Всяка организация, независимо от нейния размер,в процеса на извършване на дейности от почти всякакъв вид той е изправен пред необходимостта от използване на пари. И ако като правило безкасовите плащания се използват за заплащане на необходимите материали или поръчани услуги, тогава плащането на пътни разноски и някои други разходи става с помощта на пари в брой. За това в предприятието се създава касов апарат и транзакциите с касови апарати трябва да се водят в съответствие със законодателни актове и нормативни документи.
Организация контроля над денежными средствами се извършва от счетоводния отдел, като неговите усилия са насочени към засилване на платежната дисциплина, както и осигуряване на правилното използване и разпределение на финансовите ресурси. От своя страна счетоводството на касовите транзакции предполага правилната, пълна и навременна документация, както и законността на касовите транзакции.
Синтетический, а также более углубленный аналитичното отчитане на паричните транзакции и паричните документи включва поддържането на съответните сметки. Например, върху определена сметка номер 50 (в сметкоплана се нарича - "Касиер") се отразява балансът, получаването и издаването на всички парични и касови документи, свързани с цялата обща каса на предприятието. Ако е необходимо, се открива подсметка с номер 50-1, наречена "Организационна каса", и за всяка валута трябва да бъде открита отделна сметка.
Сметка 50-2 (наименованието е „Оперативна каса)“ е необходима, ако организацията движи средства в касовите апарати на експлоатационни обекти, офиси на стоки и спирки.
Подсметка номер 50-3, наричана „Парични средствадокументи ", отразява пощенските марки в касата, напълно платени самолетни билети, менителници, както и държавни марки в размер на реални (действителни) разходи, направени при придобиването им. Анализът в този случай включва отчитане на парични документи по видове.
Все действующие организации необходимые им паричните средства обикновено се получават в касата от техните текущи сметки. Това изисква друг документ от установената форма - касов бон. Обслужващата банка издава такива чекове на организации под формата на книги, съдържащи 25 или 50 чека.
Кассовые ордера имеют свой порядок заполнения, регламентирани от съответните регулаторни документи. В същото време такива документи могат да се изпълняват както ръчно, така и с помощта на компютър.
Касова книга е вид регистър.В него паричните транзакции се записват в хронологичен ред, а правилността на поведението се контролира от главния счетоводител. Организацията може да има само една такава книга и тя трябва да бъде ясно номерирана, внимателно подредена и запечатана безпроблемно. Почистване и корекции в документи, осигуряващи счетоводния процес, не се допускат. В изключителни случаи направените корекции трябва да бъдат заверени с подписите на касата и, разбира се, от главния счетоводител.
Заниматься оформлением кассовых документов могут следните служители на предприятието: главният счетоводител, счетоводител или всяко друго лице, определено от ръководителя в съгласие с главния счетоводител, което следва да бъде отразено в съответния административен документ. В случаите, когато по някаква причина (малка фирма) няма счетоводство или главен счетоводител, подготовката на касовите документи се извършва от самия ръководител. Основата за изготвяне на касови документи са различни документи: платежни и разплащателно-платежни извлечения, чекове, извлечения, сметки.
За нормалното функциониране на предприятието,ясният контрол на всички области на дейност е задължително условие. Ето защо счетоводството на касовите транзакции изисква специално внимание и систематизация. От своя страна правилната документация и запазването на средствата и паричните документи гарантират задоволяването на всички неотложни нужди на предприятието, свързани с паричните средства.
