Ο όρος «απογραφή» είναι γνωστός όχι μόνο στο γραφείοεργαζόμενοι, αλλά και ειδικοί σε άλλες βιομηχανίες και δομές. Βρίσκεται συχνά τόσο σε έγγραφα ειδικού σκοπού όσο και σε συνοδευτικά έγγραφα.
Οργάνωση εργασιών στο αρχείο
Μετά την ολοκλήρωση των εγγράφων τα κύριααποστολή, γίνονται σχεδόν περιττές αυτήν τη στιγμή. Μερικά από αυτά καταστρέφονται και τα υπόλοιπα αποστέλλονται σε ειδικά αποθετήρια, τα οποία ονομάζονται αρχεία. Εδώ τα έγγραφα υποβάλλονται σε επεξεργασία, συστηματοποιούνται και προσδιορίζονται για αποθήκευση στις εγκαταστάσεις που έχουν εκχωρηθεί εκ των προτέρων. Αυτό το στάδιο θεωρείται το τελευταίο στη γραφική εργασία. Όλα τα υλικά συμπληρώνονται σύμφωνα με τη διάρκεια ζωής και μια απογραφή εγγράφων προσωρινής και μόνιμης αποθήκευσης, καθώς και περιπτώσεων προσωπικού, καταρτίζεται ξεχωριστά. Κάθε επιχείρηση (οργανισμός) στο τέλος του έτους συλλέγει επίσημα έγγραφα για μετάδοση στο αρχείο. Οι αρχειονόμοι συνήθως αντιμετωπίζουν αυτά τα ζητήματα. Εάν το προσωπικό της εταιρείας δεν διαθέτει τέτοια μονάδα, τότε η εργασία γίνεται από ειδικούς από το τμήμα προσωπικού υπό την καθοδήγηση των υπαλλήλων του αρχείου. Συγκεντρώνουν αποθέματα κινητών αξιών για μεμονωμένα τμήματα, βάσει των οποίων σχηματίζεται συνοπτικός κατάλογος εγγράφων για την επιχείρηση.
Σύνολο εγγράφων για εργασία
Μερικές φορές για την επίλυση ενός συγκεκριμένου ζητήματος ένας πολίτηςή ένας οργανισμός απαιτείται να υποβάλει όχι ένα, αλλά αρκετά επίσημα έγγραφα. Πάρτε, για παράδειγμα, την κατάσταση κατά την οποία έχει ανακοινωθεί διαγωνισμός για την κατασκευή ενός αντικειμένου μεταξύ των συμμετεχόντων για το δικαίωμα σύναψης σύμβασης. Κάθε αιτών πρέπει να παρέχει στην επιτροπή τεκμηρίωση πολύ διαφορετικού χαρακτήρα: μια εμπορική πρόταση, άδειες για κατασκευαστικές δραστηριότητες, συστατικά στοιχεία και άλλα έγγραφα. Όλα αυτά συλλέγονται σε ένα μόνο πακέτο και υποβάλλονται στα μέλη της επιτροπής. Μέσα πρέπει να είναι ένας κατάλογος εγγράφων που απαριθμεί όλα όσα στέλνονται για λογαριασμό ενός συγκεκριμένου οργανισμού. Αυτό είναι ένα είδος λίστας ή δήλωσης. Τέτοιο χαρτί κατασκευάζεται συνήθως σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο μοντέλο. Όλα είναι εξαιρετικά απλά. Στο πάνω μέρος του φύλλου στο κέντρο γράφεται το όνομα «Λίστα εγγράφων». Εξηγείται παρακάτω από πού και από ποιον οργανισμό παρέχονται. Στη συνέχεια έρχεται ένας πίνακας που αποτελείται από τέσσερις στήλες:
- Αριθμός στη σειρά.
- Το όνομα του εγγράφου.
- Σελίδες στο έγγραφο από __ και __.
