกิจกรรมเฉพาะของคุณ
ย่อหน้าสุดท้ายควรเป็นตัวแทนของบริษัท ให้ข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนของการพัฒนาประเภทของกิจกรรมตลอดจนความสำเร็จที่สำคัญ ส่วนนี้ของข้อความเรียกว่าพื้นหลังและมีข้อมูลสำคัญที่แสดงถึงลักษณะของบริษัท
สามารถนำข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญโบรชัวร์หรือแผนธุรกิจที่จัดทำอย่างมืออาชีพของบริษัท ในตอนท้าย คุณต้องระบุเว็บไซต์ของบริษัท และหากจำเป็น ให้ระบุ URL แบบเต็มสำหรับตัวแทนสื่อ
ในตอนท้ายคุณควรระบุผู้ติดต่อของบุคคลนั้นด้วยรับผิดชอบด้านการประชาสัมพันธ์ตลอดจนการติดต่อของผู้รับผิดชอบกระบวนการเฉพาะที่อธิบายไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ เช่น แผนกวิศวกรรมและนวัตกรรม (ถ้าเรากำลังพูดถึงการค้นพบหรือนวัตกรรมบางประเภท)
รายละเอียดการติดต่อที่สำคัญที่ให้ไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์จะต้องรวมถึง:
เผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ทางอินเทอร์เน็ตกำลังกลายเป็นอาชีพที่ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาแทนที่แหล่งข้อมูลสิ่งพิมพ์มากขึ้นทุกปี คนส่วนใหญ่กำลังมองหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างแม่นยำเกี่ยวกับความกว้างใหญ่ของเวิลด์ไวด์เว็บ ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ถูกต้องควรเป็นอย่างไร? ตัวอย่างกระดาษขาวที่ดีมีลักษณะดังนี้:
โดยการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ในรูปแบบสิ่งพิมพ์ซ้ำควรเข้าใจว่าสำหรับตัวแทนสื่อ งานที่สำคัญที่สุดคือการดึงดูดและรักษาความสนใจของผู้ชม และหากข่าวประชาสัมพันธ์ที่ได้รับจากบริษัทไม่น่าสนใจสำหรับผู้อ่าน (หรือผู้ชม) ก็จะไม่เผยแพร่ ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ที่สื่อไม่น่าสนใจคือข้อมูลเกี่ยวกับการเปิดร้าน "แถวๆ หัวมุม" หรือเกี่ยวกับวันครบรอบของบริษัทเล็กๆ ที่ไม่ค่อยมีคนรู้จัก ข้อมูลดังกล่าวส่วนใหญ่เผยแพร่โดยมีค่าธรรมเนียมในหน่วยโฆษณา
อย่างไรก็ตาม หากคุณทำให้ข้อมูลน่าสนใจสำหรับผู้อ่านหรือยื่นมุมขวาโอกาสในการเผยแพร่เพิ่มขึ้นอย่างมาก โซลูชันที่ไม่ได้มาตรฐานประสบความสำเร็จ ดังนั้น ในการเปิดตัวบริษัท Tide Power ความสนใจจึงมุ่งเน้นไปที่ความเชี่ยวชาญด้านอุปกรณ์สำหรับยุโรปตะวันออก ซึ่งดึงดูดความสนใจของนักข่าวที่มีความสนใจแคบ
การส่งผลงานควรทำเท่านั้นสื่อเป้าหมายที่สนใจข้อมูลที่ให้ไว้ ทางที่ดีควรส่งบทความของคุณในตอนเช้าของต้นสัปดาห์ ข่าวที่โพสต์เมื่อปลายสัปดาห์มีความเสี่ยงที่จะล้าสมัยในช่วงสุดสัปดาห์และไม่ถูกเผยแพร่ การส่งบทความที่ให้ข้อมูลไปยังข่าวเฉพาะและเว็บไซต์ของบริษัทนั้นสมเหตุสมผล
การตีพิมพ์ในสื่อมวลชนช่วยเพิ่มการรับรู้ของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ และส่งผลดีต่อการรับรู้ของบริษัทและเป็นผลให้ประสบความสำเร็จ ตัวอย่างของข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับสื่อมีดังต่อไปนี้:
ดังนั้น ข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจและมีรูปแบบที่ดีสามารถดึงดูดความสนใจของสื่อและเพิ่มการรับรู้ของบริษัทได้อย่างมาก ซึ่งจะส่งผลต่อความสำเร็จอย่างแน่นอน