- Ο αριθμός των σελίδων στο έγγραφο
Ο πίνακας τελειώνει με μια συνοπτική γραμμή στην οποίαυποδεικνύει τον συνολικό αριθμό σελίδων στο σύνολο που μεταδόθηκε. Αυτό βοηθά στην αποτροπή της απώλειας ή πιθανής αντικατάστασης των εγγράφων που υποβάλλονται προς εξέταση.
Υποθέσεις εκκαθάρισης
Με τη σωστή τήρηση αρχείωνΤα έγγραφα στην επιχείρηση στο τέλος του έτους υποβάλλονται σε επεξεργασία και ομαδοποιούνται σε αρχεία. Το πλήρες σετ κατασκευάζεται σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία, καθώς και υπόκειται σε γενικά αποδεκτούς κανόνες:
- Τα έγγραφα δημιουργούνται σε ένα ημερολογιακό έτος. Κατ 'εξαίρεση, στην περίπτωση διαθεσιμότητας επιχειρηματικών εγγράφων μεταβατικού χαρακτήρα, είναι δυνατόν να συνδυαστεί σε μια επίσημη τεκμηρίωση μιας επιχείρησης για αρκετά χρόνια.
- Η τοποθέτηση χαρτιών γίνεται από πάνω προς τα κάτω.
- Όλα τα φύλλα είναι απαραιτήτως αριθμημένα. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των πληροφοριών κατά την αποθήκευση. Η αρίθμηση πρέπει να γίνεται με ένα απλό μολύβι στην επάνω δεξιά γωνία.
- Εάν είναι απαραίτητο, καταρτίζεται μια εσωτερική λίστα εγγράφων, υπογεγραμμένη από τον ειδικό που τα συνέταξε.
- Τα χαρτιά είναι ραμμένα.
- Συντάσσεται ένα φύλλο πιστοποίησης.
- Για κάθε περίπτωση, δημιουργείται ένα κάλυμμα.καθιερωμένο δείγμα. Υποδεικνύει το πλήρες όνομα της επιχείρησης και μια συγκεκριμένη ενότητα. Στη συνέχεια είναι ένας ειδικός ψηφιακός δείκτης που αντιστοιχεί στην ονοματολογία. Μετά από αυτό, αναφέρονται οι ημερομηνίες του οργάνου και το τέλος της υπόθεσης. Και στο κάτω μέρος σημειώνεται η περίοδος αποθήκευσης.
Ταχυδρομικός
Κατά την αποστολή ορισμένων δεμάτων, δεμάτων ήπολύτιμες επιστολές μαζί με το περιεχόμενο έστειλε απογραφή εγγράφων. Μια φόρμα μπορεί να ληφθεί σε οποιοδήποτε ταχυδρομείο. Διεξάγεται με τη μορφή αρ. 107 και είναι ένα είδος εγγράφου που περιέχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την ποσότητα και την αξία του περιεχομένου. Το ζήτημα της τιμής αποφασίζεται από τον αποστολέα. Εάν πιστεύει ότι οποιοδήποτε έγγραφο δεν αντιπροσωπεύει ειδική αξία, τότε μια παύλα τοποθετείται στην αντίστοιχη στήλη της φόρμας. Η λίστα περικλείεται σε φάκελο ή συσκευασία απευθείας στο ταχυδρομείο. Ένας υπάλληλος του τμήματος ελέγχει την ορθότητα της εγγραφής και πιστοποιεί τη φόρμα με σφραγίδα. Το απόθεμα πρέπει να είναι εις διπλούν. Το ένα αποστέλλεται μαζί με τα έγγραφα και το άλλο αφήνεται πάντα με τον ιδιοκτήτη του δέματος. Αυτό γίνεται έτσι ώστε σε περίπτωση σύγκρουσης, να είναι δυνατή η επιβεβαίωση κάθε επενδυτικής μονάδας. Μετά από αυτό, ο φάκελος (δέμα ή δέμα) σφραγίζεται και αποστέλλεται στον παραλήπτη.
